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Blue Ant Projektmanagement Software schafft Durchblick in der Projektlandschaft der wysiwyg* Software Design GmbH aus Düsseldorf

(Kundenbericht von 2010)

»Gut gefallen hat mir persönlich, dass ich schlagartig den Eindruck hatte, nun wesentlich besser über die Projektlandschaft der wysiwyg* informiert zu sein.«

 

wysiwyg* ist eine inhabergeführte Full-Service Multimedia Agentur. Seit 1994 entwickelt wysiwyg interaktive Anwendungen und Erscheinungsbilder für Marken, Produkte und Unternehmen. Zu den Leistungen von wysiwyg* zählen Online Promotions, Corporate Websites, Kommunikationskonzepte, maßgeschneiderte Content-Management- und Datenbanklösungen, sowie das Hosting und der redaktionelle Betrieb von Websites.

Wir haben mit Herr Holsing über seine Erfahrungen mit Blue Ant gesprochen.

Herr Holsing, welche Position haben Sie bei der wysiwyg* software design GmbH und was sind Ihre Tätigkeitsbereiche?

Ich bin Leiter Projektmanagement (PMP-zertifiziert durch das PMI), führe selbst eigene Projekte durch und bin für die Organisation der gesamten Projektlandschaft der wysiwyg* verantwortlich. Außerdem bin ich im Bereich Kundenbetreuung und Beratung tätig.

Wie sieht die Projektlandschaft innerhalb der wysiwyg* software design GmbH aus?

Wir sind eine „klassische Internetagentur“ mit aktuell 32 Mitarbeitern und erarbeiten für eine Vielzahl an Kunden digitale Lösungen. Diese Lösungen setzten wir in vielen Fällen allein, aber auch oft auch im Verbund mit weiteren Dienstleistern um. Bei uns laufen zwischen 100 und 150 Kundenprojekte permanent parallel, wobei ein Projekt alles zwischen einigen wenigen bis zu 300 Personentagen beinhalten kann. Unsere Projektteams werden Kunden- und Projektspezifisch je nach Anforderung und Aufgaben zusammengestellt. So vermeiden wir allzu starre Strukturen und unnötige Leerläufe, arbeiten aber dadurch mit einem sehr dynamischen Ressourcenpool.

Was war der Grund, eine Projektmanagement Software bei der wysiwyg* software design GmbH einzuführen?

Die wysiwyg* wurde als Online-Dienstleister von Anfang an projektorientiert aufgestellt. Durch das Wachstum der letzten Jahre wurde eine Ablösung der bestehenden Organisations-Software erforderlich. Schnelle Antworten auf die Fragen: Wo stehen wir budgetär, zeitlich und was ist (noch) zu tun?
Eine detaillierte Planbarkeit von Aktivitäten und eine transparente Verfolgung des Projektfortschritts (Vergleich Plan/Ist Arbeitszeit, erreichte Meilensteine, Earned Value) durch eine Projektmanagementsoftware erschien uns daher als sehr sinnvoll.

Was war ausschlaggebend für die Entscheidung Blue Ant als Multi-Projektmanagement Software zu nutzen?

Wichtige Aspekte für die Anschaffung von Blue Ant war zum Beispiel die Sicherstellung eines einheitlichen, Projektmanagement-Stils auf Basis der PMI-Standards. Das Tool sollte das konsequente Durchlaufen der Projektphasen von der Initiierung über die Planung, über die eigentliche Durchführung und das Abschließen / die Abrechnung eines Projekts abbilden. Ein Internet-basiertes System, auf das die Mitarbeiter von überall Zugriff haben und das Arbeiten mit einem einheitlichen Ressourcenpool, dessen Auslastung jederzeit von den Projektmanagern und der Geschäftsführung ausgewertet werden kann, waren hierfür wichtige Gründe. Interessant erschienen uns auch das detaillierte Rechtesystem, der individuelle Arbeitszeit-Kalender und die Funktion »Abwesenheiten«. Neben der Software selbst, war ein wichtiger Faktor der persönliche Support der proventis GmbH und die permanente Weiterentwicklung von Blue Ant in relativ kleinen Zeitzyklen.

Wann haben Sie Blue Ant eingeführt?

Das alte System haben wir zum Jahreswechsel 2009/2010 abgeschaltet und auf Blue Ant umgestellt. Die Entscheidung für Blue Ant fiel im Sommer 2009, die Vorbereitungen sind im Herbst desselben Jahres gestartet. Parallel wurden 3 weitere Projektmanager zum PMP zertifiziert und damit theoretische Grundlagen für die Nutzung einer Projektmanagement Software geschaffen, denn eine Projektmanagement Software allein garantiert noch keine erfolgreich durchgeführten Projekte.

Wie hat sich der Einführungsprozess von Blue Ant gestaltet?

