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Blue Ant Multiprojektmanagementsoftware im Einsatz bei der ROLAND Rechtsschutz-Versicherungs-AG

(Kundenbericht von 2014)

»Ein wesentlicher Aspekt bei der Entscheidung für Blue Ant war die Unterstützung unseres Risikomanagements.«

 

Die ROLAND Rechtsschutz-Versicherungs-AG feierte 2007 ihr 50-jähriges Bestehen. Die Gesellschaft, die 1957 in einem kleinen Kölner Büro ihren Anfang nahm, ist inzwischen der drittgrößte deutsche Rechtsschutz-Versicherer. Wir sprachen mit dem Referenten der Betriebsorganisation, Thomas Dembach, über die Einführung und Nutzung von Blue Ant.

Herr Dembach, welche Position haben Sie bei der ROLAND Rechtsschutz-Versicherungs-AG und was sind Ihre Tätigkeitsbereiche?

Ich bin Referent in der Betriebsorganisation oder genauer: im Team Prozess- und Projektmanagement. Hier übernehme ich vor allem die Rolle des Projektportfoliomanagers und bin verantwortlich für die Weiterentwicklung der Projektmanagement-Methoden und -Tools. Zudem leite ich auch eigene Projekte.
Als Portfoliomanager betreue ich neue Projekte und Maßnahmen in der Vorbereitungs- und Initiierungsphase. Außerdem arbeite ich eng mit unserer Unternehmensentwicklung und dem Risikomanagement zusammen, wenn es darum geht, die Projekte für das Portfolio zu priorisieren.
Mit den Projektleitern der wichtigsten laufenden Projekte führe ich regelmäßig Statusgespräche und trage die gewonnenen Informationen im monatlichen Performancebericht für unser Portfolioboard zusammen.

Können Sie uns bitte ein Beispiel aus der Praxis nennen, bei denen Leistungen aus Ihrem Hause zum Einsatz kommen?

Wenn Sie die Straße betreten, sind Sie schon Verkehrsteilnehmer. Kommt es zum Unfall, kann es um erhebliche Summen gehen. Schadenersatz, Schmerzensgeld oder Verdienstausfall muss oft vor Gericht eingeklagt werden. Dies gilt nicht nur bei Unfällen: Auch bei Ärger mit der Werkstatt oder bei Streitigkeiten aus dem Kauf oder Verkauf eines Fahrzeuges unterstützt ROLAND Rechtsschutz die versicherten Kunden.
Im Paragrafen- Dschungel verliert man schnell den Überblick. Häufig verzichten Menschen wegen finanzieller Risiken auf Ihre Ansprüche. Mit speziellen Deckungskonzepten für private Haushalte hilft ROLAND Rechtsschutz den Kunden im Kampf um ihr gutes Recht. Bei Produkten für Gewerbekunden zeichnet sich ROLAND Rechtsschutz durch passgenaue Lösungen für Unternehmen sowie Berufsgruppen aus, so zum Beispiel für Top-Manager, Ärzte, Steuerberater und Architekten. Insgesamt 1,8 Millionen Versicherte vertrauen auf die Erfahrung von ROLAND.

Wie kann man die Projektlandschaft innerhalb der ROLAND Rechtsschutz-Versicherungs-AG beschreiben?

Heterogen. Zur Projektlandschaft bei ROLAND gehören aktuell mehr als 20 Projekte und Programme. Ein Projekt wird bei ROLAND erst Projekt genannt, wenn es mindestens ein externes Projektbudget von 50.000 € oder einen internen Personalaufwand von 100 Personentagen umfasst. In Einzelfällen spielt aber auch die Risikosituation oder die Anzahl der beteiligten Fachabteilungen eine Rolle. Bei den Projekten handelt es sich teilweise um reine IT-Themen, teilweise um Organisationsprojekte oder auch wichtige strategische Aufgaben. Einige Projekte mit erheblicher Wechselwirkung werden auch zusammengefasst und in Programmform abgewickelt.

Hatten Sie vor dem Einsatz von Blue Ant ein anderes Projektmanagementtool?

