Wie kann ich mein Projektmanagement im Unternehmen akzeptabler machen? Teil II

Damit Projektmanagement-Prozesse bei den Mitarbeitern ankommen und diese im Unternehmen mehr Akzeptanz erfahren, haben wir schon in der vergangenen Folge unseres Video-Blogs geschaut, wie Bedürfnisse wirklich befriedigt werden und Projektmanagement so Unterstützung bieten kann. Die Leistungsfähigkeit des Projektmanagement hängt aber von drei weiteren wichtigen Faktoren ab:  Wollen, Können, Dürfen.

Leistungsfähigkeit = Können x Wollen x Dürfen

In dem Moment, in dem eines dieser drei Kriterien bei 0 liegt, sinkt auch die Leistung auf 0. Es gilt also herauszufinden, wer ist Nicht-Unterstützer fürs Projektmanagement und was muss ich tun, damit ich sie zu Unterstützern entwickeln kann. Am einfachsten gelingt das über das Dürfen. Wenn ich Menschen Möglichkeiten gebe, sind sie eher motiviert, diese zu nutzen. Schwieriger wird es bei Wollen und Können. 

Hürden abbauen, Wünsche wecken

Beim Wollen geht es darum, Hürden abzubauen – denn alles, was abhält, demotiviert. Das Wollen ist aber auch intern getrieben, das heißt also, es braucht Anreize, die nicht unbedingt monetärer Natur sein müssen. Vielmehr geht es um die Bedeutung: Wie sinnvoll ist das Thema für mich? Wenn es sinnvoll ist, dann werde ich etwas dafür tun. Wenn ich aber keine Bedeutung sehe, mich damit nicht identifizieren kann, dann werde ich das Thema „Projektmanagement“ sicher nicht unterstützen.

Templates und Wissen vermitteln

Hier seid nun Ihr gefragt: Hürden absenken, Anreize schaffen! Das macht man am besten in Form eines kleinen Workshops und eines Brainstormings und nimmt dabei immer die Perspektive der Zielperson ein. Aus der Perspektive der Projektleitung bedeutet das zum Beispiel, dass man sie durch Mentoren in die PM-Methode einführt und hilft, sich in den Prozessen zurechtzufinden. Alternativ könnten wir auch Vorlagen bereitstellen und durch dieses vermittelte Wissen die Einfachheit und folglich die Geschwindigkeit erhöhen.

Auf der anderen Seite steht das Wollen: Ganz viel lässt sich hier durch Automatisierung erreichen, denn jeder Handgriff, denn ein Projektleiter weniger tun muss, ist ein guter Handgriff – Stichwort „Statusbericht“! Beim Projektmitarbeiter wiederum könnten wir auch wieder über Vorlagen agieren, zum Beispiel bei der Zeiterfassung. Was schneller und einfacher geht, was Arbeit abnimmt, ist per se erstmal gut. 

Schützt die Linie!

Die Linie ist dabei immer ein wichtiger Aspekt, denn sie stellt ja die Ressourcen bereit. Hier sind zum Beispiel Schulungen hilfreich, um den Nutzen des Ressourcenmanagements für die eigenen Tätigkeiten zu verdeutlichen. Sind die Ressourcen für alle transparent, erfährt die Linie bestenfalls mehr Verständnis, wenn sie keine Projektmitarbeiter bereitstellen kann. Das reduziert den Druck, das Personal zu stark zu belasten, nur, um keinen Missmut im Projekt zu erzeugen. 

3+x macht Erfolg!

Wer Können, Dürfen und Wollen im Griff hat, hat schon etwas ganz Wichtiges für das erfolgreiche PM erreicht. Es gibt aber noch drei bis vier weitere Maßnahmen, die wirklich immer helfen! 

  1. Stellt einen verlässlichen Prozess auf!

Sämtliche Projekte unterliegen den gleichen Regeln und den gleichen Freigabe-Notwendigkeiten. Das schafft Gleichheit und vermittelt ein gutes Gefühl. 

  1. Regelt die Verantwortlichen!

Wer ist Projektleiter, wer ist verantwortlich für die Ressourcengenehmigung, wer, wenn es zu Engpässen kommt? Wer ist verantwortlich, wenn ein Projekt kippt, weil Ressourcen nicht bereitgestellt werden? 

  1. Macht Ressourcen transparent!

Die Ressourcennutzung muss über alle Projekte hinweg transparent gemacht werden. Es macht gar keinen Sinn, über Projektpläne und Termine zu reden, wenn nicht klar ist, wer alles auf die Ressourcen zugreift und diese für irgendwelche Aufgaben verwendet. 

  1. Sorgt für eine klare Priorisierung!

Oft haben wir viel zu viele Forderungen, Wünsche und Anforderung, für die in Projekten dann oft zu wenig Kapazitäten oder Budget bereitstehen. Die einzige Chance, dagegen anzukommen, ist dieses Projekt vernünftig zu priorisieren.

Zu all dem nehmt Euch zeit – sechs bis acht Monate kann so ein „Neustart“ in Anspruch nehmen. Also bleibt am Ball und schafft Projekterfolg!

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