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Blue Ant unterstützt Risk Management der arvato infoscore

(Kundenbericht von 2010)

»Wir haben sogar ein Großprojekt u.a. deswegen gewonnen, weil wir ein zentrales Projektportfoliomanagement im Einsatz hatten.«

 

Die informa Solutions GmbH gehört zu arvato infoscore, eine Tochter der arvato AG, des international vernetzten Medien- und Kommunikationsdienstleisters der Bertelsmann AG, Geschäftsbereich arvato services. Die Unternehmensgruppe mit rund 1.300 Mitarbeitern und Hauptsitz in Baden-Baden ist in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Ungarn tätig. Das Dienstleistungsportfolio umfasst Adressmanagement, Bonitätsprüfung, Marketing- und Risikoscoring, Inkasso sowie Forderungskauf/Factoring.

Herr Kulpa, Director Risk Management Consulting bei arvato infoscore, berichtet über die Einführung von Blue Ant.

Herr Kulpa, welche Position haben Sie bei arvato infoscore und was sind Ihre Tätigkeitsbereiche?

Ich bin Director Risk Management Consulting bei arvato infoscore. Wir beraten Unternehmen in der Steuerung ihrer Endkundenrisiken. Sowohl prozessual, technisch als auch fachlich inhaltlich.

Wie sieht die Projektlandschaft innerhalb von arvato infoscore aus?

Wir leben in einem Projektumfeld, in dem es überwiegend externe Projekte gibt. Allerdings haben wir auch eine Reihe interner Projekte. Wir haben etwa 100 bis 200 externe Projekte pro Jahr mit einer Regel-Größenordnung von 10 Personentagen bis 150 Personentagen. Die Projektdauer liegt in der Regel zwischen 2 Wochen und 6 Monaten. Es gibt jedoch vermehrt Großprojekte mit einem Volumen > 1500 Personentage. Das sind sowohl externe als auch interne Entwicklungsprojekte. In den Projekten arbeiten wir überwiegend abteilungsübergreifend und teilweise auch mit externen Mitarbeitern.

Was war der Grund, eine Projektmanagement-Software bei arvato infoscore einzuführen?

Projektmanagement wurde in den unterschiedlichen Abteilungen auf unterschiedliche Art und Weise gemacht. Überwiegendes Arbeitsmittel waren diverse selbst erstellte Excel Tabellen. Teilweise wurde mit MS Project gearbeitet und in der IT-Abteilung wurde der MS Project Server eingesetzt.

Wir im Consulting haben überwiegend die Projektleitungsfunktion und taten uns im Verlauf der Zeit schwer, einen einheitlichen Standard durchzusetzen. Auch das Thema der Leistungsabrechnung und des Projektcontrollings hat einen Projektleiter im Monat zwischen 2 bis 4 Tage gekostet. Weiterhin ist arvato infoscore stark gewachsen und die manuellen Strukturen der Ressourcen-Zuordnung und Reservierung hielten der Größe nicht mehr Stand. Ein zentraler Überblick aller Projekte und Aktivitäten war nicht mehr gegeben. Auch die Ressourcenauslastung und -zuteilung zu Themen war sehr aufwendig. Wir brauchten daher eine Projektmanagementsoftware, die all unseren Anforderungen gerecht wurde.

Was war ausschlaggebend für die Entscheidung Blue Ant als Multi-Projektmanagement Software zu nutzen?

Uns hat besonders die Usability von Blue Ant gefallen. Die einfache Bedienung der Software war ein wichtiges Kriterium, aber auch die Webbasiertheit. Zudem hat uns gefallen, dass unsere Dienstleistungsprozesse unterstützt werden. Unsere geforderten Leistungskriterien wurden in unserer Ausschreibung von Blue Ant insgesamt am besten erfüllt.

Seit wann nutzen Sie Blue Ant in Ihrem Unternehmen?

Bereits im August 2009 haben wir mit dem Einführungsprozess begonnen. Seit November 2009 ist Blue Ant im Geschäftsbereich Risk Management voll integriert.

Wie hat sich der Einführungsprozess von Blue Ant gestaltet?

Wir haben bereits bei der Auswahl auf ein breites Meinungsbild der späteren User gesetzt und dementsprechend unsere Mitarbeiter vorab befragt. Ein Hauptargument beim Vergleich der Anbieter war sowohl die Usability als auch der Out-of-the-Box Abdeckungsgrad unserer Projekttypen.
Die Grundkonfiguration konnte innerhalb weniger Tage erfolgen, da zielgerichtete Fragen gestellt wurden, welche wir schnell und unkompliziert beantworten konnten. Daraus hat sich sehr schnell ein erstes schon sehr weitreichendes System ergeben, welches allen Beteiligten gut gefallen hat.
Wir haben zunächst alle Key-User geschult, dann alle Projektleiter und anschließend alle Mitarbeiter (hauptsächlich für die Zeiterfassung) informiert. Ab dem 1.1.2010 war die Planung und Buchung in Blue Ant für alle Projekte verpflichtend.

Was hat sich seit der Nutzung von Blue Ant in der Projektarbeit verändert?

Das Projektcontrolling, die Planbarkeit und Abwickelbarkeit auch von Großprojekten hat sich enorm verbessert. Wir haben sogar ein Großprojekt u.a. deswegen gewonnen, weil wir ein zentrales Projektportfoliomanagement im Einsatz hatten.
Das Abteilungscontrolling der Führungskräfte und die Transparenz über die aktuellen Aktivitäten sind viel einfacher geworden. Überlastsituationen können früher erkannt werden und Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. Auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter hat aufgrund dessen zugenommen.

Sie haben am Blue-Ant-Forum 2008 teilgenommen. Wie haben Sie den Austausch mit anderen Blue Ant Nutzern empfunden?

Zu dem Zeitpunkt war weder die tatsächliche Anschaffung, noch der Inhalt konkret. Aber es haben sich viel Themenpunkte gefunden, welche sowohl in die Investitionsentscheidung als auch den Ausschreibungsprozess eingeflossen sind.
Unter anderem sehr auffällig war die Diensleistungsorientierung der proventis, das hat man aus allen Gesprächen mit proventis-Kunden herausgehört.

Was wünschen Sie sich von der weiteren Zusammenarbeit mit proventis?

Das weiterhin auf die Feedbacks und Verbesserungsvorschläge eingegangen und die Funktionalität von Blue Ant weiter ausgebaut wird. Denn Komfort und Performance werden bei einer wachsenden Lösung wie Blue Ant ein immer wichtigerer Erfolgsfaktor sein.

Was ist Ihre persönliche Blue-Ant-Lieblingsfunktion?

Die Urlaubsübersicht – endlich keine Excelliste mehr auf einem Laufwerk, die so oder so nicht aktuell ist.
Die Fakturierung – ein deutlich einfacherer Prozess als wir ihn vorher gepflegt haben.
Das Controlling – damit sehe ich auf Knopfdruck den aktuellen Stand in einem Projekt.
Insgesamt deutlich mehr Transparenz in Bezug auf vertriebsunterstützende, projektbezogene Tätigkeiten.

Herr Kulpa, wir danken Ihnen für das Gespräch!

 

Vertrieb

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