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Projekte, Ressourcen und Controlling im Blick - Wuppertal Institut stemmt Forschungsprojekte mit Blue Ant

(Kundenbericht von 2017)

»Der Mehrwert für das Unternehmen bzw. für die einzelnen Führungsebenen ist immens!«

 

Das Wuppertal Institut erforscht und entwickelt Leitbilder, Strategien und Instrumente für Übergänge zu einer nachhaltigen Entwicklung auf regionaler, nationaler und internationaler Ebene. Im Zentrum stehen Ressourcen-, Klima- und Energieherausforderungen in ihren Wechselwirkungen mit Wirtschaft und Gesellschaft. Die Analyse und Indizierung von Innovationen zur Entkopplung von Naturverbrauch und Wohlstandsentwicklung bilden einen Forschungsschwerpunkt.

Wir haben mit David Praski, Abt. Finanzen & Controlling beim Wuppertal Institut, über die Einführung von Blue Ant gesprochen.

Herr Praski, welche Position bekleiden Sie bei dem Wuppertal Institut und was sind Ihre Tätigkeitsbereiche?

Ich bin zuständig für die Einführung und Weiterentwicklung der Blue Ant-Software im Unternehmen. Seit knapp fünf Jahren begleite ich diesen Prozess nun. Außerdem bin ich im Wuppertal Institut auch im Controlling tätig. Hierbei spielt Blue Ant heute natürlich eine zentrale Rolle.

Was ist das Kerngeschäft des Wuppertal Instituts?

Das Wuppertal Institut gehört zu den größten außeruniversitären Forschungsinstituten, wenn es um Fragen und Methoden des Wandels zur Nachhaltigkeit geht. Das Institut wurde 1991 in Wuppertal gegründet und ist seit einigen Jahren mit einem weiteren Standort in Berlin vertreten. Unter den ca. 220 Mitarbeitern sind die meisten Wissenschaftler. Wir generieren etwa 14.000.000 Euro Umsatz im Jahr und sind als gemeinnützige GmbH organisiert. Forschung wird am Wuppertal Institut in der Regel projektförmig und im Auftrag Dritter betrieben. Die Projekte des Wuppertal Instituts sind größtenteils von öffentlichen Auftraggebern ausgeschrieben und auch dementsprechend organisiert. Die besondere Nachweispflicht in den meisten Projekten unterscheidet uns stark von den klassischen Wirtschaftsunternehmen.

Wie können wir uns die Projektlandschaft in Ihrem Unternehmen vorstellen?

Wir haben jährlich bis zu 160 laufende Projekte, wodurch die Projektlandschaft sehr vielfältig ist. Rund 75 Prozent der Projekte werden über öffentliche Auftraggeber, wie zum Beispiel die EU, Bundes- und Landesministerien, gefördert. Aber auch Aufträge aus der Wirtschaft sind ein wichtiger Bestandteil des Projekt-Portfolios. Die unterschiedlichen Eigenschaften der Projekte hängen im Wesentlichen damit zusammen, wer der Auftraggeber ist und welche Anforderungen dieser an uns stellt. Wir haben Projekte, die mit Laufzeiten von wenigen Monaten eher kurz sind, aber auch Projekte, die zwischen einem und fünf Jahren dauern. Diese länger laufenden Projekte sind überwiegend EU-Projekte. Auch vom Volumen ist unsere Projektlandschaft sehr unterschiedlich. Wir führen Projekte von 5.000 bis zu mehreren Millionen Euro durch. Die Nachweispflicht gegenüber öffentlichen Auftraggebern stellt hierbei eine der zentralen Herausforderungen dar. Kosten und Arbeitszeiten müssen in der Projektmanagement-Software daher genau abgebildet werden.

Warum wollten Sie eine Projektmanagement-Software einführen?

