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Blue Ant Multi-Projektmanagementsoftware vereinfacht Arbeitsabläufe bei SMV Bauprojektsteuerung Ingenieurgesellschaft mbH

(Kundenbericht von 2010)

 

SMV Bauprojektsteuerung Ingenieurgesellschaft mbH nutzt seit Januar 2009 die Multi-Projektmanagementsoftware Blue Ant mit 50 Anwendern. Über die Erfahrungen seit der Einführung von Blue Ant haben uns Herr Dr. Schofer, geschäftsführender Gesellschafter und Herr Heydel, Architekt und verantwortlich für Blue Ant bei SMV, berichtet.

Leistungen und Projektlandschaft der SMV Bauprojektsteuerung Ingenieurgesellschaft mbH

SMV ist ein seit 1985 auf dem Gebiet des Projektmanagements für Bauprojekte tätiges Ingenieurbüro mit Sitz in Berlin. Neben der Bauprojektsteuerung als Hauptgeschäftsfeld werden auch Leistungen des Projektcontrollings und weitere Beratungsleistungen angeboten. Die Dienstleistung liegt in der Vorbereitung und Realisierung eines Bauvorhabens und bildet ein Gesamtsystem, das alle Projektanforderungen zur Sicherstellung des Projekterfolges umfasst. Die Bandbreite der betreuten Projekte reicht von Einkaufszentren, Sportstätten, Kliniken, Hotels, Büro- und Verwaltungsgebäuden bis zu großen Verkehrs- und Infrastrukturprojekten. SMV ist gleichermaßen für öffentliche und private Auftraggeber tätig.

Blue Ant integriert zahlreiche Einzelprozesse

Seit Anfang 2009 nutzt SMV die webbasierte Multi-Projektmanagementsoftware Blue Ant als Werkzeug in ihrem Projektmanagement. Vor der Einführung wurden getrennte Listen für Urlaubsanträge und Reisekostenabrechnung, sowie für die Erfassung von Krankheit, Abwesenheiten und Arbeitszeiten geführt. Auch Budgetkontrollen und der Mitarbeitereinsatz wurden separat geplant und erfasst. In diesem System mussten alle Freigaben händisch auf Papier gemacht werden, zudem kam es zu häufigen Wiederholungen, was zu einem erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand führte. Durch den Einsatz von Blue Ant als Projektmanagementsoftware konnten all diese verschiedenen Listen in einem Programm zusammengeführt und bearbeitet werden.

Begleitende Betreuung beim Einführungsprozess durch proventis

Zu Beginn der Softwareeinführung hatte SMV einen gewissen Einführungsaufwand zu bewerkstelligen, da zunächst die gesamten Daten –zusätzlich zum Tagesgeschäft– erfasst werden mussten. Zur begleitenden Einführung wurde eines der möglichen Schulungskonzepte von proventis genutzt. Man entschied sich für das Prinzip „Train the Trainer“, bei dem ausgewählte SMV-Mitarbeiter durch die proventis geschult wurden und im Anschluss das Erlernte an ihre Kollegen bei SMV weitergaben. Diese Methode führte jedoch zu einer zeitlichen Verzögerung in der Vermittlung, da benannte Trainer selbst stark in das tägliche Projektgeschäft eingebunden waren. Um die noch notwendigen Kenntnisse bei der Anwendung der Multi-Projektmanagementsoftware Blue Ant zu vermitteln, betreute das proventis-Team einen Tag das SMV-Personal zusätzlich direkt am Arbeitsplatz.

Ortsunabhängigkeit von Blue Ant als Vorteil

Neben der Integration aller Einzelprozesse in einem Werkzeug, spielten auch die einfache Handhabung und Bedienbarkeit der Projektmanagementsoftware eine Rolle bei der Entscheidung für Blue Ant. „Als sehr nützlich empfanden wir die Möglichkeit, SMV-spezifische Layouts in Blue Ant einzubinden, was den Import der bisherigen Gliederung in unseren Prozessen ermöglichte. Auch die Offenheit der proventis-Mitarbeiter war ein wichtiges Entscheidungskriterium“, begründet Dr.- Ing. Rainer Schofer, geschäftsführender Gesellschafter bei SMV, die Entscheidung für Blue Ant als Multi-Projektmanagementsoftware. Durch die projektbedingte steigende Reisetätigkeit der Mitarbeiter, aber auch der Vorgesetzten, ist die ortsunabhängige Bearbeitung eines der wichtigsten Kriterien, die für Blue Ant als Projektmanagementtool bei SMV sprachen.

Änderungen in der Projektarbeit durch den Softwareeinsatz

Seit dem Einsatz von Blue Ant ist ein schärferes Kosten-Nutzen-Verständnis bei allen Beteiligten in ihrer jeweiligen Rolle entstanden. Die Akzeptanz der Projektmanagementsoftware ist hoch, da die Abläufe nachvollziehbar und einfach geregelt sind. Dies hat auch maßgeblich den laufenden Qualitätsmanagement-Qualifizierungsprozess im Verwaltungsbereich der SMV positiv beeinflusst.
»Der Einsatz von Blue Ant hat erheblich zur Vereinfachung der Arbeitsabläufe bei SMV beigetragen. Wir freuen uns auch in Zukunft auf eine positive Zusammenarbeit mit der proventis«, so Dr. Ing. Schofer, geschäftsführender Gesellschafter bei SMV Bauprojektsteuerung Ingenieurgesellschaft mbH.

Wir bedanken uns bei Herrn Dr. Ing. Rainer Schofer, sowie Herrn Dipl.-Ing. Architekt BDA Johann Philipp Heydel der SMV Bauprojektsteuerung Ingenieurgesellschaft mbH für das Gespräch.

proventis AB

+46 8 291 177
Målargatan 7
111 22 Stockholm
Sweden