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Gezielte Ressourcen- und Auslastungsplanung für alle Projekte - Blue Ant bei der conceptQ GmbH im Einsatz

(Kundenbericht von 2012)

»Blue Ant bietet für unsere Bedürfnisse genau die richtige Mischung an Funktionalitäten.«

 

Die conceptQ GmbH mit Sitz in Wolfsburg und Berlin ist ein qualitätsorientiertes IT-Beratungsunternehmen für Softwareindividuallösungen mit den Schwerpunkten methodische Beratung bzw. Anforderungsmanagement, Qualitätsmanagement und Prozessmanagement. Die Zielgruppe der conceptQ umfasst mittelständische Firmen und Konzerne in Deutschland und im angrenzenden Ausland. Das Unternehmen wurde 2002 gegründet und bedient heute mit über 100 ausgewiesenen Experten von der Projektanalyse über die Software-Entwicklung bis hin zum Service Management den gesamten Lifecycle von IT-Projekten. Der Fokus von conceptQ liegt auf einem extrem hohen Qualitätsanspruch, mit dem die anvertrauten Projekte umgesetzt werden. Seit nunmehr 10 Jahren bündelt conceptQ Erfahrung, Qualität und Methodik für den Projekterfolg ihrer Kunden.

Wir haben mit Karsten Wulfes, Geschäftsführer der conceptQ über die Einführung gesprochen.

Herr Wulfes welche Position haben Sie bei der conceptQ und welcher ist Ihr Tätigkeitsbereich?

Ich bin Geschäftsführer der conceptQ und gleichzeitig für das Thema Projektmanagement in unserem Hause verantwortlich.

Wie würden Sie die Projektlandschaft bei der conceptQ beschreiben?

Zum einen führen wir Projekte durch, in denen der Aufwand für Methodik und Beratung im Vordergrund steht, zum anderen werden Festpreisprojekte mit bis zu siebenstelligem Projektvolumen von uns umgesetzt. Genauso verhält es sich mit den für das jeweilige Projekt benötigten Ressourcen – es gibt Ein-Mann-Projekte über einen Zeitraum von 2 bis 4 Monaten, andere Projekte dauern bis zu einem Jahr und können bis zu 15 Mitarbeiter in Anspruch nehmen. Gerade haben wir ein sehr umfangreiches Beratungsprojekt für eine große Investmentfondgesellschaft abgeschlossen. Mit unserer Unterstützung wurden dort neue Technologien eingeführt und mobile Applikationen entwickelt, mit denen sich unser Kunde am Markt neu positionieren kann.

Welche Anforderungen gibt es in Ihrem Unternehmen an das Ressourcenmanagement?

Dadurch, dass wir sowohl Langläufer- als auch Kurzläuferprojekte haben, die sich in unterschiedlichen Phasen befinden, ist der Bedarf an ein professionelles Ressourcenmanagement sehr hoch. Wir möchten die Auslastung im eigenen Unternehmen auf einem guten Niveau halten, das heißt, dass die Mitarbeiter im besten Fall nicht überlastet sein sollen. Qualifizierte Ressourcen sind nach unserer Erfahrung jedoch begrenzt, wodurch eine punktgenaue Ressourcenplanung unerlässlich wird. Die Frage, wann eine Ressource wirklich wieder verfügbar ist und im nächsten Projekt eingeplant werden kann, ist für die Projektleiter in unserem Hause entscheidend und muss durch ein geeignetes Multi-Projektmanagementtool abgebildet werden.

Hatten Sie vor dem Einsatz von Blue Ant bereits ein anderes Projektmanagementtool?

Wir hatten eine eigene selbstentwickelte Lösung im Einsatz. Damit konnten aber nur Teilbereiche von dem abgedeckt werden, die wir heute mit Blue Ant abbilden können. Die damalige Lösung umfasste hauptsächlich die Arbeitszeiterfassung und die Projektabrechnung. Im Rahmen der Arbeitszeiterfassung konnten wir jedoch im Gegensatz zu heute die geleistete Arbeitszeit eines Projektmitgliedes nicht sofort einem Projekt oder Ticket zuordnen, den Fertigstellungsgrad erkennen und geschätzte Restaufwände im System erfassen. Uns fehlten auch die genaue Ressourcenplanung und die Auslastungsplanung. Mit Hilfe des Abwesenheitsmanagements in Blue Ant sind wir heute in der Lage, beispielsweise den internen Reservierungsprozess professionell zu unterstützen und Ressourcenengpässe sehr schnell zu identifizieren.

Was waren für Sie wichtige Kriterien bei der Auswahl einer neuen Projektmanagementsoftware?

