Anleitung & praktische Tipps für weniger Stress & mehr Erfolg

Die Eisenhower-Matrix basiert auf vermeintlich simplen Prinzipien. Im Kern geht es darum, das Wichtige vom Dringenden zu trennen. Basis sind Selbstführung und Selbstdisziplin – klingt einfach, ist allerdings eine Kunst für sich.

Stell Dir vor, Du besitzt zwei Filter:

Einen Filter für alles, was sofort nach Deiner Aufmerksamkeit schreit (das Dringende).
Einen Filter für das, was Dich wirklich voranbringt (das Wichtige).

Die Eisenhower-Methode hilft Dir, diese Filter effektiv zu nutzen. Mit ihrem Prinzip gelingt es Dir, Prioritäten zu setzen. Statt laufend „Feuerwehr zu spielen“, triffst Du Entscheidungen, die Dich Deinen Zielen wirklich näherbringen. In diesem Beitrag erfährst Du, wie das funktioniert. Bereit? Dann legen wir los!

Inhaltsverzeichnis

Was ist die Eisenhower-Matrix?
Wie funktioniert die Eisenhower-Matrix?
Wie unterscheidest Du zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben?

PRO-TIPP I: Wichtigkeit und Dringlichkeit objektiv bewerten
Wie kannst Du Aufgaben erfolgreich delegieren? – 8 Tipps
Welche Vorteile und welche Nachteile hat die Eisenhower-Matrix
Wie wende ich die Eisenhower-Matrix praktisch an?

PRO-TIPP II: Aufgaben innerhalb eines Quadranten priorisieren
Typische Anwendungsbereiche der Eisenhower-Matrix

a. Für wen eignet sich die Matrix?
b. Notwendige Voraussetzungen für die Anwendung
c. Einsatz im Team
Wie unterscheidet sich die Eisenhower-Matrix von anderen Zeitmanagement-Methoden?
Wer hat’s erfunden?
Stress, lass nach – Du hast es in der Hand!

Was ist die Eisenhower Matrix?

Die Eisenhower-Matrix – oder auch das Eisenhower-Prinzip –, ist nach Dwight D. Eisenhower, dem 34. Präsidenten der USA und einem Fünf-Sterne-General, benannt. Sie ist ein einfaches, aber wirksames Werkzeug für Dein Zeitmanagement.

Stell Dir die Matrix als eine Tafel mit vier Quadranten vor – wie eine Art Diagramm:

Jeder Quadrant steht für eine Art von Aufgabe, sortiert nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit. Dieses Tool hilft Dir, auf einen Blick zu erkennen, welche Aufgaben wirklich Deine Aufmerksamkeit verdienen und welche warten können.

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Wie funktioniert die Eisenhower-Matrix?

Indem Du Deine Aufgaben in diese Quadranten einordnest, siehst Du klar. Was musst Du jetzt erledigen, was später und was vielleicht nie?

A-Aufgaben:

Hier landen Aufgaben, die sofort Deine Aufmerksamkeit erfordern – meist sind sie an Termine gekoppelt.
Beispiel: Präsentation für ein Sponsoren-Meeting fertigstellen, das morgen stattfindet.

B-Aufgaben:

Hier sortierst Du Aufgaben ein, die wichtig für Deine langfristigen Ziele sind, aber keinen sofortigen Zeitdruck haben.
Beispiel: Deine Projektmanagement-Fortbildungen für den Herbst planen.

C-Aufgaben:

Wir alle kennen Aufgaben, die uns von wichtigeren Dingen abhalten, aber dennoch erledigt werden müssen. Vielleicht kannst Du sie delegieren?
Beispiel: Kurzfristig angesetzte Meetings, bei denen sich das Management Deine Teilnahme wünschst – Deine Ziele bringt es jedoch nicht voran.

D-Aufgaben:

Dieser Quadrant ist der Platz für typische, ineffektive Zeitfresser.
Beispiel: Durchlesen eines interessanten, aber für Dein wichtiges Projekt irrelevanten Artikels, den ein Kollege geteilt hat.

Wie unterscheidest Du zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben?