Wir hatten vor allem verschiedene Templates in Excel. Hier wurden die Planung des Umfangs (Aufwand/Kosten) und die Erfassung von geleistetem Aufwand abgebildet. Außerdem gab es in manchen Projekten auch Projektpläne in MS-Projekt für die Planung des zeitlichen Ablaufs und die Ressourcenplanung. Für die Dokumentation der Projektergebnisse und die Ablage von Projektdokumenten nutzen wir Lotus Notes. Letzteres ist auch heute noch so.

Was war der Grund, eine Projektmanagement-Software bei der ROLAND Rechtsschutz-Versicherungs-AG einzuführen?

Insgesamt ist der interne Aufwand für Projekte weit über 10% unserer gesamten Personalkapazität. Da ist es wichtig, den Ressourceneinsatz so zu steuern, dass die Qualität unserer Dienstleistung und unsere Servicelevel nicht unter dem Projektgeschäft leiden. Unsere Kunden sollen schließlich nur die positiven Ergebnisse der Projekte spüren, nicht aber die eigentliche Projektarbeit.
Außerdem gab es immer wieder die typischen Symptome, wenn man versucht Projekte mit Excel – bzw. ohne integriertes System – zu steuern. Es gab verschiedene Versionsstände von Dateien, die zwischen den Projektleitern, dem Projektteam und dem Portfoliomanagement kursierten. Daher mussten kurzfristige Änderungen an verschiedenen Stellen nachgezogen werden. Insbesondere für das kollaborative Arbeiten ist Excel ja nicht vorgesehen. Deswegen blieb die meiste Arbeit häufig an den Projektleitern hängen, die zentral die verschiedenen Dateien verwalten mussten und somit weniger Zeit für die eigentliche Projektarbeit hatten.

Was war ausschlaggebend für Ihre Entscheidung Blue Ant als Multi-Projektmanagement-Software zu nutzen?

Ziel war es ja, ein einheitliches Tool für Projektmanagement und das Portfoliomanagement zu finden, dass sich gut in die Systemlandschaft integrieren lässt und die zentrale Planung, Erfassung und Steuerung der projektspezifischen Parameter erlaubt. Außerdem musste es unseren Planungsprozess unterstützen und die Möglichkeit bieten, den Ressourceneinsatz über alle Projekte hinweg bis hin zur Linientätigkeit zu planen und sichtbar zu machen. Wichtig war auch der Gesamtüberblick über die Projekt-Kosten und -Investitionen.
Ein wesentlicher Aspekt war die Unterstützung unseres Risikomanagements. Hier bestehen nämlich nicht nur interne, sondern auch externe Anforderungen durch die Aufsichtsbehörde.
Natürlich war es auch wichtig, weitere Auswertungsmöglichkeiten zu haben, die unseren Anforderungen entsprechen oder anpassbar sind. Letztendlich spielten natürlich auch das Lizenzmodell und die Betriebskosten eine Rolle bei der Entscheidung für Blue Ant.

Wie sind Sie auf Blue Ant gekommen?

Während der Ausschreibungsphase haben wir uns einige Tools angesehen. Nach der Präsentation von Blue Ant durch den Kooperationspartner Renovatio GmbH & Co. KG hatten wir schon ein gutes Gefühl, dass das Tool passen könnte. Mit Herrn Nikolaus von Renovatio hatten wir dann einen festen Ansprechpartner für Blue Ant, der nicht nur die Ausschreibung, sondern auch die Einführung des Tools begleitet hat.

Wie haben Sie die Einführung von Blue Ant gestaltet?

Nachdem die Installation und das doch sehr umfangreiche Customizing abgeschlossen waren, haben wir uns entschlossen, das Tool in zwei Projekten zu pilotieren. Zum einen war das ein Projekt für die Umstellung auf SEPA und ein Analyseprojekt für ein neues Angebotssystem.
Während dieser Zeit habe ich sehr eng mit den beiden Projektleitern zusammengearbeitet, um die gesammelten Erfahrungen direkt in das Customizing einfließen zu lassen oder auch mal auf dem kleinen Dienstweg im Berechtigungssystem nachzubessern.
Außerdem habe ich in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung schon während der Pilot-Phase unternehmensweit Schulungen angeboten, so dass rund 60 Mitarbeiter im Umgang mit dem Tool geschult wurden. Für die einfacheren Aktivitäten, wie zum Beispiel Zeiterfassung, habe ich Kurzanleitungen erstellt und in unserem Intranet veröffentlicht.
Nachdem die Pilotphase nach etwa 9 Monaten abgeschlossen war, haben wir den konzernweiten Go-Live entschieden. Alle neuen Projekte sollten ab diesem Zeitpunkt Blue Ant als einziges Tool zur Planung, Steuerung und Kontrolle nutzen.
Natürlich war das eine große Umstellung für die »alten Hasen« im Projektgeschäft, größere Widerstände gab es allerdings nicht.
Bei regelmäßigen Terminen mit den »Intensivnutzern« findet ein reger Austausch über Probleme und Verbesserungspotentiale für die Nutzung von Blue Ant statt. Hin und wieder kommt nochmal ein »Früher ging das aber …«. Inzwischen ist Blue Ant aber ein akzeptiertes Tool.

