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Einsatz von Blue Ant Multi-Projektmanagementsoftware bei Onventis

(Kundenbericht von 2018)

»Mit der Einführung von Blue Ant sind wir effizienter geworden und konnten obendrein die Mitarbeiterzufriedenheit steigern.«

 

Der E-Procurement-Spezialist Onventis GmbH aus Stuttgart unterstützt Einkaufsabteilungen und Lieferanten mit effizienten und sicheren Beschaffungslösungen aus der deutschen Cloud.

Mehr als 550 Einkaufsorganisationen aus Industrie, Service und Handel mit über 350.000 registrierten Nutzern in 14 Sprachen optimieren weltweit ihren gesamten Beschaffungsprozess mit den Onventis-Cloud-Procurement-Lösungen. Darüber hinaus bietet das vom BME zertifizierte Unternehmen unter der Maxime „Connecting Buyer and Supplier“ umfassende Serviceleistungen, Prozessberatung und Trainingsprogramme.

Wir haben mit Tamara Rapp, Verantwortliche des PMO, über den Einsatz von Blue Ant bei Onventis gesprochen.

Frau Rapp, welche Position bekleiden Sie bei der Onventis GmbH und was sind Ihre Tätigkeitsbereiche?

Ich arbeite seit zwei Jahren bei Onventis im PMO, das ich als solches mit aufgebaut habe. Ein Schwerpunkt dabei ist die Nutzung von Blue Ant. Ich bin sehr stark darin organisiert, betreue das System und entwickle es weiter. Ich bin zuständig dafür, dass es für die Mitarbeiter und Projekte optimal aufgebaut ist, unterstütze die Kollegen bei Fragen und lege Projekte anhand von Projektvorlagen an. Im Prinzip kann man sagen, dass Blue Ant Dreh- und Angelpunkt meiner Arbeit ist. Nebenbei optimiere ich abteilungsinterne- und externe Prozesse, versuche die direkten Schnittstellen einzubinden und auch dahingehend immer ein bisschen zu optimieren. Zudem kümmere ich mich um diverse Controlling-Aktivitäten, bei denen meine Basis ebenfalls Blue Ant darstellt, und dokumentiere Geschäftsprozesse und Arbeitsanweisungen. 

Was ist Ihr Unternehmensschwerpunkt und wie sieht genau Ihr Unternehmensalltag aus?

Das Onventis Cloud Procurement Network vernetzt B2B-Geschäftsprozesse von Einkäufern und Lieferanten. Als Cloud-Pionier ist Onventis auf ganzheitliche Einkaufsprozesse für den Mittelstand spezialisiert. Wir unterstützen Einkäufer und Lieferanten in ihrer operativen und strategischen Beschaffung. Die Lösung ist auch über eine Mobile App erreichbar, über die Bestell- und Genehmigungsprozesse ganz komfortabel abgewickelt werden können. Unser Hauptprojektgeschäft ist die Produktentwicklung und die Implementierung beim Kunden.

Was sind die typischen Einsatzszenarien, die durch Blue Ant unterstützt werden?

Wir nutzen Blue Ant insbesondere für die Abwicklung von Kundenprojekten, d.h. Einführungsprojekte von Neukunden oder Bestandskundenprojekte. Typische Anwender sind die Projektleiter und -mitarbeiter. Auch die Auftraggeber binden wir gerne in Blue Ant ein, indem wir ihnen einen Zugang geben und darüber dann To-Do-Listen, Projektpläne und Dokumente teilen. Das ist sehr vorteilhaft für die Zusammenarbeit und Bestandteil von Statusmeetings.

Wie zuvor erwähnt, arbeiten wir mit Vorlagen, bei denen wir zwischen Projekten unterscheiden. Für Einführungsprojekte haben wir eine sehr ausgeprägte Vorlage, für Bestandskundenprojekte kleinere Vorlagen. Zudem nutzen wir standardisierte To-Do-Listen für bestimmte Phasen, die wir bei Bedarf importieren können.

Darüber hinaus erfassen wir auch Abwesenheiten in Blue Ant und wickeln darüber die Urlaubsplanung ab. Genauso auch die Reisekosten. Das Praktische an der Projektmanagement-Software ist, dass man im Prinzip wirklich alles zusammenführen kann, was innerhalb eines Projektes passiert.

Wie würden Sie die Projektlandschaft innerhalb der Onventis GmbH beschreiben?