Vor der Einführung von Blue Ant haben wir als Forschungsinstitut hauptsächlich mit Excel gearbeitet. Im Rahmen der Zeiterfassung, der Projektplanung und im gewissen Umfang auch des Controllings hat Excel auf der Projektebene relativ gut funktioniert. Auf Multi-Projektebene hatten wir da allerdings öfter Schwierigkeiten. Das federführende System war zu diesem Zeitpunkt eine, an unsere Bedürfnisse angepasste, Buchhaltungs-Software. Durch das Wachstum an Mitarbeitern und Projekten waren diese Mittel allerdings nicht mehr zeitgemäß. Das Wuppertal Institut brauchte dringend eine Veränderung. Mit dem Ziel eine zentrale Datenbank zu schaffen, die ein effektives Multi-Projektmanagement zulässt, suchten wir also nach einem geeigneten Softwaretool.

Damit wollten wir die Steuerbarkeit des Instituts und die Qualität des Projektmanagements verbessern.

Was sind die typischen Einsatzszenarien, die durch Blue Ant unterstützt werden?

Wir nutzen Blue Ant recht umfänglich. Die Multi-Projektmanagement-Software bietet zahlreiche Möglichkeiten – von der Zeiterfassung über die Projektplanung bis hin zum Wissensmanagement. Eine wesentliche Rolle spielt auch das Controlling bei uns, welches vor Blue Ant auf Institutsebene schwer auszuführen war. Durch die Software, in der man alle Informationen abbilden kann, fällt dies natürlich deutlich leichter. Blue Ant bietet einen transparenten Überblick über einfache Projektlisten, die im Laufe eines Akquise-Prozesses benötigt werden, oder auch simple Dinge wie Abwesenheiten und Mitarbeiterdaten. Zudem kann man Plan-Ist-Abgleiche auf Projekt- und Institutsebene vornehmen, die den Projektleitern die zielführende Steuerung der Projekte ermöglichen. Auch die Kapazitätsübersicht auf Team- und Institutsebene ist eine wichtige Funktion, da diese bei der Entscheidung für die Akquise neuer Projekte relevant ist und hilfreiche Informationen liefert.

 

Wuppertal Institut, Vorderseite Dürer-Haus

Mit welchen Systemen ist Blue Ant bei Ihnen aktuell oder in Zukunft verbunden?

Parallel zur Einführung von Blue Ant haben wir auch unsere Buchhaltungssoftware auf DATEV umgestellt. Das ist im Grunde das federführende System, wenn es um Kosten geht. Die Zeiterfassung erfolgt hingegen über Blue Ant.

Die Arbeitszeiten werden über einen Bericht ausgewertet und dann nach DATEV importiert und dort für die Verteilung der Gehälter auf die Projekte herangezogen. Von DATEV nach Blue Ant importieren wir die übrigen Kostenpositionen, zum Beispiel Sach- und Reisekosten, Fremdleistungen und Weiterleitungen, um auch im Blue Ant ein vollständiges Bild der Projektkosten zu erhalten. Der Vorgang wird über einen manuellen Import vorgenommen. Dafür nutzen wir eine Importvorlage, die sehr unkompliziert funktioniert. Schnittstellen zu anderen Systemen können über Blue Ant sehr gut abgebildet werden.

Wie verlief die Einführung der Software?

2012 haben wir begonnen, uns mit dem Thema auseinanderzusetzen und formuliert, welche Anforderungen wir an eine Multi-Projektmanagement-Software stellen. Uns war bewusst, dass wir aufgrund unserer Arbeitsweise keine perfekt zugeschnittene Lösung finden werden, die alle Erwartungen sofort erfüllt. Zwei Lösungen haben wir dann aber genauer betrachtet und unsere Entscheidung ist schließlich auf Blue Ant gefallen. Wir benötigen eine gewisse Flexibilität, die Blue Ant bietet.