Wie viele Mitarbeiter arbeiten momentan mit Blue Ant?

Rund 250 Mitarbeiter aus fast allen Bereichen der ROLAND-Gruppe nutzen inzwischen Blue Ant.

Was hat sich seit der Nutzung von Blue Ant in der Projektarbeit bei der ROLAND Rechtsschutz-Versicherungs-AG verändert?

Generell wird dem Projektmanagement und der Projektarbeit bei ROLAND in den letzten Jahren mehr und mehr Aufmerksamkeit zuteil. Ob das jetzt an Blue Ant liegt, kann ich nur schwer beurteilen.
Mein Job ist durch die Einführung von Blue Ant erleichtert worden. Ich muss nicht mehr mit den vielen Excel-Dateien jonglieren, um den Projektportfolio-Status zu erheben, sondern bekomme meine Informationen in wenigen Klicks.

Wie wurde Blue Ant in die bestehende Controlling-Landschaft integriert?

Wir können direkt aus Blue Ant die Informationen für die Projektanmeldung im Portfolioboard ziehen. Hier haben wir von proventis einen BIRT-Bericht erstellen lassen, der die wesentlichen Informationen (Kosten, Aufwand, Investitionen, Dauer) aus Blue Ant sammelt und entsprechend aufbereitet.
Außerdem konnten wir den Risikobericht vereinfachen. Der Projektleiter muss die Risiken nur noch in Blue Ant pflegen. Der Risikobericht kommt dann auf Kopfdruck direkt aus Blue Ant.
Und zuletzt ist es natürlich auch möglich, den Performancebericht für die Projekte mit den Kennzahlen aus Blue Ant zu befüllen. Diesen Schritt haben wir zwar noch nicht als BIRT-Bericht realisiert, aber Blue Ant stellt die Informationen auch über den integrierten Statusbericht ab der Version 10.3 auf einen Blick zu Verfügung.

Wieso könnte Blue Ant auch für andere Unternehmen interessant sein?

Die Blue Ant-Funktionen und -Module basieren auf Workflows und Informationsallokation. Früher mussten Projektmitarbeiter eine MS-Project-Lizenz haben, um den Projektplan einsehen zu können oder mussten sich mit schwer lesbaren PDFs aus Project zufrieden geben. Heute sehen Sie schon bei der Zeiterfassung, alle eigenen Aktivitäten – und wenn das nicht reicht, können Sie auch kurz in den Projektplan springen.
Außerdem kann mit Blue Ant ein vollständiges Bild über die Ressourcensituation erstellt werden. Welche Mitarbeiter an welchen Projekten arbeiten und sogar welche Auswirkungen das auf die restliche verfügbare Zeit hat, stellt Blue Ant übersichtlich dar.
Außerdem ist Blue Ant eine webbasierte Anwendung. Dadurch, dass die Informationen zentral abgelegt sind, können auch alle Daten ausgewertet werden. Mit BIRT lassen sich Berichte erstellen und auf das jeweilige Design des Unternehmens anpassen.

Wie sehen Sie die künftige Zusammenarbeit zwischen der ROLAND Rechtsschutz-Versicherungs-AG und proventis?

Aktuell wollen wir für die Pflege der Personalstammdaten einen technischen Prozess implementieren. Die proventis unterstützt uns dabei, unser Unternehmensadressbuch und unser eigenes Berechtigungssystem anzubinden.

Herr Dembach, wir danken Ihnen für dieses Gespräch!

 

Vertrieb

Holger Eckert
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Marketing

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