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Carsten Rieck
Group Director IT Applications

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»Die Einführung eines Projektmanagements ist weniger eine technische als eine kulturelle Angelegenheit. Man muss die Kollegen mitnehmen!«

Die Gerresheimer Gruppe mit Stammsitz in Düsseldorf ist ein weltweit führender Partner der Pharma- und Healthcare-Industrie. Mit Spezialprodukten aus Glas und Kunststoff trägt das Unternehmen zu Gesundheit und Wohlbefinden bei. Gerresheimer beschäftigt rund 10.000 Mitarbeiter in Werken in Europa, Nord- und Südamerika und Asien sowie in der Organisation und der IT.  

Wir haben mit Carsten Rieck, Group Director IT-Applications, über die Einführung von Blue Ant Projektmanagement Software gesprochen.

Herr Rieck, warum entschied sich Gerresheimer für die Professionalisierung des Projektmanagements mit Blue Ant Projektmanagement Software?

Wir wollten die Sichtbarkeit von Aufwänden und Engpässen der Ressourcen erhöhen. Auch die kaufmännischen Prozesse, also die Abrechnungen und die Ermittlung der Aufwände, die in Firmenprojekte fließen, waren uns wichtig.

Was sind denn klassische Firmenprojekte?

In meinem Bereich stehen die weltweiten SAP-Aktivitäten im Fokus. Dazu zählen zum Beispiel die Harmonisierung und Standardisierung der Geschäftsprozesse in den verschiedenen Unternehmensbereichen. Daher können Firmenprojekte sowohl SAP-Migrationsprojekte sein als auch die Neuimplementierung für SAP ERP oder auch von Manufacturing-Execution-Systemen. Ziel der Migrationsprojekte ist es, die bisherigen Alt-Mandanten in die zwei strategischen Mandanten in einem System zu konsolidieren. Zu unserem Tagesgeschäft gehört darüber hinaus die globale Erbringung von Application-Services und die Umsetzung und Implementierung globaler SAP-Rollouts oder Optimierungsprojekte.

Was bedeutet „globale Projekte“ genau?

Blue Ant Projektmanagement Software wird in der globalen IT weltweit eingesetzt. Es kommt also in den USA und in Europa, vornehmlich in Deutschland, zum Einsatz. Die Teilnehmer sind in der ganzen Welt verteilt. 

Wie viele Ressourcen binden diese Projekte? 

In der Regel planen wir Projekte in Blue Ant Projektmanagement Software ab einem Volumen von 50 Manntagen und etwa zehn bis zwölf Projektmitgliedern aus IT und Fachabteilung. Ein Projekt hat meist eine Laufzeit zwischen neun und zwölf
Monaten. 

Und wie wurde dies bisher gesteuert?

Vor der Einführung von Blue Ant Projektmanagement Software erfolgte die Steuerung und Kontrolle der Projekte immer lokal auf Excel. Statt innerhalb eines Systems wurden Projektpläne individuell in einem Excel-Sheet und daraus dann Terminpläne erstellt. 

Projektmanagement ist ja auch eine Frage von Methoden, Kompetenzen und Prozessen. Wie gestaltet sich das bei Gerresheimer?

Wir befinden uns aktuell noch im Wandel – vor allem hinsichtlich der Akzeptanz des neuen Vorgehens. Wir hatten zwar zu Beginn ein technisches Einführungsprojekt, dennoch haben sich viele Mitarbeiter einfach an Excel gewöhnt. Um den Mindchange und den Kulturwandel nochmals anzustoßen, haben wir gemeinsam mit
proventis weitere Grundlagen- und Systemschulungen initiiert. Wir möchten dem Team aufzeigen, was Sinn und Zweck eines professionellen Projektmanagements ist und wie sie persönlich von der Planung in Blue Ant Projektmanagement Software profitieren.

Worin liegen aus Ihrer Sicht diese Benefits?

Diese sind sehr vielschichtig. In unserem Fall möchten wir die IT-Leistung kontinuierlich verbessern. Das gelingt unter anderem, indem wir finanziell und personell geplante Ressourcen sowie deren Auslastung transparent machen und Fortschritte, Meilensteine, Zwischen- und Endergebnisse, Aufgaben und Risiken dokumentieren. Dabei sollen die Projektleiter und die Teams Aufwände und Fertigstellung selbst erfassen können. Außerdem möchten wir Projekte für die Nachbereitung, für Risiko-einschätzungen sowie „Lessons learned“ dokumentieren. Auch die Leistungsverrechnung soll über Blue Ant Projektmanagement Software erfolgen. Davon kann jeder Einzelne profitieren.

Sie haben die Schulungen angesprochen. War damit ein großer Aufwand verbunden?

Ich habe mich in das System schnell eingefuchst; nach der Schulung wusste ich aber, wie man manche Dinge noch besser und schneller erledigen kann. Wer den Schmerz aus der individuellen Excel-Welt kennt, weiß das wirklich zu schätzen! Mit zwei bis drei Tagen Schulung beherrscht man Blue Ant Projektmanagement Software sehr gut. Wenn es um die Methodik geht, ist es sicher eine Frage, wer die Anwender sind. Bei uns ist dies aufwändiger, weil hier keine klassischen Projektleiter, sondern noch Consultants angesprochen werden.

Haben Sie für das Projektmanagement eine zentrale Stelle geschaffen, die in Form eines PMO Verantwortung übernimmt?

Bislang gibt es diese zentrale Stelle noch nicht, wir planen aber, diese sowohl im Infrastruktur- als auch im Applications-Team einzuführen. Damit werden die Kollegen entlastet, die das momentan noch neben den Projekten selbst übernehmen.

Welche Tipps würden Sie anderen geben, die die Einführung eines Projektmanagements planen?

Zum einen sollte man sich klar machen, wofür man das System später einsetzen möchte. Und: Man muss die Menschen mitnehmen. Meist ist das Technische gar nicht so entscheidend.

Vielen Dank für das Gespräch, Herr Rieck!

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