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Call-Center arbeitet erfolgreich mit Blue Ant

(Kundenbericht von 2006)

Mit der Media Impuls KG konnte proventis seinen Kundenstamm erfolgreich ­erweitern. Seit April 2006 plant und steuert nun auch die Kommunikationsagentur aus Berlin ihre Projekte mit Blue Ant.

 

Die Media Impuls

Die Media Impuls KG aus Berlin versteht sich als Kommunikationsagentur mit Schwerpunkt im Bereich Call-Center In- und Outbound. So realisiert die Media Impuls KG beispielsweise den First-Level-Support des deutschlandweiten Marketing-Centers für die Suzuki International Europe GmbH. In anderen Projekten fungiert die Media Impuls KG als Full-Service-Dienstleister, der die professionelle Kommunikation neuer Produkte und geplanter Veranstaltungen für seine Auftraggeber plant, organisiert und begleitet.

Koordination und Kontrolle verbessern

Die umfangreichen, auftragsbezogenen Aktivitäten sollten durch den Einsatz einer Software besser koordiniert und kontrolliert werden können. Die im Februar 2005 gegründete und seitdem stetig wachsende Agentur war damit schon frühzeitig auf der Suche nach einer Softwarelösung, mit der die Geschäftsleitung den Überblick über die vielfältigen Projekte und deren Kosten behalten konnte. Ein weiteres Ziel war die Professionalisierung der Projektplanung und –steuerung sowie der Kommunikation innerhalb der Agentur und ihren zahlreichen freien Mitarbeitern.
Folgende Ziele wurden gesetzt:

  • Transparenz über durchgeführte Projekte und deren Kosten
  • Ressourcen-/Einsatzplanung, insbesondere der freien Mitarbeiter
  • Fortschrittskontrolle einzelner Projekte durch Fertigmeldung der Mitarbeiter
  • Aufteilung von Aufträgen in einzelne Arbeitspakete sowie Zuweisung der Aktivitäten an die Mitarbeiter
  • Gewährleistung der Ablage der aktuellsten Dokumente
  • standortunabhängiger Zugriff auf alle Projektdaten und damit die Unterstützung von Home-Office-Tätigkeiten
  • webbasierte Anwendung, da aktuelle Daten stets ­unabhängig vom Standort abrufbar sein sollen
  • geringer Installations- und Wartungsaufwand


Hauptziel der Softwareeinführung war die Gewährleistung von Transparenz über die Aufwände projektbezogener Aktivitäten und damit über Kosten und Nutzen einzelner Projekte.

Einführung der Software

Die Media Impuls KG verfügt mit Blue Ant nun über eine webbasierte Software, die für das Projektgeschäft des stark wachsenden Unternehmens ein effektives Controlling ermöglicht und damit auch die Grundlage für die fundierte Kalkulation weitere Projekte liefert.
»Blue Ant unterstützt uns bei vielfältigen Prozessen, u.a. bei der Arbeitszeiterfassung oder Urlaubsgenehmigung. Die Erstellung von Nachweisen der von Projektmitarbeitern in Blue Ant erfassten Arbeitszeiten an die jeweiligen Kunden der Media Impuls KG geschieht nun auf Knopfdruck«, so Frank Simon, Geschäftsleiter der Media Impuls KG. »Die vollständige Webbasiertheit ist ein weiterer wichtiger Vorteil. Da ich geschäftlich viel unterwegs bin und ein Teil der freien Mitarbeiter die Möglichkeiten des Home Office nutzen, ist die orts- und zeitunabhängige Nutzung der Software unabdingbar«, so Simon weiter.
Auch die intuitive Bedienbarkeit und der damit entsprechend geringe Schulungsaufwand überzeugten Geschäftsleiter Frank Simon.

Projektleiter begrüßen vor allem die logische Verknüpfung

Innerhalb von vier Stunden waren die Stammdaten ins System eingepflegt und Blue Ant stand den 15 Mitarbeitern der Media Impuls KG zur Verfügung.
Die Projektleiter begrüßten vor allem die logische Verknüpfung einmal eingegebener Daten, die an unterschiedlichen Stellen Auswertungen ermöglichen. »Blue Ant hilft, meine Projekte besser zu überwachen«, so Jan Lemmer, Projektleiter bei der Media Impuls KG.

Die Media Impuls KG arbeitet seit April 2006 mit Blue Ant als ASP-Lösung.

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