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Blue Ant Multiprojektmanagementsoftware im Einsatz bei Demag Cranes

»Blue Ant hat aus unserer Sicht alles, was man für die Unterstützung von Multi-Projektmanagement im Unternehmen benötigt.«

Die Demag Cranes & Components GmbH ist einer der weltweit führenden Anbieter von Industriekranen, Krankomponenten und Services der Marke Demag sowie von Hafentechnologie mit einem breiten Spektrum manueller, semi-automatisierter und automatisierter Lösungen. Demag Cranes & Components produziert in 16 Ländern auf fünf Kontinenten und ist mit seinem Vertriebs- und Servicenetz in mehr als 60 Ländern präsent.

Wir haben mit Frau Tarteret über die Einführung der Software in das Unternehmen gesprochen.

Frau Tarteret, welche Position haben Sie bei der Demag Cranes & Components GmbH und was sind Ihre Tätigkeitsbereiche?

Ich bin für den Bereich IT-Controlling in unserem Konzern tätig und übergreifend für das Thema Multi-Projektmanagement im IT-Bereich verantwortlich.

Wie sieht die Projektlandschaft innerhalb der Demag Cranes & Components GmbH aus?

Mit der Multi-Projektmanagementsoftware Blue Ant setzen wir seit April 2009 eine Vielzahl von Projekten, wie z.B. Infrastrukturprojekte oder Softwareprojekte um. Gewöhnlich beinhalten diese Projekte abteilungs-, bereichs- bzw. segmentübergreifende komplexe Aufgabenstellungen, umfassen mehr als 20 Manntage und / oder bedürfen einer Investitionsgröße von mehr als 50 TEUR. Kleinere Projekte mit mehr als 3 Manntagen, sogenannte Service Requests, aber auch unsere Wartungsprojekte (Tagesgeschäft) werden mit Blue Ant bewältigt.

Was war der Grund, eine Projektmanagement-Software bei der Demag Cranes & Components GmbH einzuführen?

Vor der Einführung gab es eine zu geringe Transparenz über Anzahl, Status, Abhängigkeiten und Dokumentation von IT-Projekten. Das traf besonders zu, wenn wir die Projekte segmentübergreifend betrachten wollten. Zudem gab es keine stringente, unternehmensweite Regelung für IT-Projekte. Diese mussten zunächst einheitlich definiert, die Vorgaben für das Reporting konkretisiert und die Anforderungen, die das Multi-Projektmanagementtool zur Unterstützung unserer Projekte haben sollte, festgelegt werden. Zu der Zeit konnten wir auch noch nicht auf ein unternehmensweites Projektportfolio zurückgreifen. Ebenso war eine effektive, übergreifende Steuerung der vorhandenen IT-Ressourcen nur bedingt möglich. Das haben wir jetzt mit Blue Ant in Angriff genommen.

Was war ausschlaggebend für die Entscheidung Blue Ant als Multi-Projektmanagement-Software zu nutzen?

Für uns war es wichtig, dass unsere Projektgenehmigungsprozesse durch die Software abgebildet werden. Wir wollten verschiedene Projektarten festlegen und die Möglichkeit nutzen, auf definierte Vorlagen bei der Neuanlage eines Projektes zuzugreifen. In Blue Ant können wir zum Beispiel Musterprojekte basierend auf dem unternehmensinternen Projektmanagement-Standard hinterlegen. Ich als Projektleiter kann diese dann um die jeweils für mein Projekt relevanten Daten und Punkte ergänzen. Darüber hinaus sollte die Software die Projektrisiken abbilden, Projektstatus und –phasen anzeigen, die Anlage von Projektaktivitäten inkl. Meilensteine sowie die Definition und Erstellung bestimmter Berichtsformate ermöglichen. Ebenso entscheidend bei der Auswahl waren für uns die Zeiterfassung, die Blue Ant bietet und die nützlichen Funktionen für unsere Ressourcenplanung. Jeder Mitarbeiter kann nun seine Abwesenheiten (Urlaube, etc.) planen bzw. den Genehmigungs-Workflow anstoßen, Servicezeiten erfassen und bei Bedarf auf ein Projekt buchen oder bei Teilzeit die grundsätzlich freien Tage hinterlegen. Weitere für uns wichtige Anforderungen an die Software waren die Abbildung des objektiven und subjektiven Projektfortschritts, die Fertigmeldung der Aktivitäten und die Aufwandsschätzung (Bottom up) sowie ein umfangreiches Supportangebot. Überzeugt hat uns zudem die Möglichkeit, eine (dem Preis-Leistungsverhältnis entsprechend) günstige Konzernlizenz zu erwerben.