Dringend ist, was nicht warten kann. Wichtig ist, was Dich wirklich weiterbringt – soweit, so klar. Um den Unterschied zu erkennen, stell Dir bei jeder Aufgabe drei einfache Fragen:

Muss das jetzt sofort erledigt werden?
Falls ja: Muss es von mir erledigt werden oder kann ich es delegieren?
Hilft mir das, meine langfristigen Ziele zu erreichen?

Auf diese Weise gestaltest Du proaktiv Deinen Job. Folgende Profi-Tipps helfen Dir besonders gut bei der Priorisierung anhand des Eisenhower-Prinzips:

PRO-TIPP I:

Wichtigkeit und Dringlichkeit objektiv bewerten – so geht’s!
Um Wichtigkeit und Dringlichkeit von Aufgaben objektiver zu bewerten, versuche, jede Aufgabe nach messbaren Kriterien zu beurteilen. Setze Fristen und definierbare Ziele als Maßstab für Dringlichkeit. Für die Wichtigkeit frage Dich: "Welchen Einfluss hat diese Aufgabe auf meine langfristigen Ziele?" Eine Methode ist die Anwendung der SMART-Kriterien (spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch, terminiert), um die Priorität einer Aufgabe zu bestimmen. Dieser Ansatz fördert eine klare und nachvollziehbare Entscheidungsfindung.

PRO-TIPP II:

Priorisierung von Aufgaben innerhalb eines Quadranten
Selbst innerhalb eines Quadranten der Eisenhower-Matrix kann es schwierig sein, die Reihenfolge der Aufgaben festzulegen. Eine effektive Methode ist, jede Aufgabe nach ihrem potenziellen Einfluss auf Deine Ziele und Fristen zu bewerten. Frage dich: „Welche Aufgabe bringt mich meinem Ziel am nächsten?“ oder „Welche Aufgabe hat die gravierendsten Konsequenzen, wenn sie verzögert wird?“ Beginne mit der Aufgabe, die den größten positiven Einfluss hat oder deren Verzögerung die schwerwiegendsten Folgen nach sich ziehen würde. So nutzt du Deine Zeit optimal und förderst Deine Fortschritte gezielt.

Wie kannst du Aufgaben erfolgreich delegieren? - 8 Tipps

Aufgaben zu delegieren, ist wichtig, um effizient zu arbeiten und die Prinzipien der Eisenhower-Matrix optimal zu nutzen. Diese praktischen Tipps helfen Dir dabei:

Erkenne, was delegiert werden kann
Nicht jede Aufgabe eignet sich dafür. Betrachte Aufgaben in Quadrant C (nicht wichtig, aber dringend) und entscheide, welche davon andere Menschen ohne großen Qualitätsverlust erledigen können. Dies können Routineaufgaben, einfache Anfragen oder Jobs sein, für die Teammitglieder spezielle Fähigkeiten besitzen.
Wähle die richtige Person aus
Überlege, wer die notwendigen Fähigkeiten, Kenntnisse und Kapazitäten hat, um die Aufgabe erfolgreich zu übernehmen. Oft tragen delegierte Aufgaben auch dazu bei, die persönliche und berufliche Entwicklung des Teammitglieds zu fördern.
Gib klare Anweisungen
Effektives Delegieren erfordert klare Anweisungen. Erkläre die Aufgabe, die erwarteten Ergebnisse und den Zeitrahmen. Stelle sicher, dass die Person alle notwendigen Informationen und Ressourcen hat, um die Aufgabe erfolgreich zu erledigen.
Schenke Vertrauen, prüfe Fortschritte
Vertraue darauf, dass die Person, der Du die Aufgabe übertragen hast, diese erfolgreich erledigen wird. Stehe für Fragen zur Verfügung und überprüfe Fortschritte zu vereinbarten Terminen. So kannst Du etwaige Missverständnisse frühzeitig klären und sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft.
Gib Feedback
Nach Abschluss der Aufgabe gib konstruktives Feedback und erkenne die geleistete Arbeit an. Besprich, was gut lief und was möglicherweise verbessert werden könnte. Dies fördert die Lernentwicklung und stärkt das Vertrauen zwischen Euch – die Basis für weitere Aufgaben, die Du delegieren möchtest.
Übernimm Verantwortung
Auch wenn Du eine Aufgabe delegierst, bleibst Du für das Ergebnis verantwortlich. Dies bedeutet, bei Schwierigkeiten unterstützend einzugreifen und sicherzustellen, dass die Aufgabe erfolgreich abgeschlossen wird.
Ermutige zur Eigenverantwortung
Ermutige die Personen, an die Du Aufgaben delegierst, eigene Lösungen zu finden und Entscheidungen zu treffen. Dies fördert die Selbstständigkeit und das Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten.
Nutze Tools zur Unterstützung
Digitale Tools wie unsere Projektmanagement-Software Blue Ant können helfen, Aufgaben zu delegieren, den Überblick über Fortschritte zu behalten und die Kommunikation zu erleichtern.

