Was ist der Unterschied zwischen einem PMO und einem PO also einem Projekt Management Office und einem Projekt Office?

 

Das Project Office (PO)

Häufig in der Praxis durcheinandergebracht ist es doch sehr wichtig, die Unterschiede zu kennen, weil die beiden Strukturen einfach auch unterschiedliche Aufgaben im Unternehmen - insbesondere im Projektmanagement haben. Schauen wir zunächst einmal auf das Project Ofiice (PO) - die Rolle eines Projektes. Das Projekt teilt sich ja klassischer Weise in die Projektleitung und die Projektmitarbeiter auf. Einige der administrativen Aufgaben kann man delegieren an ein sogenanntes Project Office. Das sind also im Grunde Themen, die den Projektleiter bei seiner täglichen Arbeit entlasten, wie z. B. das Erstellen von Projektplänen, das Erstellen von Statusberichten, das Reporting und weitere administrative Tätigkeiten. Somit ist das PO mehr oder weniger die rechte Hand der Projektleitung und unterstützt und entlastet diese Rolle. Es ist aber ausschließlich auf ein Projekt begrenzt und arbeitet diesem Projekt zu. Damit ist diese Rolle zeitlich begrenzt. Das bedeutet, wenn das Projekt abgeschlossen ist, werden diese Rollen aufgelöst und dann widmet man sich anderen Projekten.

Das Project Management Office (PMO)

Im Gegensatz dazu stellt das Project Management Office (PMO) eine immerwährende Instanz im Unternehmen dar. Das PMO ist quasi der Zentrale Anlaufhafen alle Projekte und somit eine Art Evidenzstelle. Das bedeutet das Project Management Office hält die Hand über alle Projekte, ist aber niemals Mitglied in einem dieser Projekte. Das ist erstmal ein bisschen verwirrend, klärt sich aber schnell auf. Das PMO ist also mehr oder weniger die Verwaltung unserer Projektmanagement-Prozesse. Es hilft dabei, die Prozesse am Leben und Laufen zu halten, z. B. indem es die Ausbildung der Projektleiter organisiert, indem es Richtlinien oder Prozesse erstellt, in denen unsere Projekte ablaufen. Es unterstützt, indem es das Reporting für das Management aufbereitet, z. B. um für ein Portfolio-Management genügend Informationen zu sammeln, um ein Gesamtbild über alle laufenden Projekte zu erhalten. Das PMO ist also keinem speziellen Projekt zugewiesen, sondern eine Instanz, die immer da ist - rein theoretisch auch, wenn gerade kein Projekt läuft. Es ist somit etwas außerhalb des Projektmanagements bzw. des Einzelprojektes verortet. Es ist eine sehr wichtige Instanz, wenn ihr Multiprojektmanagement im Unternehmen etablieren wollt. Denn im Vergleich wenden sich beim PO die Leute neuen Themen zu, das PMO hingegen ist quasi immer da und damit die Garantie, dass die Projektmanagementprozesse auch über die Projekte hinaus etabliert bleiben.

Ich hoffe, dieser kleine Einblick war hilfreich. Schaut, dass ihr euer PMO immer am Leben erhaltet, unabhängig welche Projekte gerade laufen. Macht's gut und bis zum nächsten Mal!

 

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