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Blue Ant Multi-Projektmanagementsoftware im Einsatz bei der Dr. Lauterbach und Partner GmbH

(Kundenbericht von 2018)

»Uns hat die Oberfläche von Blue Ant und der Kontakt zu proventis so gut gefallen, dass wir uns schnell sicher waren, gemeinsam weiterzugehen.«

 

LP. ist ein mittelständisches Software- und Beratungshaus mit 100 Mitarbeitern, das seit 1992 führende ERP-Systeme erfolgreich in der Druck- und Verpackungsindustrie implementiert. Zu den Kunden zählen sowohl mittelständische als auch global agierende Unternehmen. Die Lösungen basieren auf der weltweit führenden SAP-Standardsoftware.

Wir haben mit Jörg Steinbrecher, Mitarbeiter im PMO bei der Dr. Lauterbach und Partner GmbH, über die Einführung von Blue Ant gesprochen.

Herr Steinbrecher, welche Position bekleiden Sie bei der Dr. Lauterbach und Partner GmbH?

Ich bin seit 2016 Mitarbeiter im PMO und habe sozusagen mit dem Entstehen der PMO-Abteilung bei Lauterbach und Partner angefangen. Ursprünglich komme ich aus dem Bereich der Folienherstellung.

Was ist das Kerngeschäft der Dr. Lauterbach und Partner GmbH?

Lauterbach und Partner ist ein Unternehmen, das auf SAP basiert und eine Softwarebranchenlösung für die Druck- und Verpackungsindustrie anbietet.

Wie sieht die Projektlandschaft in Ihrem Unternehmen aus?

Da wir ein Software-Unternehmen sind, bestehen unsere Projekte aus lauter Kunden- bzw. Linienprojekten, die verschiedene Arten haben. Sprich: Implementierung, Optimierung, Rollout-und Linienprojekte.

Wir haben Projekte, welche durch Roll-outs schon seit drei Jahren laufen, wir haben aber auch deutlich kürzere Projektlaufzeiten. Unsere Standardprojekte, laufen ca. sechs Monate. In dieser Zeit erfolgt eine komplette Implementierung mit SAP, die Umsetzung kundenspezifischer Anforderungen und individueller Erweiterungen. Im Schnitt haben wir so 20 Projekte im Jahr.

Neben den externen Projekten haben wir auch eine interne Projektwelt. Die gesamte Zeiterfassung läuft über Blue Ant, somit haben wir auch Tätigkeiten, die nicht Kunden zugeordnet werden. Diese Tätigkeiten buchen wir auf Fachbereichs-Linienprojekte und versuchen im Großen und Ganzen, unsere Mitarbeiter nur zu 80 Prozent einzuplanen. Die anderen 20 Prozent werden dann für Supportfälle bestehender Kunden genutzt.

Welcher Weg führte Sie zu Blue Ant?

Der Hauptbeweggrund für die Einführung einer Multi-Projektmanagement-Software war das starke Wachstum des Unternehmens in den letzten Jahren. Mit der Anzahl der Mitarbeiter sind natürlich auch die Projekte gestiegen und irgendwann wurde die bis dahin existierende Excel-Lösung einfach zu unübersichtlich. Daraus entstand die Notwendigkeit, eine Multi-Projektmanagement-Software zu installieren. Mit solch einem Tool kann man die Engpässe beobachten, die Ressourcen überprüfen und besser einplanen. Wir konnten überprüfen, wo uns Geld durch Nachbuchungen von Zeiten, die nicht mehr in die Rechnungen kommen, verloren geht. Das ist schon sehr wichtig.

Herr Steinbrecher, warum haben Sie sich dann für Blue Ant entschieden?

Das Auswahlprocedere begann mit drei verschiedenen Software-Anbietern, die uns alle relativ gut gefallen haben. Ein ausschlaggebender Punkt für Blue Ant war die Schnittstelle zu SAP – da SAP unser Hauptgeschäft darstellt. Dazu kam dann, dass von dem einen Anbieter kein Angebot kam, wodurch dieser sofort ausgeschieden ist. Letztendlich hat uns aber die Oberfläche der Lösung und der Kontakt zu proventis so gut gefallen, dass wir uns schnell sicher waren, mit Blue Ant weiterzugehen. Auch die Möglichkeit des modularen Aufbaus passte in unsere Vorstellungen. So mussten wir nicht direkt mit einer Volllösung starten und konnten schrittweise vorgehen. So konnten wir erst das Zeiterfassungssystem und die Anwesenheit einführen, um danach langsam in die Projekte Einblick zu bekommen.

