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Projektqualität muss man auch planen

Qualität und Kommunikation

Angenommen man geht über einen Wochenmarkt und bekommt plötzlich Lust, auf einen leckeren Apfel. Man geht zum Stand und bestellt den besten Apfel, den der Verkäufer zu bieten hat.

Der Verkäufer geht an den feuerrot glänzenden Apfel vorbei und auch die tollen rosa grünen Apfel, die so richtig knackig aussehen, lässt er links liegen. Stattdessen legt einen gräulich grünen Apfel auf die Theke. Die Schale sieht etwas schrumpelig aus. Enttäuschung macht sich breit. Schließlich hatte man doch beste Qualität verlangt!

Auch der Verkäufer ist nun irritiert. Schließlich hat er eine sehr seltene Apfelsorte ausgesucht, die wesentlich mehr Vitamine enthält als alle anderen Apfelsorten und einen unvergleichlichen Geschmack besitzt.

Was ist schiefgelaufen in der Kommunikation? Eigentlich war doch alles klar…man hatte Qualität verlangt. Doch was ist Qualität eigentlich genau?

Natürlich erwarten wir eine gute Qualität. Aber was genau meinen wir damit? Wie ist unsere Priorität in Bezug auf unterschiedliche Qualitätsaspekte. Ist es das Aussehen oder der Geschmack, der Vitamingehalt oder die Konsistenz der Schale?

Qualität liegt also im Auge des Betrachters. Für das Projektmanagement bedeutet dies, dass die Qualitätsanforderungen festgelegt und dokumentiert werden müssen. Projektqualität gehört also in den Scope und somit in den Auftragsklärungsprozess. Um sich an dieser Stelle viel Arbeit zu ersparen, haben viele Branchen Normungen erstellt, die Grundlage eines einheitlichen Qualitätsverständnisses bilden. Bekannt sind die DIN-Normen - also die Deutsche Industrienorm. Diese regelt technische Aspekte für beispielsweise den Bau oder organisatorische Aspekte für das Projektmanagement oder das Qualitätsmanagement, usw..

Gibt es für individuelle Anforderungen keine Norm, so müssen diese exakt hinsichtlich der Qualitätserwartung beschrieben werden. Macht man das nicht, so wird die die Projektqualität mit Interpretationen überlastet und es geht schief. Jeder Mensch hat unterschiedliche Erfahrungen und Neigungen und damit auch unterschiedliche Sichten auf Qualität.

 

Wie entsteht Projektqualität?

Im letzten Beitrag wurde festgehalten, dass Qualität beschrieben werden muss, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten vom Gleichen sprechen. Anschließend muss dafür gesorgt werden, dass Qualität auch tatsächlich entsteht.

Wenn Qualität letztendlich die Eigenschaft eines Arbeitsergebnisses ist, stellt sich die Frage, wann genau im Projekt auf diese Eigenschaften geachtet werden muss? Bekanntermaßen ist am Ende des Projektes auch das Gesamtergebnis fertig. Wird das Ergebnis dann hinsichtlich seiner Qualität geprüft, so kann dies ein böses Erwachen bedeuten.

Angenommen man hat eine wahnsinnig teure Vase, die in einer Vitrine ausgestellt werden soll. Die Vitrine soll dazu an der Wand befestigt werden. Der Auftrag wird an den Projektleiter weitergegeben. Die Vitrine wird fertig- und die Vase reingestellt aber dann… die Vitrine fällt runter und die Vase geht kaputt.

Kann dem Projekt dadurch eine schlechte Qualität attestiert werden?

Nun ja, selbst wenn, wäre der Schaden jedoch nicht wieder rückgängig zu machen. Damit ist klar, ohne Kontrolle der Qualität werden Risiken eingegangen, die aus unserem Projekt eigentlich verbannt werden sollen.

 

Prüfung der Projektqualität

Die Projektqualität muss geprüft werden, um sicherzustellen, dass sie wie gefordert entstanden ist. Doch Achtung! Je später diese Prüfung durchgeführt wird, desto kostspieliger wird die Fehlerbeseitigung und desto diffuser erscheint die Ursache der schlechten Projektqualität.

Das liegt daran, dass mit voranschreitendem Projekt die geleistete Arbeit dazu führt, dass das Projektergebnis „wächst“ und damit auch die Komplexität. Je komplexer etwas ist, desto aufwendiger bis zu nahezu unmöglich ist es dann, die Projektqualität sicherzustellen.