Den Einführungsprozess haben wir Ende 2012 gestartet. Nach den ersten Schulungen haben wir zunächst mit ziemlichen Widerständen kämpfen müssen. Das kam einer kleinen Revolution gleich. Wir sind eben ein Forschungsinstitut! Die Wissenschaftler mussten wir überzeugen, dass die Einführung nicht nur Mehraufwand bedeutet, sondern auch einen großen Nutzen für das Unternehmen bringt. Dass die Akzeptanz dessen etwas gedauert hat, war nicht systembedingt, es lag an der Unternehmenskultur. Im Wuppertal Institut hat sich in diesem Bereich lange nichts verändert und so wurde der Sprung insbesondere für Kollegen mit längerer Institutszugehörigkeit als enorm wahrgenommen. Vor der Einführung von Blue Ant haben sich über die Jahre viele Routinen etabliert, die plötzlich über Bord geworfen werden sollten. Die Anzahl der Projekte wurde aber einfach zu groß und der Wandel war überfällig.

Der Einführungsprozess hat sich ca. zwei Jahre gezogen, da wir noch zahlreiche Anforderungen hatten, die wir im System abbilden mussten. Zusätzlich hat auch die Umstellung der Buchhaltungs-Software nicht unerhebliche Kapazitäten gebunden. Anfang 2014 konnten wir dann endlich mit der Blue Ant Zeiterfassung und Projektplanung starten. Weitere Anpassungen und Schulungen waren trotzdem noch erforderlich.

Wie hat sich die Einführung von Blue Ant auf das Projektmanagement ausgewirkt?

Der Nutzungsgrad ist deutlich gestiegen. Die Mitarbeiter haben nach und nach festgestellt, dass viele Aufgaben leichter werden. Urlaubsanträge hatten wir vor Blue Ant noch in Papierform bearbeitet, das ist jetzt natürlich viel unkomplizierter und geordneter. Es gibt immer Mitarbeiter, die Kleinigkeiten kritisieren, aber im Großen und Ganzen hat die Einführung einen sehr positiven Verlauf genommen und die Akzeptanz ist definitiv gewachsen. Und: Der Mehrwert für das Unternehmen bzw. die einzelnen Führungsebenen ist immens! Blue Ant ermöglicht ganz neue Möglichkeiten, die wir vorher nicht hatten.

Was empfehlen Sie anderen Unternehmen Ihrer Branche für die Einführung eines Multi-Projektmanagements?

Rückblickend betrachtet war der größte Fehler, dass wir früh eine sehr große Erwartungshaltung geweckt haben. Viele Mitarbeiter dachten, dass man durch die Multi-Projektmanagement-Software kaum noch etwas selber machen muss. Das sah dann in der Realität natürlich ein wenig anders aus. Darum hatten wir zu Beginn auch mit der Akzeptanz zu kämpfen. Mittlerweile sind wir auf einem guten Weg und sehr froh, mit Blue Ant zu arbeiten.

Für andere Unternehmen habe ich drei Hinweise:

  • von Beginn an klare Anforderungen und Ziele formulieren und kommunizieren
  • Einführung „Schritt für Schritt“ und Bereitstellung entsprechender Kapazitäten
  • relevante Personen bzw. Stellen frühzeitig einbinden, um Wiederstände zu minimieren

Wie verlief die Zusammenarbeit mit proventis?

Die Zusammenarbeit mit proventis verlief durchweg positiv. Wir haben in der Einführungsphase sehr eng zusammengearbeitet. Gerade die anfänglich zahlreichen Anpassungen an für uns relevante Dinge und unseren Anforderungskatalog liefen problemlos ab. Wir waren durchweg zufrieden. Häufig hatten wir einen proventis-Kollegen im Haus, der uns bei Schulungen oder dem Aufsetzten des Systems unterstützt hat. Auch und besonders im Support können wir nur Positives sagen: Wir hatten nie lange Wartezeiten bei Anfragen oder Umsetzungen. Auch im weiteren Verlauf haben wir stets kurzfristige und hilfreiche Rückmeldungen erhalten.

Vielen Dank für das Gespräch, Herr Praski!

 

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