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MHP Software steuert Projekte mit Blue Ant

(Kundenbericht von 2007)

Die MHP Software GmbH konzentriert sich seit ihrer Gründung 1999 auf die Optimierung der Versandprozesse in Unternehmen. Das eigene Kernprodukt »V-LOG - Die Versandsoftware« gehört zu den führenden Lösungen in Europa.

 

Insbesondere die Integration von über 100 KEP-Diensten (z.B. DHL, UPS, FedEx, GLS, DPD, etc.) und Speditionen (z.B. Schenker, Dachser, IDS, etc.) in bestehende ERP-Landschaften, ein hohes Maß an Flexibilität in der Anwendung, der modularen Auswahl der Frachtführer und die klare Lösungsorientierung haben bereits viele hundert Kunden überzeugt.

Helge Sanden, von der gleichnamigen Unternehmensberatung aus Hildesheim, begleitete die Einführung von Blue Ant bei der MHP Software GmbH und berichtet im Folgenden über seine Erfahrungen.

40 Mitarbeiter arbeiten seit Juli 2007 mit Blue Ant

Im Rahmen eines Qualitätsmanagement-Projekts bei der MHP Software GmbH führten wir - die Sanden Unternehmensberatung - im Juli 2007 die Multi-Projekt-Managementlösung Blue Ant ein. Innerhalb der ersten zwei Monate wurden bereits mehr als 200 Projekte mit der Lösung geplant und etwa 80 Projekte durch die rund 40 Mitarbeiter erfolgreich abgeschlossen. Der Einsatz von Blue Ant verbesserte in dieser Zeit die Projekttransparenz merklich und die Projektqualität konnte weiter erhöht werden.

Blue Ant eignet sich für eine große Anzahl parallel laufender Projekte

Eine Besonderheit bei MHP ist, dass alle Projekte zentral geplant sowie Fortschritte und Auslastung der Mitarbeiter überwacht werden. Bei der Vielzahl parallel laufender Projekte war dies ohne geeignete Softwareunterstützung nicht mehr mit angemessenem Aufwand zu realisieren. Mit der Einführung der Projekt- und Ressourcenmanagementlösung Blue Ant verabschiedete sich MHP vom Planungsmodul der eingesetzten ERP-Lösung, da dieses die aktuellen Anforderungen nicht mehr abdeckte.
Die neue Lösung sollte flexible Planungsvorlagen enthalten sowie Umplanungen und das Erfassen von Projektfortschritten ohne zusätzliche Zwischenschritte intuitiv und einfach ermöglichen. Die Wahl fiel auf Blue Ant, da diese Lösung unter den genannten praxisorientierten Gesichtspunkten mit realen Projektszenarien getestet und für gut befunden wurde.

Reibungslose Umstellung auf Blue Ant

Auf der Basis von Vorgaben durch MHP und der Sanden Unternehmensberatung lieferte proventis ein optimal vorkonfiguriertes System, denen kleinere Anpassungen und Detailänderungen sowie eine zweitägige Einweisung durch proventis für das Planungsteam und die Administratoren folgten. Die Projektmitarbeiter wurden von der Sanden Unternehmensberatung anhand eines Beispielprojekts im Blue-Ant-Testsystem geschult. Dabei wurde der Fortschritt der Schulungsaktivitäten und die Erledigung der Übungsaufgaben bereits mit Blue Ant überwacht.
Die größte Herausforderung während der Einführungsphase war die Umstellung der Systeme. Die Sanden Unternehmensberatung entschied sich für eine Stichtagsumstellung. Für alle wichtigen Projekttypen und -abläufe wurden vor der Umstellung detaillierte Vorlagen erstellt, die auch die QM-Richtlinien des Unternehmens berücksichtigten. Innerhalb von zwei Tagen wurden zunächst alle bereits im Altsystem vorhandenen Projekte manuell in Blue Ant neu eingeplant. Pünktlich am Freitag, 17:00 Uhr waren die projektrelevanten Daten in Blue Ant verfügbar und die Mitarbeiter-Pläne für die folgende Woche fertig. Das alte System konnte am darauf folgenden Montag endgültig abgeschaltet und Blue Ant vollständig verwendet werden. Der geplante Sicherheitspuffer für das Wochenende wurde nicht benötigt. Von diesem Moment konnten die Fortschritte aller Projekte und die Einhaltung von Terminen überwacht werden.
Nachdem sich Routine in der Benutzung des Systems eingestellt hatte, wurde auch die Urlaubsplanung in Blue Ant aktiviert und die Urlaubsanträge in Papierform abgelöst. Alle Abwesenheiten der Mitarbeiter sind nun im System erfasst, was für die Telefonzentrale, die Planung und die Vorgesetzten von großem Vorteil ist.