In der Vorbereitung sind wir prima betreut worden, die eigentliche Einführung hatten wir aber unterschätzt. Da bei uns zwischen 100 und 150 Projekt parallel laufen, musste einige Wochen lang noch bis zum Jahresabschluss im alten System gearbeitet und Projekte parallel in Blue Ant angelegt werden. Hinzu kam das Vertrautmachen mit einem neuen System. Die Kollegen haben von der ersten Minute an Ihre Stunden in Blue Ant gemeldet, aber die Projektmanager hatten alle Hände voll zu tun, die Bedingungen für ein sinnvolles Feedback in Form von sinnvollen Projektplänen zu schaffen. Hinzu kommt, dass mit Blue Ant auch viele neue Prozesse eingeführt wurden, von der Urlaubsplanung, über Belege bis zu einem wesentlich anspruchsvolleren Projektmanagement. Die Aufgabe ein begleitendes Projektmanagement-Handbuch zu schreiben, haben wir selbst übernehmen wollen – was zur Folge hatte, dass daran immer noch in Teilen gearbeitet wird. Hier müsste man vielleicht ganz ehrlich als proventis empfehlen, diesen Part zu übernehmen. Ein individuelles Handbuch als verbindliches Nachschlagewerk von proventis dürfte die zeitgleiche, unternehmensweite Einführung erheblich vereinfachen. Im Rahmen des Handbuchs müssen alle notwendigen und teilweise neuen Prozesse beschrieben werden. Aufgefallen ist, dass Blue Ant sich in einem Work-in-Progress befindet. Viele an sich gleiche Funktionen (z.B. Tabellenübersichten, Hinzufügen von Datensätzen) wurden unterschiedlich implementiert. Das wirkt sich erschwerend auf die Akzeptanz dieses Werkzeugs aus. Mit dem Upgrade auf die 8er Version werden wir in Kürze noch konsequenter die Möglichkeit nutzen, Blue Ant stärker auf die Bedürfnisse unseres Unternehmens anzupassen, das heißt die Projektmanagementsoftware auf die für uns persönlich wirklich wichtigen Funktionen zu beschränken. Alle weiteren Funktionen, die für uns nicht von Bedeutung sind, sollten entfernt werden, da so unnötige Fragen vermieden werden könnten.

Was hat sich seit der Nutzung von Blue Ant in der Projektarbeit der wysiwyg* verändert?

Die Qualität der Planung hat sich deutlich verbessert und die Transparenz in unserer Multiprojektlandschaft hat deutlich zugenommen – für alle Mitarbeiter. Die Disziplin zur Aktualisierung von Daten / Buchungen konnte deutlich verbessert werden. Gut gefallen hat mir persönlich, dass ich schlagartig den Eindruck hatte, nun wesentlich besser über die Projektlandschaft der wysiwyg* informiert zu sein. Seit Blue Ant kann man „sehen“, wo es im Projektalltag hakt. Blue Ant generiert viele Kennzahlen und Daten auf dessen Basis rationale und nachvollziehbare Entscheidungen getroffen werden können.

Wieso könnte Blue Ant Ihrer Meinung nach auch für andere Unternehmen gewinnbringend sein?

Blue Ant schafft Transparenz in allen Bereichen der Projektarbeit. Es ist mehr als nur ein herkömmliches Projektmanagement-Tool wie z.B. MS Project. Blue Ant integriert viele unternehmensrelevante Bereiche, die sonst oft vernachlässigt werden, wie beispielsweise die Abwesenheitsplanung von Mitarbeitern aber auch eine transparente, in allen Details nachvollziehbare Rechnungsstellung. Blue Ant unterstützt systematisches Arbeiten – setzt dieses aber auch voraus. Die Projektmanagemensoftware ist eine kompakte Lösung, die über den Browser einfach bedient werden kann.

Herr Holsing, Sie haben am Blue-Ant-Forum 2009 teilgenommen. Wie haben Sie den Austausch mit anderen Blue Ant Nutzern empfunden?

Die Atmosphäre auf proventis Veranstaltungen empfinde ich als sehr angenehm und konstruktiv. Im Gegensatz zu manch anderen Veranstaltungen von Fachverbänden erlebt man hier eine Atmosphäre wie unter Kollegen und nicht Mitbewerbern. Alle nutzen das gleiche Tool und haben ähnliche Problemstellungen; in persönlichen Gesprächen kommt man schnell auf den Punkt. Bedingt durch die Software, sprechen ebenfalls alle ein ähnliches, deutsches Vokabular, was den Austausch stark fördert ohne dass viele weitere Buzz-Words benötigt werden.

Was wünschen Sie sich von der weiteren Zusammenarbeit mit proventis?

Fachforen sind eine sehr spannende Möglichkeit zum Austausch mit Gleichgesinnten, die proventis sollte weiterhin die Möglichkeit zum Dialog zwischen Blue Ant Anwendern bieten. Auch in Zukunft sollten die Kundenanregungen und Verbesserungsvorschläge von der proventis berücksichtigt werden. Wünschenswert wäre zudem ein transparenter Releaseplan: Was ist für welche Version in Planung? Wie ist der Stand der Implementierung der eigenen Wünsche der jeweiligen Blue Ant Kunden. Ebenso wünschen wir uns einen konstruktiven Austausch hinsichtlich eines optimierten und konsistenten User Interfaces.

Haben Sie ein persönliche Lieblingsfunktion in Blue Ant und wenn ja, welche?

Aktuell die Projektabrechnung :)
In der Detail-Ansicht vor allem bei Projekten mit längerer Laufzeit und mehrere Angeboten und Teilrechnungen. Aber auch die tabellarische Übersicht nach Kunden gefiltert, schaffen einen schnellen und sinnvollen Einstieg in das aktuelle Projektgeschehen. Eigentlich auch das Cockpit – damit dieses funktioniert, müssen allerdings sehr viele Daten von allen beteiligten Kollegen bereitgestellt werden. Ich denke, dass wir mit der 8er Version von Blue Ant auch präzisere Daten über die Fertigstellung durch die Mitarbeiter erhalten.

Herr Holsing, eine Frage zum Abschluss: Gibt es eine bestimmte, vielleicht auch witzige Erfahrung oder Situation mit Blue Ant bei der wysiwyg*?

Seit der Einführung wurde Blue Ant von unseren Mitarbeitern ganz unterschiedlich benannt – aus mir unerfindlichen Gründen nennen viele das Tool aktuell »blaue Ente«...

Herr Holsing, wir danken Ihnen für das Gespräch!

 

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