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GVL managt ihre Projekte mit der Multi-Projektmanagement-Software Blue Ant

(Kundenbericht von 2017)

»Eine Software-Einführung ist sehr aufwendig. Man muss sich Zeit nehmen und alle wichtigen Stakeholder und Mitarbeiter abholen.«

 

Die GVL – Gesellschaft zur Verwertung von Leistungsschutzrechten mbH ist eine Treuhandgesellschaft und wurde 1959 durch die Deutsche Orchestervereinigung und den Bundesverband der Musikindustrie gegründet. Die GVL nimmt die Zweitverwertungsrechte von Leistungsschutzberechtigten im Bereich von Musik, Film und Fernsehen für alle Arten von Medien wahr. Über 140.000 Künstler und 10.000 Tonträgerhersteller haben die GVL mit ihrer Rechtewahrnehmung beauftragt; rund 150 Mitarbeiter in Dahlem nehmen seitens der GVL diese Aufgaben wahr. Ihre Projekte managt die GVL seit 2015 mit der Multi-Projektmanagement-Software Blue Ant, einer Lösung der Berliner proventis GmbH.

Wir haben mit Johanna Radloff, Leiterin Controlling/ PMO im Bereich Verwaltung, über die Einführung der Software gesprochen.

Frau Radloff, welche Position bekleiden Sie bei der GVL und was sind Ihre Tätigkeitsbereiche?

Ich bin seit drei Jahren in der GVL. Vor etwa 2,5 Jahren habe ich dann angefangen, ein Projektmanagement-Office aufzubauen. Heute bin ich die Leiterin der Gruppe Controlling und PMO.

Wie können wir uns die Projektlandschaft in Ihrem Unternehmen vorstellen?

Im Jahr 2009 gab es eine EU-rechtliche Änderung, die auch in unserem Unternehmen zu Änderungen führte. Deswegen haben wir seit 2015 ein großes Change-Programm laufen, welches noch bis Ende 2017 anhalten wird. Änderungen sind zum Beispiel, dass wir unsere komplette IT-Architektur umbauen. Zudem haben wir neue Systeme eingeführt und entwickelt. Auch einen organisatorischen Change haben wir gemacht. Das bedeutet, dass wir seit zwei Jahren ca. 60 verschiedene Projekte laufen haben. Wir modernisieren und digitalisieren das Unternehmen im Moment so nach dem Motto „vom Amt zum agilen IT-Unternehmen“. Dabei haben wir eine eher klassische Projektlandschaft mit einem Programm-Manager, einem PMO, zehn bis 15 internen und externen Projektleitern und ca. 90 internen und externen Projektmitarbeitern. Auch unser Projektprogramm ist eher klassisch mit einem wöchentlichen Steering Committee, bei dem über Projektanträge, Change Requests und Abschlussberichte diskutiert wird.

Welcher Weg führte Sie zu Blue Ant?

Wir brauchten damals eine einheitliche und transparente Plattform zur Projektplanung und -steuerung. Ein weiteres Kriterium war zudem das Aufzeigen von Überplanungen sowie die Verhinderung von Überlastungen bei Mitarbeitern. Auch die Möglichkeit, eine professionelle und strukturierte Koordination des Projektportfolios der GVL zu haben, war uns wichtig. Das waren die groben Gründe, warum wir ein Projektmanagement-Tool gesucht haben. Im Konkreten wollten wir die Mitarbeiterverfügbarkeiten und Ressourcenplanung verwalten. Weitere Gründe waren die zeitliche und inhaltliche Planung der Projektthemen, die Steuerung und Abwicklung von Projekten, die Projektzeiterfassung und die Auswertungen je Projekt bzw. des Portfolios.

Blue Ant erschien für unsere Kriterien die beste Lösung, da es alle damaligen Anforderungen erfüllt hat und eine sehr leichte Handhabung bewies. Praktisch fanden wir auch, dass der Firmensitz der proventis GmbH in Berlin ist. Wir haben uns natürlich auch verschiedene Meinungen über Projektmanagement-Tools eingeholt und dabei erfahren, dass Blue Ant einer der Favoriten der Gema war. Auch, dass das Multi-Projektmanagement-Tool Blue Ant die Arbeit mit JIRA-Schnittstellen ermöglicht, ist ein Auswahlkriterium gewesen. Das waren alles Gründe, warum wir Blue Ant für unser Unternehmen als perfekten Kandidaten gesehen haben, zumal es auch preislich gepasst hat. Wir sind auch heute immer noch sehr zufrieden mit dieser Entscheidung.

Was hat Ihr Unternehmen vorher eingesetzt?

Vor der Einführung von Blue Ant haben wir alle Auswertungen, Planungen, Dokumentationen und Statusberichte mit Excel-Tabellen gehandhabt. Neben den Excel-Tabellen haben wir mit KIMAI, einem Open-Source-Tool, gearbeitet. Dieses Tool nutzten wir zur Zeiterfassung.

Können Sie ein typisches Szenario nennen, bei dem der Einsatz von Blue Ant hilft?