Multi-Projektmanagement mit einer Vielzahl von Teilaktivitäten

Wie von einer professionellen Lösung zu erwarten, werden die fünf Phasen des Projektmanagements (Initiierung, Planung, Bearbeitung, Überwachung, Abschluss) von Blue Ant sehr gut unterstützt.
Blue Ant hilft in der Initiierungsphase, indem die Eckpunkte für ein Projekt systematisch abgefragt, schnell eingegeben und vollständig dokumentiert werden können. Blue Ant unterstützt den Planungsprozess, indem Qualitätsvorgaben durch selbst erstellte Projektvorlagen systemseitig definiert sind. »In den MHP-spezifischen Vorlagen sind beispielsweise feste Abnahmeprozesse oder Mindestzeiten zwischen Testbeendigung und Installationsbeginn verdrahtet. Dadurch werden sämtliche Projektabläufe standardisiert, es wird nichts vergessen und der Planungsprozess beschleunigt«, berichtet Manuela Meyer, verantwortlich für das Planungsteam bei MHP. Virtuelle Ressourcen in den Projektplänen werden, unter Berücksichtigung der Qualifikationsanforderungen und der Verfügbarkeit, durch tatsächliche Mitarbeiter ersetzt. Die Fehlerquote in den Projektplänen ist sehr gering, da das Qualitätsmanagement auch für die Planung von Projekten mit Blue Ant entsprechende Vorgaben formuliert hatte.

Vom ersten Tag an wurde die Lösung akzeptiert

Die Anzeige der geplanten Aktivitäten für jeden Mitarbeiter, die Fortschrittsmeldung und die Arbeitszeiterfassung sind in Blue Ant denkbar einfach. Die MHP-Mitarbeiter mussten nur ca. eine Stunde in der Benutzung dieser Funktionen geschult werden, praktische Übungen eingeschlossen. Die Lösung war vom ersten Tag an akzeptiert sowie intuitiver und schneller in der Bedienung als die zuvor eingesetzte Lösung.
Die Projektüberwachung nimmt aufgrund der zentralen Organisation bei MHP eine große Rolle ein. Regelmäßig werden Auswertungen erzeugt, mit denen sich beispielsweise überfällige Aktivitäten und Überplanungen von Mitarbeitern analysieren lassen. Bei der Übersichtlichkeit der zahlreichen notwendigen Auswertungen konnte Blue Ant noch nicht überzeugen. proventis kündigte hier erfreulicherweise schnelle Abhilfe für das nächste Update an. Bis dahin hilft sich MHP mit ergänzenden Auswertungen mittels eigener SQL-Skripte.
Nach dem Abschluss eines Projekts wird dieses auf den Status »abgeschlossen« gesetzt und archiviert. Den Rest, wie beispielsweise die Freigabe aller Ressourcen, übernimmt Blue Ant und das Projekt erscheint nicht mehr in den aktuellen Listen, ist jedoch weiterhin auswertbar.

Fazit und Ausblick

Die Einführung von Blue Ant verlief reibungslos. Alle Projektmitarbeiter konnten innerhalb kurzer Zeit mit sehr wenig Schulungsaufwand das System sicher anwenden. Auch für das Planungsteam stellt Blue Ant die optimale Lösung dar. Es kann nun auch komplexe Projekte fehlerfrei planen und umplanen. Durch die jederzeit vorhandene Projekttransparenz lassen sich Abweichungen schnell erkennen und damit frühzeitig Korrekturmaßnahmen einleiten. Die Kunden von MHP profitieren von mehr Sicherheit in der Planung und noch besserer Termintreue. Leichte Minuspunkte bei den Auswertungen und der Übersichtlichkeit in Blue Ant werden bald behoben sein. Sehr positiv überrascht war MHP in diesem Zusammenhang über die schnelle Reaktion bei Fragen und die hohe Bereitschaft, Kundenanregungen nach kurzer Prüfung in die Produktplanung zu übernehmen.
MHP will für die Zukunft prüfen, ob auch die Dokumentenverwaltung verwendet werden soll. Darüber hinaus sind derzeit keine Erweiterungen geplant, aber neue Produktfunktionalitäten werden die Arbeit mit Blue Ant weiter erleichtern.

»Für unsere Kundenprojekte haben wir die Qualitätsrichtlinien weiter erhöht. Blue Ant hilft uns dabei, die Projektrisiken und Termine zu überwachen«, so Andreas Winkler, Geschäftsführer der MHP Software GmbH zum Einsatz von Blue Ant.

Über die Sanden Unternehmensberatung

Die Sanden Unternehmensberatung aus Hildesheim unterstützt Unternehmen bei der Optimierung ihrer Unternehmensprozesse im Projektgeschäft, der Produktentwicklung, im Service und Support, im Vertrieb und im Marketing. Das Unternehmen ist für namhafte Unternehmen in der Softwarebranche tätig.

Helge Sanden über Blue Ant

»Blue Ant ist ein geeignetes Werkzeug, das im Planungsprozess vielfältige Unterstützung bietet und bei der Projektausführung Parameter liefert, mit denen man die Projektqualität jederzeit messen und signifikant erhöhen kann. Blue Ant schafft damit größere Projekttransparenz und Planungssicherheit. «

 

Vertrieb

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