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Multi-Projekt- und Ressourcenmanagement mit Blue Ant

Dieser Beitrag basiert auf einem Gespräch mit Andreas Kleine, Leiter der Gruppe Organisations-/Effizienzmanagement („Betriebsorganisation“) beim Versicherungsverein des Bankgewerbes a.G. (BVV) über die schrittweise Einführung der MPM-Software Blue Ant.

Der BVV Versicherungsverein des Bankgewerbes a.G. (BVV): Altersversorgung für die Finanzwirtschaft

Der BVV bietet betriebliche Altersversorgung für die Finanzwirtschaft. Seit seiner Gründung im Jahre 1909 leistet das Unternehmen einen wesentlichen Beitrag zur Alters-, Invaliditäts- und Hinterbliebenenversorgung der Angestellten im Finanzbereich. Gemessen am verwalteten Vermögen ist der BVV Deutschlands größte Pensionskasse.
Wesentliche Kennzahlen zum Ende 2008 sind:

  • rund 680 Mitglieds- und Trägerunternehmen (unter anderem Bayerische Hypo- und Vereinsbank AG, Bundesverband deutscher Banken e.V., Commerzbank AG, Credit Suisse (Deutschland) AG, Deutsche Bank AG, Deutsche Börse AG)
  • rund 330.000 Versicherte
  • rund 91.000 Rentner
  • rund 20 Milliarden Euro verwaltetes Vermögen
  • im Branchenvergleich sehr geringer Betriebskostensatz von 1,8 Prozent (unter anderem durch hohen Automatisierungsgrad und effiziente Abläufe)

Wesentliche Eckdaten des Projektmanagements beim BVV

Beim BVV ist ein großer Teil der Mitarbeiter gelegentlich bis regelmäßig in Projekten tätig. Allein in 2008 wurden ca. 4.000 Personentage Projektarbeit in zum Teil 10 bis 20 zeitgleich laufenden Projekten und Studien geleistet. Dies entspricht über 18 Mannjahren. Einige Kolleginnen und Kollegen sind zeitgleich in mehreren Projekten tätig.

Um eine effiziente Projektabwicklung zu gewährleisten, ist es erforderlich, unternehmensweit gültige und einheitliche Rahmenbedingungen für das Projektmanagement zu etablieren. Dies erfolgte beim BVV in mehreren Schritten:

  • Ausgelöst durch größere Einzelprojekte (zum Beispiel Gründung der Unterstützungskasse) rückte das Thema Projektmanagement verstärkt seit etwa 1998 beim BVV in den Fokus; in diesem Zuge wurde auch der Einsatz von Projektmanagement-Software erstmals erprobt.
  • In 2002 wurde ein verbindlicher Projektmanagement-Leitfaden erarbeitet und in den darauf folgenden Jahren kontinuierlich weiterentwickelt. Zusätzlich werden den Projektleitern seitdem entsprechende Dokumentvorlagen rund um das Projektmanagement als Hilfsmittel bereitgestellt (zum Beispiel für Projektauftrag und Change Request). Primär ging es dabei zunächst um die effizientere Abwicklung von einzelnen größeren Projekten.
  • Im Zuge der zunehmenden Parallelität und Komplexität von Projekten und der zunehmenden Projektbelastung durch neue Geschäftsfelder (zum Beispiel Fremdrentenverwaltung und Pensionsfonds) sowie externe Einflüsse (insbesondere termingerechte und umfassende Umsetzung gesetzlicher und aufsichtsrechtlicher Anforderungen) rückte das Thema Multiprojektmanagement immer mehr beim BVV in den Fokus. Deshalb wurde in 2006 ein Multiprojektsteuerungsgremium im BVV etabliert, das einmal monatlich die Abstimmung des gesamten Studien- und Projektportfolios vornimmt.
  • Gezielte, regelmäßige und flächendeckende Ausbildungsmaßnahmen zum Projektmanagement fördern seit 2007 ein einheitliches Projektverständnis und eine einheitliche Vorgehensweise bei Projektmitarbeitern, Projektleitern und Führungskräften.

Einsatz der Multiprojektmanagement-Software Blue Ant beim BVV

Bereits in 2002 wurde klar, dass der BVV eine Projektmanagement-Software benötigt, die nicht nur mehrbenutzerfähig ist, sondern ein projekt- und abteilungsübergreifendes Multiprojekt- und Ressourcenmanagement ermöglicht. Nach einem entsprechenden Auswahlprozess wurde Blue Ant beim BVV eingeführt und sukzessive für die Planung von einzelnen Projekten genutzt.

Herausforderung für die nächsten Jahre war es, mehrere planerische „Insellösungen“ abzulösen und Blue Ant verbindlich zum einheitlichen Tool für die Projektplanung und Ressourcensteuerung zu etablieren, was erfolgreich gelungen ist. Maßgeblich dazu beigetragen hat die enge Zusammenarbeit mit proventis, wodurch das Tool kontinuierlich – auch anhand der Belange des BVV – weiterentwickelt wurde.

Heute wird Blue Ant unternehmensweit nicht nur zur Planung und Steuerung des kompletten Projektportfolios eingesetzt, sondern auch zur Abwicklung des Anforderungsmanagements für Softwareverbesserungen („Wartungs- und Versionsmanagement“). Darüber hinaus nutzen immer mehr Abteilungen Blue Ant zur Planung und Steuerung des laufenden Betriebes.

