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SR setzt moderne Browser-basierte Software ein - klare und effektive Steuerung von Unternehmen und Projekten

(Kundenbericht von 2009)

 

Die effiziente, nachvollziehbare Steuerung eines Unternehmens gehört zur hohen Kunst im Management und stellt einen wesentlichen Wettbewerbsfaktor dar. Voraussetzung dafür ist der permanente Blick auf die aktuelle Unternehmensentwicklung und die entsprechenden Kennzahlen. Doch erweist sich die Ermittlung der strategischen Kennziffern immer dann als sehr komplex und anspruchsvoll, wenn ein Unternehmen sehr stark projektbezogen arbeitet und zudem noch eine Vielzahl verschiedener Tatbestände betrachten muss, die durch Auftraggeber, Partner und gegebenenfalls auch Gesetzgeber gesetzt werden. In einem solchen Umfeld bewegt sich die Sparkassen Rating und Risikosysteme GmbH.


Dieser Anwenderbericht ist als Artikel in der Zeitschrift "Betriebswirtschaftliche Blätter" - herausgegeben vom Deutschen Sparkassen- und Giroverband - erschienen.

Michael Tobias ist Leiter IT Koordination der Sparkassen Rating und Risikosysteme GmbH in Berlin.

In einem solchen Umfeld bewegt sich die Sparkassen Rating und Risikosysteme GmbH (SR), die als zentraler Dienstleister und 100-prozentiges Tochterunternehmen des Deutschen Sparkassen- und Giroverbands (DSGV) die Pflege und Weiterentwicklung der Verfahren und Software-Tools für das Rating und Adressenrisikomanagement verantwortet. In dieser Rolle nimmt die Gesellschaft nicht nur die methodische Weiterentwicklung der Verfahren wahr, sondern fungiert auch als Koordinator der Release-Umsetzungen in der Sparkassen-Finanzgruppe.

Angesichts der vielschichtigen und komplexen Aufgaben stellte sich der SR alsbald das Problem, sich mit der Frage auseinanderzusetzen, wie sie ihre Mitarbeiter im Rahmen der eigenen Unternehmens- und Projektsteuerung effektiv unterstützen kann. Schnell war klar, dass wie bei fast allen Software-Einführungen dieses Ziel nur zu erreichen ist, wenn die Mitarbeiter ein solches Steuerungssystem von Anfang an akzeptieren. Damit aber waren die wichtigsten Anforderungen an die Anwendung klar. Sie musste zum einen großen Spielraum für die Abbildung teamspezifischer Abläufe lassen. Zum anderen musste sie einfach zu bedienen sein. Die Anwender sollten mit der Software intuitiv umgehen können, um den Schulungsbedarf auf ein Minimum zu beschränken. Diese Aufgabe war zunächst nicht so einfach, denn es ging auch darum, die vielen geliebten Excel-Tabellen, die von den verschiedensten Mitarbeitern bedarfsweise erstellt werden und dadurch ein Höchstmaß an Flexibilität erlauben, abzulösen. Das Planungs-Tool sollte auch bei den „Spread sheet-Schöpfern“ noch Akzeptanz finden. Gelungen ist dieses Vorhaben durch den Einsatz der webbasierten Multi-Projektmanagement-Software „Blue Ant“ der Berliner proventis GmbH (www.proventis.net).

Blue Ant ist ein vollständig Browser-basiertes Tool zur Ressourcen- und Projektplanung sowie Steuerung. Hinzu kommt, dass es als Lizenzmodell mit fairen Konditionen einen niedrigen TCO (total cost of ownership) aufweist. Einen wesentlichen Vorteil stellt die Möglichkeit von Entwicklungspartnerschaften im Rahmen der Produktweiterentwicklung dar. So konnten viele SR-spezifische Besonderheiten erfolgreich kostengünstig integriert werden. Für die SR ist Blue Ant ein Single Point of Information. Die Anwendung bietet unter anderem eine vollständige, tagesaktuelle Übersicht über den Status von Projekten, über Auslastungen und Aufträge etwa aus Gremien und Arbeitskreisen. In die Kundendatenbank eingebunden werden zudem nach und nach auch Intranet-Funktionen wie Telefonlisten oder Urlaubskalender. Die wichtigsten Informationen stehen dem Management und den Mitarbeitern damit nicht nur über ihre Arbeitsplatzrechner zur Verfügung, sondern sind auch sicher über mobile Endgeräte wie den Blackberry abrufbar. Im Rahmen gemeinsamer Projekte können Partner eingeschränkten und webbasierten Zugriff auf die betreffenden Projektinformationen erhalten.