Am Anfang ist das wesentlich einfacher. Es beginnt bei der richtigen Dokumentation der Qualitätsvorgaben, dem Sicherstellen, dass diese Anforderungen verstanden wurden und dem Prüfen, ob die Anforderungen in jedem wesentlichen Projektschritt umgesetzt wurden.

In dem oben genannten Beispiel hätte das so ausgesehen:

Zunächst hätte eine Zeichnung von der exakten Position der Vitrine an der Wand erstellt und die Qualitätsanforderung (z. B. bis zu 200 kg Gewicht auszuhalten), in einem Protokoll festgehalten werden müssen.

Desweiteren gilt bei der Planung der einzelnen Aktivitäten, dass der Projektleiter die Anforderungen exakt an der Aktivität, die diese Anforderung direkt beeinflusst, festhält. Z. B. Befestigen des Hakens für die Vitrine in der Wand. Mit Hilfe einer Checkliste wird vorgegeben, dass der Haken 200 kg halten muss und eingefordert, dass der Projektmitarbeiter dies nach Umsetzung in der Checkliste bestätigt.

So werden nun tatsächlich mitten im Projektgeschehen die Qualitätsanforderungen des Projektes eingefordert. Es wird sogar etwas mehr Zeit eingeplant, so dass der Projektmitarbeiter die Verlässlichkeit des Hakens prüfen kann, bevor er dies in der Checkliste bestätigt.

Nun gibt es noch eine kleine Herausforderung. Planen ist gut, Kontrolle ist besser. Das Problem besteht darin, dass Menschen unter Zeit- oder Leistungsdruck dazu neigen, sich auf die notwendigen Arbeitsschritte zu konzentrieren und allen Ballast über Bord zu werfen.

Wer kennt das nicht? Man schreibt eine Mail, schickt sie los, anstatt sie noch einmal auf Rechtschreib- und Grammatikfehler zu überprüfen. So war man zwar schnell, die Qualität jedoch unter Umständen schlecht. Alles was zur Sicherstellung einer hohen Qualität geeignet ist, lässt sich leicht vernachlässigen, da man es dem Arbeitsergebnis nicht gleich ansieht. Wenn die Vitrine hängt, dann hängt sie. Ob sie auch hängen bleibt, weiß man nicht.

 

Leistungserbringer und Leistungsprüfer trennen

Um diesem Phänomen aus dem Weg zu gehen, müssen Leistungserbringer und Leistungsprüfer personell getrennt werden und es sollte das „4 Augen Prinzip“ herrschen.

Im Projektmanagement bedeutet dies, dass wir Projektqualität planen müssen oder besser gesagt die Prüfung der Qualität.

In der Praxis bedeutet das NACH der Umsetzungsaktivität entweder einen Prüf-Meilenstein (auch Quality Gate genannt) mit einer entsprechenden Checkliste anzulegen oder Arbeit in Form einer qualitätssichernden Aktivität zu planen (z. B. umfangreiche Prüfung). Für diese Aktivität ist eine andere Ressource, als die für die Umsetzungsaktivität einzusetzen. Zeit und Leistungsvorgaben müssen den Ressourcen zudem mit auf den Weg gegeben werden.

Verspätet sich nun die Umsetzungsaktivität, z. B. das Befestigen des Nagels, so wird dies der Projektmitarbeiter in der Prüfaktivität bemerken und die Zeitverzögerung dem Projektleiter mitteilen. Dieser muss nun entscheiden, ob auf die Prüfung verzichtet wird (z. B. um den Zeitverzug ggf. wieder einzuholen). Das würde die Qualität jedoch gefährden. Das magische Dreieck lässt sich nicht überlisten. Alternativ verschiebt der Projektleiter den Projektendtermin und lässt die Qualitätssicherungsmaßnahme wie geplant durchführen. Qualität geht vor Geschwindigkeit!

In diesem Fall kann nun die Qualitätssicherungs-Ressource die Belastungstests durchführen und nach erfolgreichem Abschluss den Nagel für den nächsten Projektschritt (Anhängen der Vitrine) freigeben.

Im Ergebnis erhält man ein sehr gutes Ergebnis und das Vertrauen des Kunden.

 

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