This website is using Cookies to guarantee best service. If you keep on using this website you agree with the use of cookies.

I agree [x]

Krönika: Hur hänger hajar och transparens ihop med att leverera projekt i tid?

Shark.jpg

Av Patrik Kjellin, 8:e Oktober, 2020

Undersökningen Swedish Project Review från 2019, som är gjord av KPMG/PMI, lyfter fram att endast 16% av svenska projekt är i tid. Samma förhållande har varit gällande under väldigt lång tid. När jag började hos en tidigare arbetsgivare 2006 var leveransdugligheten densamma som nu, trots allt som investerats i förbättringar samt nya digitala verktygsstöd som börjat användas. Ändå, status quo.

Du kanske tänker; Spelar det nån roll egentligen, projekt ändras ofta under tiden så det är naturligt att de blir sena? Självklart ändras projekt under tiden när nya giv påverkar utförandet och själva syftet för projektet. Men behöver leveranspunkten också ändras lika ofta? Nej, menar jag. När jag planerar in nya utvecklings- eller affärsprojekt sätter vi leveransen med ett viss intervall, exempelvis mellan 13-14 månader från startdatumet. Under projektens gång ändras en hel del men datumet när vi levererar ligger alltid inom intervallet. Det är superviktigt eftersom vi vill veta när nya intäktsgenererande projekt med stor sannolikhet kan påbörjas, inte gissas. När projekt ständigt flyttas fram binder det kostnader och minskar intäkterna (som aldrig kommer). En anledning som ofta kan vara en bov i dramat, och som är komplext, är bristande digital transparens.

Tänk dig transparens som ett mynt med två sidor. Den enda sidan är öppenhet, vilket många verksamheter lyckats väl med. En stängt system som inte är mottagligt för yttre eller inre signaler är självklart inte transparent, exempelvis en diktatur. Men även ett öppet system behöver inte vara transparent i verkligheten. Hur då, kanske du undrar? Det är nu vi kommer in på den andra sidan av myntet som jag brukar benämna realism i realtid.

I ett öppet system där medarbetarnas information ligger utspridd i olika systemlösningar, programvaror, whiteboards, Excel, Word samt i de anställdas mailkorgar behöver man ofta lägga omfattande tid på att sammanställa informationen – för en lägesbeskrivning. Förutom att det är tidsödande blir datan snabbt föråldrad och därmed ej korrekt. Detta är det analoga sättet att försöka skapa transparens. Tänk dig ett fiskstim som attackeras av en haj, hela stimmet rör sig i en symmetrisk båge runt munnen, även de fiskar längst ut i stimmet som inte ser hajen rör sig med perfekt synk. Verkligheten är en haj som tänker äta upp några fiskar, responsen, i hela stimmet, måste ske i realtid och baserat på korrekt information. Är den fel nånstans kommer stimmet att röra sig asynkroniserat. Till hajens stora glädje.

916x610xHaj-eats-fish.jpg


Detsamma gäller för verksamheter och projekt. När man behöver planera, på såväl hög- som detaljnivå är det viktigt att informationen hänger ihop (Connected planning). Annars går det inte att agera snabbfotat och agilt. Det är extra viktigt nu när distansarbete dominerar vilket gjort det svårare att ”kalibrera läget” via korridorssamtal och genom ad hoc-möten. Fundera på hur snabbt och enkelt du kan se vad medarbetarna i dina organisation jobbar med och hur deras beläggning ser ut? Kan du nå informationen i realtid via mobilen? Eller behöver du lägga omfattande tid på att sammanställa, ha möten, mail etc för att få en bild av läget just nu? Hur svårt (eller lätt) skulle det vara för en haj att ta en tugga på din organisation? Bristande digital transparens påverkar därför din leveransförmåga negativt genom att det tar fokus från riktning och sänker tempot i utförandet.

En annan viktig aspekt i hur bristande digital transparens påverkar förmågan att leverera i tid är vad jag kallar för den sena uppgiftens dominoeffekt. Vad betyder det? Tänk dig att du börjar dan med ett möte där du tar med dig några todos, därefter går du in i ett nytt möte och tar med dig några ytterligare todos för sedan hoppa in i ett sista möte strax före lunch. Resultatet, några ytterligare todos att utföra. Och under eftermiddagen upprepas mönstret. Detta är väl inga problem, kanske du tänker? Visst, det behöver inte vara det, men det kan. Speciellt om du har glasögonen att-levera-projekt-i-tid på dig. Varje uppgift tar tid och räknas de ihop upptäcker man inte sällan att det minst skulle krävas den dubbla arbetstiden för att bli klara till utsatt deadline. Problemen uppstår när andra är beroende av arbetets färdigställande. Då blir även de fördröja. Detta skapar en dominoeffekt där projekt efter projekt ... blir sena.

Jag älskar när människor är positiva men det är lika viktigt att det hänger ihop med en stor portion av realism också. Bristande digital transparens uppstår OM den anställdes planerade tid är osynlig för andra och endast finns i dennes huvud, blädderblock eller egna digitala todolistor. Lösningen är mer noggrannhet och struktur i kombination med att digitala samarbetsverktyg används. Här kan t ex samarbetsverktyg för resursplanering hjälpa till att lyfta förmågan att levera projekt i tid. Enligt undersökningen Swedish Project Review innebär användningen av resurshanteringsverktyg en förbättringspotential på hela fem gånger! Digital transparens är därför en avgörande pusselbit i utvecklingen av moderna agila verksamheter samtidigt som den är tätt sammankopplad med projektens leveransförmåga, hajar du?

proventis AB

+46 8 291 177
Målargatan 7
111 22 Stockholm
Sweden