Die externe Ressourcensteuerung ist bei der GVL sehr bedeutsam. Teilweise gab es Zeiten in den letzten 2 Jahren, in denen uns über 100 externe Mitarbeiter unterstützten, die das Stammdaten-Management zur Zeiterfassung nutzen. Das ist bei uns auch ganz wichtig für die Rechnungsstellung. Ebenfalls typisch ist die Nutzung der Statusberichte, weil es einfach sehr hilfreich ist, dass man aus dem Projekt Statusberichte an einen bestimmten, definierten Personenkreis senden kann. Zentral wird hier immer alles gleich abgelegt. Die Einzelprojektplanung nutzen wir auch sehr aktiv. Wir haben uns einen BIRT-Bericht bauen lassen für Projektanträge. Die Projektsteuerung ist somit für den Projektleiter sehr praktisch.

Welche Systeme laufen bei der GVL im Hintergrund und welche Schnittstellen waren erforderlich?

Wir nutzen Jira – das Plug-In als direkte Schnittstelle und Jira als Ticketsystem. Blue Ant hat zwar auch ein Ticketsystem, aber da Jira in unserem Unternehmen schon etabliert war, haben wir es dort weiterlaufen lassen.

Die grobe Planung läuft aber komplett in Blue Ant ab. Zudem benutzen wir noch Confluence, ein Wissensmanagement-Tool, und das ERP-System als Buchhaltungssystem. Die dort erfassten Kosten werden dann in Blue Ant importiert. Für die Multiprojektplanung nutzen wir manchmal MS Project.

Wie verlief die Einführung der Software?

Eine ganz große Erkenntnis war, dass wir den Betriebsrat nicht früh genug involviert haben. Wir bekamen eine dreimonatige Sperre, bevor wir die Installation durchführen durften. Hier also ein Tipp von unserer Seite: Betriebsrat so früh wie möglich einbinden!

Die Installation, das Initial Setup und die Konfiguration verliefen ohne Probleme und dauerten ca. zwei Wochen. Die Schulungen nahmen dann auch nochmal um die zwei Wochen Zeit in Anspruch. Dann haben wir den Rollout gestartet – erstmal nur auf einige, im Laufe der Zeit dann auf alle Projekte. Das hat etwa sechs bis sieben Monate gedauert. Bis zur mehrheitlichen Akzeptanz der Software bei den Mitarbeitern verging etwa ein Jahr. Irgendwann haben alle Mitarbeiter gemerkt, wie sinnvoll Blue Ant für unser Unternehmen ist und heute, nach zwei Jahren, ist es für alle völlig normal, Blue Ant zu nutzen. Ergo: Vollkommen arbeitsfähig mit zuverlässigen Daten waren wir nach rund einem Jahr. In diesem Zusammenhang gilt allerdings immer noch bis heute: „shit in – shit out“.

 Ein kleines Problem gab es allerdings: Gegen den Rat der proventis haben wir die Software initial auf MSSQL installiert. Schnell haben wir allerdings gemerkt, dass das nicht funktioniert. Somit haben wir dann nach einem dreiviertel Jahr die Reißleine gezogen und sind auf PostgreSQL migriert. Seitdem läuft alles super! Eine ausgezeichnete Unterstützung war auch die Beratung und die Hilfsbereitschaft der proventis GmbH. Wir haben bei uns in der Firma zu Beginn ein Konzept geschrieben. Nach Absprache haben wir dieses Konzept in einem Projektmanagement-Handbuch zusammengefasst. Hier stehen für alle Mitarbeiter auch Regeln, welche wir regelmäßig aktualisieren. Die Projektleiter werden zudem immer über Neuigkeiten informiert. Das ist für uns sehr wichtig und hat uns gerade anfangs sehr geholfen. Verschiedene Leitfäden und Prozesse sind ordentlich dokumentiert. Das ist besonders für Mitarbeiter, die Blue Ant nicht täglich nutzen, eine große Unterstützung.  

Eine Software-Einführung ist sehr aufwendig. Man muss sich Zeit nehmen und alle wichtigen Stakeholder und Mitarbeiter abholen.

Wir haben die Einführung von Blue Ant bei der GVL sehr gründlich durchgeführt, immer wieder geschult und Updates gemacht. Trotzdem braucht der Prozess viel Zeit und Aufmerksamkeit.

Was kostete die Einführung von Blue Ant?

Inklusive Lizenzen, Beratung und Schulungen kamen wir auf einen Betrag von rund 45.000 €.

Wie verlief die Zusammenarbeit mit der proventis?

Von Anfang an sehr effektiv! Wir haben im Auswahlprozess verschiedenste Anbieter kontaktiert, proventis stach sofort heraus. Die Mitarbeiter erschienen uns direkt sehr professionell und waren gleichzeitig nett auf einer eher persönlichen Ebene. Das hat uns direkt überzeugt.

Bei dieser Gelegenheit möchte ich auch den Support der proventis loben, da wir sehr aktiv sind und den Support häufig kontaktieren. Wir bekommen immer sehr ausführliche und schnelle Antworten. Auch bei den individuellen Lösungen, wie zum Beispiel dem BIRT-Bericht und Konfigurationen, wird uns immer weitergeholfen.

Die Projektmanagement-Schulungen wurden von allen Mitarbeitern der GVL gelobt und haben in Kombination mit der Software sehr geholfen. Es hat einfach gepasst!

Vielen Dank für das Gespräch, Frau Radloff!

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