Integriertes Aufgabenmanagement

Ein wichtiger Baustein, der der SR zur Steuerung des Regelbetriebs bis dato noch gefehlt hat, war ein Werkzeug für das systematische Controlling von Management-Aufträgen. Denn zum einen können viele Aufträge nicht in Form eines Projekts geplant werden, sondern müssen vielmehr ad hoc mit hoher Dringlichkeit bearbeitet werden. Zum anderen können gerade solche Aufträge die eigentlichen Projekte maßgeblich stilllegen oder zu neuen Projekten führen. Vor allem müssen die Auswirkungen solcher Aufträge in der Ressourcenplanung bei Bedarf fortgeschrieben werden und es muss natürlich sichergestellt sein, dass die Verantwortung dafür klar ist. Zu diesem Zweck hat die SR in Zusammenarbeit mit der proventis ein „Ticketsystem“ für Blue Ant entwickelt. Als Tickets werden dabei Aufträge aus Gremien und Arbeitskreisen sowie Revisionsfeststellungen und Vertragsverpflichtungen verstanden. Wird jemandem ein Ticket zugewiesen, erhält er automatisch entsprechende E-Mail-Benachrichtigungen und bei Bedarf Erinnerungen. Reaktions- und Bearbeitungszeiten sind als individuelle „Service Level Agreements“ in den Stammdaten hinterlegbar und werden als Voreinstellung übernommen. Auf diese Weise können Aufträge nicht in Vergessenheit geraten und sind über das System anhand von Listen mit Ampelfunktion einfach nachvollziehbar. Zudem lassen sich Tickets Projekten zuweisen oder können in Projektaktivitäten umgewandelt werden. Außer dem ist es den Beteiligten eines Tickets möglich, ihren damit verbundenen Aufwand auf das Ticket zu verbuchen.

Schnelle Akzeptanz

Vor der Einführung von Blue Ant wurden zur Planung und Steuerung der Aufgaben, Projekte und Ressourcen lokale Tools eingesetzt. Die Auswahl der Instrumente lag zumeist in der Entscheidung des einzelnen Nutzers. Dabei wurde vor allem mit individuellen Excel-, Word- und Power Point-Dokumenten gearbeitet. Dies funktionierte zwar in den Teams gut, erschwerte jedoch eine übergreifende Steuerung der Projekte erheblich. Daher war es im ersten Schritt nötig, die bestehenden Projekte nach Blue Ant zu überführen. Dazu gibt es ein Blue-Ant-Plug-In, das der Synchronisierung mit MS Project dient. Anschließend wurden die Mitarbeiter und Teamleiter im Umgang mit der Software individuell geschult, so dass nach kurzer Eingewöhnungsphase alle Kollegen ihren Aufwand nicht mehr in Excel, sondern nur noch in Blue Ant erfassten. Nach und nach wurden dann weitere Features von Blue Ant aktiviert. Die Team und Bereichsleiter arbeiteten sich in die Controlling-Funktionen ein, während sich die Sekretariate für die Darstellung der Urlaubsplanung und Abwesenheitsübersicht begeisterten. So gelang es, dass sich der anfängliche Mehraufwand während der Einarbeitung bereits nach kurzer Zeit in eine dauerhafte Entlastung wandelte.