Wie verlief die Einführung der Software?

Mit der Vorplanung und der Auswahl haben wir drei Monate verbracht. Nach der Entscheidung für Blue Ant haben wir etwas länger gebraucht, um mit der Anwesenheit und der Zeiterfassung live zu gehen. Dann ging es mit dem Projektmanagement los. Zusammenfassend benötigten wir ein gutes Jahr, damit auch unsere Schnittstellen zu SAP programmiert und eingestellt waren.

 

Firmensitz der Dr. Lauterbach & Partner GmbH

Firmensitz der Dr. Lauterbach & Partner GmbH

Können Sie ein typisches Szenario nennen, bei dem der Einsatz von Blue Ant hilft?

Wir haben mit Blue Ant eine direkte Ressourcendarstellung der Vergangenheit und können überblicken, welcher Mitarbeiter wann was gemacht hat. In der hinterlegten Wissensdatenbank haben wir ein Ressourcenmanagement integriert, das genau zeigt, für welchen Bereich welcher Berater frei ist. Die prozentuale Verteilung gibt darüber einen guten Überblick. Das stellt das Gesamtbild unserer Projektlandschaft auf jeden Fall positiv dar.

Welche Systeme laufen bei der Dr. Lauterbach und Partner GmbH im Hintergrund und welche Schnittstellen waren erforderlich?

Wir haben unser Blue Ant so eingestellt, dass die Zeiten komplett in der Software von den Mitarbeitern erfasst werden. Die gesamte finanzielle Seite läuft allerdings mit SAP ab. Wir tracken von unseren Projektleitern also die Zeiten und geben diese dann frei. Die Rechnungen werden alle im SAP erstellt. Wir transportieren also über den Webservice die gebuchten Zeiten aus dem Export in SAP. Zurzeit läuft der Export zu SAP, wir sind aber gerade dabei, dass auch Service-Aufträge in SAP angelegt und dann zu Blue Ant gespielt werden. Zudem installieren wir gerade das Ticketsystem JIRA im Support. Die Schnittstelle soll also folgendermaßen laufen: Jira zu Blue Ant, Blue Ant zu SAP und auch andersherum.

Wie hoch schätzen Sie den administrativen Aufwand nach der Einrichtung?

Unser PMO ist permanent mit Blue Ant beschäftigt und plant Ressourcen sogar über die Projektleiter hinaus. Wir haben hier sozusagen die hoheitliche Planungsgewalt im Unternehmen, quasi eine Art Zentralplanung.

Welche Hauptfunktionalitäten nutzen Sie derzeit im Blue Ant?

Im Moment nutzen wir die Zeiterfassung, die Anwesenheits- und Abwesenheitsmeldung, das Projektmanagement, Portfolio und Programm sowie den Statusbericht als großes Werkzeug für die Steuerung der einzelnen Projekte. Zukünftig haben wir aber vor, auch Reisen und Belege anzugliedern, zudem soll die Wissensdatenbank weiter aufgebaut werden. Wir haben neue Mitarbeiter hinzubekommen, dadurch sollte sich der Prozess der Wissenserfassung herauskristallisieren und zum Standard werden. Um unsere Mitarbeiter mit Blue Ant vertraut zu machen, haben wir eine PowerPoint angelegt, die sich die Mitarbeiter als Vorinformation aneignen können. Dann werden sie einzeln oder in Gruppen geschult und langsam sensibilisiert. Danach haben die Kollegen nochmal zwei bis drei Wochen Zeit, um sich zu sammeln und danach im neuen Schulungstermin eventuelle Probleme und Fragen anzusprechen.

Wie verlief die Zusammenarbeit mit der proventis GmbH?

Die Zusammenarbeit mit proventis läuft super gut. Sobald wir ein Problem haben, gibt uns der Support sofort kompetente Antworten, ist sehr schnell und versucht, alle Probleme zu lösen.

Vielen Dank für das Gespräch, Herr Steinbrecher!

 

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