Erfahre hier, wie Blue Ant dein Projektmanagement unterstützt!

Welche Vorteile und welche Nachteile hat die Eisenhower-Matrix?

Die Eisenhower-Matrix ist wie ein Schweizer Taschenmesser für Dein Zeitmanagement: Vielseitig und praktisch. Aber wie jedes Werkzeug hat auch sie ihre Stärken und Schwächen. Beginnen wir mit dem Positiven.

3 Vorteile:

Klarheit schaffen: Die Eisenhower-Matrix hilft Dir, den Überblick über Deine Aufgaben zu behalten – Priorisierung at it‘s best.
Endlich wird sichtbar, was wirklich wichtig ist und was warten kann.
Stress reduzieren: Indem Du lernst, Dringliches von Wichtigem zu unterscheiden, kannst Du Deinen Arbeitsalltag entspannter angehen. Weniger Stress, mehr Fokus.
Effizienz steigern: Die Matrix fördert ein zielgerichtetes Arbeiten. Du verschwendest weniger Zeit mit unwichtigen Aufgaben und hast mehr Zeit für das, was zählt.

3 Nachteile:

Nicht für jede Aufgabe geeignet: Manche Aufgaben lassen sich schwer kategorisieren. Was, wenn etwas gleichzeitig dringend und unwichtig erscheint? Hier kann die Matrix an ihre Grenzen stoßen.
Kann zur Verschiebung wichtiger Aufgaben führen: Manche Menschen neigen dazu, wichtige, aber nicht dringende Aufgaben immer weiter zu verschieben. Die Matrix kann dieses Verhalten verstärken.
Erfordert viel Disziplin: Die effektive Nutzung der Eisenhower-Matrix setzt voraus, dass Du regelmäßig Deine Priorisierungen überprüfst und anpasst. Das erfordert Disziplin und Gewohnheitsänderungen, die nicht über Nacht kommen.

Trotz seiner Nachteile bietet das Eisenhower-Prinzip ein starkes Fundament, um Deine Zeit besser zu managen. Wie bei jedem Werkzeug kommt es darauf an, wie Du es nutzt. Mit der richtigen Einstellung und Anpassung an Deine persönlichen Bedürfnisse kann sie ein Gamechanger sein.

Wie wende ich die Eisenhower-Matrix praktisch an?
Ein Beispiel aus dem Joballtag

Stell Dir vor, Du bist Projektmanager in einem mittelständischen Unternehmen. Dein Tag ist gefüllt mit Meetings, E-Mails, Projektfristen und gelegentlichen „Feuerwehreinsätzen“. Hier kommt die Eisenhower-Matrix ins Spiel. Beginne Deinen Tag mit der Erstellung einer Liste aller Aufgaben. Nun ordne jede Aufgabe einer der vier Kategorien zu:

A) Wichtig und dringend:
Beispiel: Ein Kunde hat ein dringendes Problem, das sofort gelöst werden muss.
B) Wichtig, aber nicht dringend:
Beispiel: Die Vorbereitung auf das Quartalsmeeting nächste Woche.
C) Nicht wichtig, aber dringend:
Beispiel: Ein Kollege bittet um Feedback zu einem Dokument.
D) Weder wichtig noch dringend:
Beispiel: Das Durchstöbern von branchenbezogenen News.