Warum haben Sie sich für die Blue Ant-Enterprise-Lösung entschieden und wie haben Sie den Einführungsprozess begonnen?

Die Enterprise-Lösung ist für bis zu 1.000 Anwender geeignet, verfügt über umfassende Anpassungsmöglichkeiten in allen Masken und zusätzliche Schnittstellen in bestehende Systemlandschaften inkl. Webservices. Das war also genau das Richtige für unsere Belange. Mit der Einführung haben wir im April 2009 begonnen. Als Erstes haben wir einen ProjektShop bei uns durchgeführt, den die proventis bei einer Einführung anbietet. Unsere Projektleiter konnten dabei ihr Fach- und Methodenwissen auffrischen, erweitern und vor allen Dingen auf einen einheitlichen Stand bringen. Es folgten Blue Ant-Schulungen – hierbei entschieden wir uns für das Konzept „Train the Trainer“ - mit dem Ziel, ein Blue Ant-Kernteam in unserem Unternehmen aufzubauen, die ihr erworbenes Wissen an die anderen Mitarbeiter des Unternehmens weitergeben. Insgesamt hat es dann ein Jahr gedauert, bis die Software komplett eingeführt war.

Wie ist die Software bei den Mitarbeitern angekommen?

Wie so oft, wenn man versucht, etwas in einem so großen Unternehmen zu vereinheitlichen, stößt man auf einige Herausforderungen. In dem Einführungsjahr war von Seiten des Managements sehr viel Überzeugungsaufwand und auch etwas an Druck notwendig. Die Akzeptanz der Mitarbeiter wurde jedoch zunehmend größer, je mehr sich der anfängliche Mehraufwand in eine dauerhafte Entlastung umwandelte. Wir hoffen, dass sich die Arbeit mit Blue Ant weiterhin durchsetzt und wir die Nutzung der Software nicht nur auf einzelne Bereiche, sondern auch auf das gesamte Unternehmen ausweiten können.

Was hat sich seit der Nutzung von Blue Ant in der Projektarbeit verändert?

Wir haben ein gemeinsames Verständnis für softwaregestütztes Multi-Projektmanagement aufgebaut und ein konsequentes Arbeiten der Mitarbeiter mit nur einem System erreicht.

Wieso könnte Blue Ant Ihrer Meinung nach auch für andere Unternehmen gewinnbringend sein?

Blue Ant hat aus unserer Sicht alles, was man für die Unterstützung von Multi-Projektmanagement im Unternehmen benötigt: Die Software ist intuitiv zu handhaben und umfasst die gängigen Projektmanagement-Funktionen zu Termin- und Ressourcenplanung sowie Möglichkeiten zur Unterstützung des gesamten Projektlebenszyklus bis hin zur Abrechnung der erbrachten Leistungen. Mit Hilfe der Ressourcenplanung in Blue Ant hat das Management eine unternehmensweite, aktuelle Sicht auf die Mitarbeiterverfügbarkeit. Projektleiter erhalten mit Blue Ant wichtige Planungswerte mit zuverlässigen und aktuellen Daten. Blue Ant „erzwingt“ praktisch eine gewisse Planung und Methodik und die Erarbeitung einer gemeinsamen Wissensgrundlage. Eine weitere Stärke der Software ist, dass sie sich an firmenspezifische Belange anpasst und Anwenderwünsche bei der Weiterentwicklung der Software berücksichtigt werden. Aber auch die sehr gute Betreuung durch das Supportteam der proventis GmbH ist definitiv ein Plus.

Haben Sie eine persönliche Lieblingsfunktion?

Ja, für meine Arbeit finde ich die Übersicht über die Fertigstellung aller Projekte inkl. Aufwände im Menü Controlling überaus hilfreich.

Frau Tarteret, vielen Dank für das Gespräch!

 

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