Die neue Software sollte Funktionen beinhalten, die wir mit unserer selbst entwickelten Lösung bereits abbildeten. Neben den traditionellen Projektmanagementfunktionen wie Termin- und Ressourcenplanung waren wir auf der Suche nach einer Software, die den gesamten Projektlebenszyklus bis hin zur Abrechnung der erbrachten Leistungen unterstützt. Sie sollte mehr Funktionalitäten im Bereich Budgetplanung, Abwesenheitsverwaltung bieten und Controlling-Funktionen wie Zeit- und Kostenerfassung inkl. Berichtswesen beinhalten. Außerdem sollte die Darstellung von Aufwands- und Festpreisprojekten möglich sein.

Verfolgen Sie klassische oder agile Planungsansätze bei der Durchführung Ihrer Projekte?

Wir verfolgen beide Ansätze, das heißt, wir versuchen sie immer wieder zu kombinieren. Uns ist wichtig, dass eine gewisse Agilität vorhanden ist und doch möchten wir nicht komplett auf die klassischen Ansätze verzichten. Hier ist Blue Ant genau das richtige Werkzeug für uns. Die innovative Kombination von agilen und klassischen Planungsansätzen ermöglicht unserem Unternehmen eine einfache Optimierung der Multi-Projektlandschaft. Die Projektleiter entscheiden von Projektart zu Projektart, welchen Ansatz sie verwenden. Linientätigkeiten bilden wir zum Beispiel komplett in agilen Projekten ab. So können Abteilungsleiter mit Blue Ant projektähnliche Strukturen darstellen und für eine realistische Kapazitätsplanung in der Abteilung sorgen. Wir haben festgestellt, dass standardisierte Projektmanagement-Methoden zur Erhöhung der Arbeitseffizienz unserer Projekte und zur Senkung der Gesamtprojektkosten führen. Blue Ant unterstützt zahlreiche Variationen unterschiedlicher Methoden und Vorgehensweisen im Projektmanagement. Die Herausforderung liegt in einer sinnvollen Kombination der unterschiedlichen Werkzeuge. Wir versuchen immer mehr Teilaspekte der internen oder externen Leistungserbringung projektorientiert abzuwickeln und damit unser Multi-Projektmanagement auf das gesamte Unternehmen auszudehnen.

Was waren die entscheidenden Gründe Blue Ant in Ihrem Unternehmen einzuführen?

Viele der Gründe habe ich bereits genannt. Wir haben uns mehrere Projektmanagementlösungen angeschaut. Es gab im Prinzip einige Anbieter, die unsere Anforderungen erfüllten. Am Ende haben wir uns für Blue Ant entschieden, da die Anwendung übersichtlich aufgebaut und einfach in der Bedienung ist. Blue Ant bietet für unsere Bedürfnisse genau die richtige Mischung an Funktionalitäten. Durch die Rechtevergabe ist es möglich, jedem Mitarbeiter genau die Funktionen bereitzustellen, die er wirklich braucht. Ein gutes Preis-Leistungsverhältnis sowie ein passendes Support- und Schulungsangebot haben unsere Entscheidung untermauert.

Wie viele Mitarbeiter arbeiten momentan mit Blue Ant und wie viele Projekte laufen gleichzeitig?

Knapp 100 Mitarbeiter arbeiten derzeit mit Blue Ant. Im Moment setzen wir 30-35 parallel laufende Projekt unterschiedlichster Art und Größe um.

Wie war die Akzeptanz der Mitarbeiter bei der Einführung von Blue Ant?

Wenn man die Einführung von Blue Ant mit anderen Softwareeinführungen vergleicht, dann recht positiv. Im Prinzip gibt es ja bei Softwareeinführungen immer das gleiche Problem: Die Mitarbeiter müssen erst einmal davon überzeugt werden, dass es Sinn macht, eine Multi-Projektmanagementsoftware einzuführen. Wir, als Projektmanager, haben ein Kernteam aus Projektleitern zusammengestellt, die von Anfang an mit dem Gesamtumfang der Software betraut wurden. Das Team erhielt von proventis eine Intensivschulung. Hier wurde auch aus strategischer Sicht erläutert, was wir durch den Umgang mit der Software erreichen wollen. Durch Unterstützung von proventis haben wir entschieden, wie wir in der Einführung vorgehen und welche Rechte es für welche Rechtegruppen geben soll. Im Anschluss hat das Kernteam die anderen Mitarbeiter geschult. Von der Zeiterfassung bis hin zur Projektabrechnung ist die Vermittlung der Funktionen an die betreffenden Personen Stück für Stück vorangegangen.

Gab es durch die Einführung von Blue Ant auch neue Handlungsimpulse fürs Management?

Ja, unser Blick auf den Forecast in unserem Unternehmen hat sich verändert. Blue Ant unterstützt das Management beim Forecast und damit bei der Steuerung unserer Projekte. Wir erkennen jetzt schneller, wenn wir eine neue Richtung einschlagen müssen.

Herr Wulfes, vielen Dank für das Gespräch!

 

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