BVV-weite einheitliche Kostensätze (seit 2007 drei Ressourcengruppen auf Vollkostenbasis) führen zu einheitlichen und vergleichbaren Projektkalkulationen beziehungsweise Business Cases und sind fest in Blue Ant hinterlegt.

Erfasste Projektzeiten dienen seit 2007 auch als Referenzwerte für zukünftige Projekte und die Kapazitätsbemessung der Gruppen/Abteilungen.

Effiziente Ressourcensteuerung bei der BVV

Sehr beliebt bei den Projektleitern ist die Funktionalität der so genannten „simulierten Ressourcen“. Damit kann der Projektleiter bereits in einer sehr frühen Phase der Projektplanung feststellen, ob und in welchem Umfang die potenziellen Projektmitarbeiter für die anstehenden Projektaktivitäten zur Verfügung stehen, das heißt es können die Ressourcenauslastungen und Abwesenheiten der potenziellen Projektmitarbeiter eingesehen und die Einplanung in das eigene Projekt schnell und unkompliziert simuliert werden. Sobald die Planung zur Zufriedenheit des Projektleiters simuliert ist, kann er auf Knopfdruck die Ressourcenbeantragung der Projektmitarbeiter beim Vorgesetzten über einen entsprechenden Workflow veranlassen.

Seit der Blue Ant Version 6.0, die in 2008 eingeführt wurde, erfolgt beim BVV zudem über Blue Ant eine sehr effiziente Ressourcensteuerung über alle Mitarbeiter und Projekte: Über den Blue Ant Workflow „Reservierungsplan“ stimmen sich die Projektleiter und die disziplinarischen Vorgesetzten der Projektmitarbeiter einmal monatlich verbindlich über den Ressourceneinsatz für alle Projekte ab. Dabei wird der ursprünglich über den Projektauftrag genehmigte Projekteinsatz der einzelnen Projektmitglieder auf Basis des jeweils aktuellen Projektplans durch eine entsprechende Funktion in Blue Ant „auf Knopfdruck“ durch den Projektleiter fortgeschrieben. Planveränderungen werden so mit minimalem Aufwand transparent gemacht und als Abstimmungsbasis über einen entsprechenden Workflow den disziplinarisch Vorgesetzten auf Monatsbasis zugestellt. Sowohl ein „verbindlicher Bereich“ für die nächsten drei Monate als auch ein „optionaler Bereich“ für weitere drei Monate werden dabei automatisiert gemeldet. Dadurch ergibt sich der Vorteil für den Projektleiter, Ressourcenanfragen und -genehmigungen einfacher als bisher zu aktualisieren und damit mehr Planungssicherheit zu gewinnen. Der Vorgesetzte erhält stets einen aktuellen Überblick über den geplanten Ressourceneinsatz der ihm zugeordneten Mitarbeiter und eine monatliche Bearbeitungsübersicht, um auf dieser Grundlage Ressourcenengpässe bei seinen Mitarbeitern erkennen und klären zu können.

Einfache Projektsteuerung durch aktuelle Kennzahlen

Im Zuge der Projektberichterstattung an den jeweiligen Lenkungsausschuss stehen über Blue Ant die erforderlichen Projektkennzahlen stets in Echtzeit zur Verfügung; Planerfüllung und Planabweichungen können über sinnvolle Projektsteuerungs- und Controllingsichten schnell vom Projektleiter erkannt werden und dienen als Grundlage für die erforderlichen Abstimmungsgespräche mit dem Projektteam.

Über die Funktion „Basisplan“ sichern sich die Projektleiter mehrere Planungsstände (insbesondere den Stand zu Projektstart und dann nach jedem Change Request) und berichten regelmäßig im Projektlenkungsausschuss über Abweichungen. Diese Projektsteuerungsmöglichkeiten erlangten in den letzten beiden Jahren bei den Projektleitern zunehmende Beliebtheit, so dass die vorher oft vorhandene separate „Projektbuchführung“ damit fast vollständig verschwunden ist.

Fazit und Ausblick

Multiprojekt-/Ressourcenmanagement ist beim BVV nur über ein Tool sinnvoll und umfassend möglich, das

  • alle Studien-/Projekte zentral vorhält (inkl. Wartungsmanagement),
  • alle Mitarbeiter (Interne und Externe) in einem Ressourcenpool enthält,
  • sinnvolle Informations- und Freigabeworkflows zur Verfügung stellt und
  • eine Gesamtsicht sowie Auswertungsmöglichkeiten auf das gesamte Studien-/
    Projektportfolio ermöglicht.

 

Blue Ant deckt diese Anforderungen des BVV ab und bietet zusätzlichen Nutzen, zum Beispiel Abwicklung des Wartungs- und Versionsmanagements im Zuge der Softwareentwicklung.
ABER: Die Implementierung des Tools allein bringt noch keinen Mehrwert. Erst durch entsprechende organisatorische Rahmenbedingungen (insbesondere zum einheitlichen Projektmanagement) sowie flankierende und flächendeckende Schulungs-/Coachingmaßnahmen wird der Nutzen des Tools Blue Ant voll ausgeschöpft.
Der BVV wird die eingeschlagene Richtung weiter vertiefen und ist schon gespannt auf die Neuerungen in der Blue Ant Version 7.x.

Wir danken Andreas Kleine, Leiter der Gruppe Organisations-/Effizienzmanagement („Betriebsorganisation“) beim BVV für das Gespräch.

 

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