Wir betreuen aktuell um die 160 Projekte mit Blue Ant. Dabei sind die Projekte durchschnittlich mit einem Kernteam von drei bis vier Personen besetzt, inklusive jeweils einem Projektleiter. Die Größenordnung der Projekte ist unterschiedlich. Festhalten kann man allerdings, dass die Projektlandschaft in den letzten Jahren sehr rasch angewachsen ist.

Was ist bei Ihnen die Aufgabe eines Projektleiters in Blue Ant?

Zunächst wird das Projekt durch mich angelegt. Im Anschluss daran wird der Projektplan gemeinsam mit dem Projektleiter durchgesprochen und die Ressourcen- und Zeitplanung verfeinert. Auch während des Projektverlaufs halten die Projektleiter die Ressourcen- und Zeitplanung stetig nach. Am Monatsende müssen Leistungsnachweise erstellt und Meilensteine sowie Rechnungsvorschläge aktualisiert werden. Unser Ziel ist es, möglichst standardisiert zu arbeiten, wobei uns Blue Ant auch wirklich ungemein hilft.

Welche Daten sammeln Sie über Blue Ant ein?

Die Mitarbeiter machen eine projektbezogene Zeiterfassung. Zudem werden Reisekosten, entweder nach Aufwand oder als Pauschale erfasst. Diese kann man sehr schön in Blue Ant dem entsprechenden Projekt zuweisen, so dass z.B. fakturierbare Reisekosten in den Rechnungsvorschlägen eingebunden werden. Die Kosten von externen Dienstleistern werden ebenso erfasst.

Mit welchen Systemen ist Blue Ant bei Ihnen aktuell oder in Zukunft verbunden?

Die Faktura findet momentan in Myfactory, auf Basis der Leistungsnachweise statt, die aus dem Projektmanagement kommen. Die dort erzeugte Rechnungsnummer übertragen wir manuell in den jeweiligen Blue Ant Rechnungsvorschlag.

Weitere Schnittstellen zu anderen Systemen gibt es momentan nicht. Unser Ziel ist aber, Blue Ant zukünftig an ein ERP-System anzubinden und außerdem die Möglichkeiten von BIRT zu nutzen. So wollen wir das Potential von Blue Ant noch besser ausschöpfen.

Wie hat sich die Einführung von Blue Ant auf das Projektmanagement ausgewirkt?

Dazu muss ich zunächst etwas zur Ausgangssituation erwähnen. Wir waren quasi „auf der grünen Wiese“ unterwegs. Es gab kein professionelles Projektmanagement-Tool. Stattdessen kamen z.B. oft komplizierte Excel-Tabellen zum Einsatz. Mit Blue Ant haben wir nun, über alle Projekte hinweg, alles aus einer Hand – vom Auftrag bis zur Rechnungsstellung. Es erleichtert uns die Projektplanung, vor allem das Ressourcen-Management, da auch sämtliche Abwesenheiten in Blue Ant erfasst werden. Dadurch, dass wir unseren Kunden Zugriff auf den Projektplan und die To-Do-Listen geben können, fällt auch das Hin- und Hersenden von Dateien weg. Wir sind mit der Einführung von Blue Ant also nicht nur effizienter geworden, sondern konnten auch zur Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit beitragen.

Was empfehlen Sie anderen Unternehmen Ihrer Branche für die Einführung eines Multi-Projektmanagements?

Ich versuche das System so zu halten, dass jeder Mitarbeiter gemäß seiner Rolle nur die Ansichten zur Verfügung hat, die er für seine tägliche Arbeit benötigt. Dementsprechend bekommt er eine Einführung von mir. Wenn es neue Blue Ant-Versionen gibt, schaue ich mir die Funktionen an und sortiere, welche davon relevant und nützlich für uns sind. Über die ausgewählten Neuerungen erhalten die Mitarbeiter dann eine Information von mir. Das würde ich grundsätzlich auch anderen Unternehmen empfehlen. 

Darüber hinaus:

  • Genau abwägen, mit welchen Modulen man starten möchte und wo der größte Schwerpunkt in der Nutzung liegt. Weitere Module später hinzufügen.
  • Ansichten so konfigurieren, dass die Mitarbeiter nur benötigte Inhalte sehen, damit das System nicht überladen und zu kompliziert wirkt.
  • Ein Projekt-Team ernennen, dem genügend Zeit für die Einführung zur Verfügung gestellt wird. Zusätzlich mind. ein Ansprechpartner, der auch für die Zeit danach jederzeit bereit und offen für Fragen ist. Dann klappt es auch mit der Akzeptanz.

Vielen Dank für das Gespräch, Frau Rapp!

 

 

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