Mit dieser Einteilung kannst Du nun strategisch entscheiden, was sofortige Aufmerksamkeit erfordert und was warten kann oder delegiert werden sollte.

Beginne mit den Aufgaben in Kategorie A, plane dann Zeit für Kategorie B ein, begrenze Deine Zeit für Kategorie C durchs Delegieren oder schnelles Abarbeiten (z.B. durch Standards) und eliminiere oder reduziere Kategorie D.

Angenommen, es ist Montagmorgen, und Du stehst vor dieser Aufgabenliste. Indem Du die Eisenhower-Matrix anwendest, stellst Du sicher, dass Du den Kundennotfall sofort angehst, Zeit für die wichtige, aber nicht dringende Vorbereitung des Meetings reservierst, während Du das Feedback schnell zwischendurch gibst und die News für den Feierabend aufhebst.

Durch diese Methode stellst Du sicher, dass Deine Energie dort investiert wird, wo sie den größten Nutzen hat. Probiere es aus und beobachte, wie sich Deine Produktivität – und Deine Zufriedenheit im Job – verbessert.

Tipps zum professionellen Anwenden der Eisenhower-Matrix – vermeide diese typischen Fehler:

Bitte nein: Alles als dringend einstufen
Vermeide das, indem Du Dich fragst, ob die Aufgabe wirklich Deine sofortige Aufmerksamkeit erfordert oder ob sie geplant werden kann.

Bitte nein: Zu viele Aufgaben in Quadrant A sammeln
Arbeite daran, Aufgaben vorausschauend zu planen, um ihre Dringlichkeit zu reduzieren, bevor sie kritisch werden.

Bitte nein: Unwichtige Aufgaben selbst erledigen – delegiere!
Identifiziere Aufgaben, die andere erledigen können. Übe das Delegieren, um Kapazitäten für wichtigere Dinge freizumachen.

Bitte ja: Quadrant D-Aufgaben konsequent eliminieren
Entwickle die Gewohnheit, regelmäßig zu überprüfen, welche Aktivitäten keinen Wert bieten und eliminiert werden können.

Bitte ja: Die Matrix als kontinuierliches Werkzeug nutzen
Mach die Überprüfung und Neuanordnung der Matrix zu einem festen Bestandteil Deiner wöchentlichen Routine.

Bitte ja: Die Matrix laufend an Veränderungen anpassen
Sei flexibel und bereit, Deine Einschätzung von Aufgaben zu ändern, wenn sich Umstände oder Prioritäten ändern. Was heute wichtig und dringend ist, kann morgen schon in einen anderen Quadranten gehören.

PRO-TIPP III:

Aufgaben in Quadrant B (wichtig, aber nicht dringend) sind oft die, die langfristigen Erfolg sichern. Plane bewusst Zeit in Deinem Kalender für diese Aufgaben.

Mit diesen Tipps wirst Du die Eisenhower-Matrix nicht nur als ein weiteres Zeitmanagement-Tool sehen, sondern als einen wesentlichen Bestandteil Deines Joballtags. Sie hilft Dir, fokussiert und produktiv zu bleiben.

Typische Anwendungsbereiche der Eisenhower-Matrix

Für wen eignet sich die Eisenhower-Matrix?

Die Eisenhower-Matrix ist geeignet für alle, die sich in einem Meer von Aufgaben verloren fühlen, unabhängig von Beruf und Position. Das Prinzip hilft Dir, klar zu sehen, welche Aufgaben sofortige Aufmerksamkeit erfordern und welche warten können.

Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein?

Um die Eisenhower-Matrix effektiv nutzen zu können, brauchst Du eigentlich nur zwei Dinge:

Ein klares Verständnis Deiner Ziele
und die Bereitschaft, Deine Aufgaben ehrlich zu bewerten.

Es geht darum, wirklich zu verstehen, was wichtig ist und was nicht. Dies erfordert eine gewisse Selbstreflexion und manchmal auch den Mut, Aufgaben zu verschieben oder ganz zu streichen. Wenn Du bereit bist, Dich diesen Herausforderungen zu stellen, bist Du startklar.