Bottom-up-Einführung

Ein Erfolgsfaktor bei der Einführung war die exklusive Abstellung eines Mitarbeiers, der im Rahmen eines Bottom-up-Ansatzes die „erstinteressierten“ Mitarbeiter von Anfang an einbezogen hat. Erst nachdem fast alle Mitarbeiter aus Überzeugung mit dem Tool gearbeitet hatten,  erklärte die Geschäftsführung es durch eine Dienstanweisung zum verpflichtenden Standard. So werden inzwischen die Projektstatus-Listen im „Jour Fixe“ der Bereichsleiter nicht mehr anhand von Papierunterlagen diskutiert, sondern der originalen elektronischen Blue-Ant-Berichte. Dieses Verfahren sorgt dafür, dass sich die Projektleiter nach und nach darüber bewusst werden, dass ihre Dokumentationen auch entsprechend ausgewertet werden.
Darüber hinaus hat sich die Einrichtung eines Projekt-Desks bewährt. Ein Mitarbeiter sorgt bei der Planung und Koordinierung team- und bereichsübergreifender Projekte für die entsprechende Dokumentation mit diesem Werkzeug.

Welche Schritte macht die SR nun im Einzelnen, um die Voraussetzungen für eine erfolgversprechende Projekteinführung zu schaffen?

  • Ein Mitarbeiter, der intern allgemein akzeptiert ist, wird exklusiv zur Projektumsetzung abgestellt. 
  • Minimale Vorgaben für die Feinplanung gibt einem Projektteam Freiheitsgrade und schafft so Akzeptanz für das Produkt. Nur die aus Steuerungssicht rudimentär notwendigen Informationen wie  Zeitraum, Auslastung und Mitarbeiter müssen angegeben werden.
  • Ein rituelles, regelmäßiges Reporting dient der Information der Unternehmensführung und der Teams.
  • Ein Projekt-Desk wird eingerichtet, um Jahresplanung und tägliche Arbeit, also Support, Nutzungsmessung und Datenqualitätssicherung, zu unterstützen.

Leistungsstarkes Werkzeug

Die SR realisierte mit Blue-Ant alle ihre Anforderungen an ein leistungsfähiges Tool. Sie verfügt nun mit Unterstützung der proventis GmbH über ein übersichtliches und effizientes Instrument für die Unternehmenssteuerung. Durch die Integration von Blue Ant in die SR-Abläufe werden zudem verschiedene prozessuale Anforderungen der Bankenaufsicht erfüllt wie die Dokumentation und Historisierung von Aufträgen und Planungen, die Berichtspflicht über die Leistungserbringung oder die Einhaltung der festgelegten Planungsprozesse mit Hilfe eines leistungsstarken Werkzeugs.

Was leistet Blue Ant im Einzelnen?

Die Anwendung

  • gewährleistet ein systematisches Nachhalten und die Historisierung von Aufträgen der Gremien, Arbeitskreise und Prüfungsfeststellungen von der Deutschen Bundesbank und der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht unter Einhaltung gesetzter Fristen,
  • unterstützt die Einhaltung von Service Level Agreements (SLA) gegenüber Vertragspartnern,
  • hält den projektunabhängige Aufwand (Tickets) nach,
  • stellt Controlling und Reporting der Aufträge sowie Planungen und Ressourcenauslastung sicher,
  • löst die „alten“ Excel-Listen und Lotus-Notes-Ordner ab,
  • sorgt für Überblick und Kennzahlen auf „Knopfdruck“ in Echtzeit und auch über mobile Endgeräte wie einen Blackberry.

Fazit

Die SR verfügt nunmehr über ein modernes, einfach zu handhabendes Planungs- und Reporting-Instrument für das Tagesgeschäft mit der Möglichkeit der Einbeziehung von Auftraggebern, Projektteams und anderen Partnern. Das Entwicklungspartnermodell und die Kostenstrukturen der proventis geben der SR auch künftig die Flexibilität, mit einem standardisierten Produkt individuelle Anforderungen kostengünstig realisieren zu können.

 

Vertrieb

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Marketing

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+49 (0)30 293 63 99 - 10
marketing@proventis.net

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