Kann die Eisenhower-Matrix auch für Teamarbeit verwendet werden?

Absolut! Die Eisenhower-Matrix eignet sich nicht nur hervorragend für die individuelle Planung, sondern kann auch Teams helfen, ihre Projekte und Aufgaben effizienter zu organisieren.

Indem jedes Teammitglied seine eigenen Aufgaben durch die Matrix filtert und das Ergebnis transparent macht, kann das gesamte Team eine klare Vorstellung davon bekommen, was priorisiert werden muss.

Diese Methode fördert nicht nur die Produktivität, sondern auch die Offenheit und Kommunikation im Team. Ein regelmäßiger Check, bei dem die Aufgaben anhand des Eisenhower-Prinzips besprochen werden, kann Wunder wirken. Probiere es aus!

Wie unterscheidet sich die Eisenhower-Matrix von anderen Zeitmanagement-Methoden?

Kurz gesagt: Ihre Einfachheit und Direktheit.

Andere Methoden, wie die Pomodoro-Technik oder die Getting Things Done (GTD)-Methode, konzentrieren sich auf Zeiteinteilung oder das Abarbeiten komplexer Listen. Diese Techniken sind großartig, aber sie erfordern oft eine gewisse Einarbeitungszeit sowie die Bereitschaft, sich an spezifische Systeme zu halten.

Ein Vorteil der Eisenhower-Matrix liegt in ihrer Klarheit.

Mit nur zwei Kriterien – Dringlichkeit und Wichtigkeit – kannst Du jede Aufgabe sofort einordnen und entscheiden, was jetzt, später, delegiert oder gar nicht getan werden sollte. Diese Unmittelbarkeit hilft Dir nicht nur, schnelle Entscheidungen zu treffen, sondern auch, Deine langfristigen Priorisierungen im Blick zu behalten.

Verglichen mit anderen Methoden, bietet die Eisenhower-Matrix also einen direkten, unkomplizierten Ansatz für Zeitmanagement, der Dir hilft, Deine Aufgaben nicht nur effizient zu organisieren, sondern auch effektiv nach Deinen wahren Prioritäten auszurichten. Kurz gesagt: Es geht nicht nur darum, produktiver zu sein, sondern produktiv an den richtigen Stellen.

Wer hat’s erfunden?

Die Eisenhower-Matrix, wie wir sie heute kennen, wurde 1989 von Stephen R. Covey entwickelt. Covey war ein renommierter Autor und Sprecher im Bereich Selbsthilfe und Selbstführung. Die Matrix erschien erstmals in seinem Buch „The 7 Habits of Highly Effective People“ (Die 7 Wege zur Effektivität).

In diesem Buch präsentierte er das Eisenhower-Prinzip als Teil seines Konzepts der „Wichtigkeit versus Dringlichkeit“. Inspiriert ist die Eisenhower-Matrix von Dwight D. Eisenhower. Eisenhower war nicht nur der 34. Präsident der Vereinigten Staaten, sondern auch ein Fünf-Sterne-General im Zweiten Weltkrieg. Seine Fähigkeit, wichtige von unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden, gilt als legendär.

Stress, lass nach – Du hast es in der Hand!

Jetzt weißt Du, wie Du die Eisenhower-Matrix zu Deinem Vorteil nutzen kannst. Wie so oft gilt auch hier: Übung macht den Meister. Packe es an, setze Deine Prioritäten und mache klar, wie wertvoll Deine Zeit ist. Auf geht's – viel Erfolg!

Schon gewusst?

Blue Ant ist eine führende Softwarelösung im Multiprojekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement und Teil der Hypergene Gruppe. Mit unserer Expertise unterstützen wir euch dabei, Projekte und Ressourcen in Echtzeit zu steuern und die Ziele eurer Projekte intelligent und anwenderfreundlich zu erreichen.

Digitale Tools wie unsere Projektmanagement-Software Blue Ant können helfen, Aufgaben zu delegieren, den Überblick über Fortschritte zu behalten und die Kommunikation zu erleichtern.