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Berliner Verkehrsbetriebe (BVG) steuern Projekte und Ressourcen mit Blue Ant

Seit fast zwei Jahren gehört Blue Ant zum Arbeitsalltag der Abteilung Fahrzeugtechnik, Arbeitsvorbereitung und Logistik. Wir haben mit Stefan Kärgel, Sachgebietsleiter bei den Berliner Verkehrsbetrieben und verantwortlich für die Einführung von Blue Ant, über seine Erfahrungen seit der Implementierung gesprochen.

(Anm.: Stefan Kärgel, Verantwortlicher für die Einführung von Blue Ant, hat mit dem IV. Quartal 2008 das Unternehmen verlassen.)

Die Berliner Verkehrsbetriebe (BVG)

Die Berliner Verkehrsbetriebe (BVG) sind eine Anstalt öffentlichen Rechts (AÖR). Sie ist der größte Anbieter Öffentlichen Personennahverkehrs (ÖPNV) in Deutschland. Insgesamt stellt die BVG eine Verkehrsfläche zur Verfügung, die größer ist als die von Frankfurt, Stuttgart und München zusammen. Die neun Linien in Berlin leisten mit 1.266 U-Bahnwagen rund 125 Millionen Kilometer im Jahr.

Der Bereich Fahrzeugtechnik, Arbeitsvorbereitung und Logistik

Der Bereich Fahrzeugtechnik, als eigenes Sachgebiet innerhalb der Abteilung U-Bahn-Fahrzeuge, gehört der Organisationseinheit U-Bahn an und hat die Projektmanagementsoftware Blue Ant im Einsatz. Dieser Bereich verantwortet die Instandhaltung und Erneuerung der rund 1.266 Wagen der Berliner U-Bahn. Die besondere Herausforderung besteht in der Komplexität dieser Aufgabe, da in Berlin 16 verschiedene Fahrzeug-Serien parallel im Einsatz sind.
Zentrale Aufgabe des Sachgebietes »Fahrzeugtechnik« ist die Erstellung von Vorgaben für die Instandhaltung der einzelnen Bahnen, die durchschnittlich 40 bis 60 Jahre im Einsatz sind und daher einem ständigen Instandhaltungs- und Erneuerungsprozess unterliegen. Dipl. Ing. Stefan Kärgel, verantwortlich für die Einführung von Blue Ant, unterliegt die Koordination der drei Bereiche Fahrzeugtechnik, Arbeitsvorbereitung und Logistik. Dazu gehören die Planung sowie die Umsetzung von Neuerungen und Anpassungen der Vorgaben, die unter anderem auf aktuellen Sicherheitserkenntnissen, Vorschriften und technischen Innovationen beruhen.

Ohne Transparenz weder optimale Ressourcenauslastung noch Planungssicherheit

Ausschlaggebend für die Suche nach einer Lösung wie Blue Ant war eine eingeschränkte Transparenz im gesamten Bereich der Fahrzeugtechnik. »Wie viele Ressourcen in der Fahrzeugtechnik gebunden sind, ist vorher immer unter den Tisch gefallen«, so Stefan Kärgel. Neben der fehlenden Klarheit der tatsächlichen Ressourcenbindung, konnten Durchlaufzeiten für bestimmte Änderungen an Fahrzeugen nur ungenügend ermittelt werden. Es fehlte der Überblick über den Stand einzelner Aufgaben in der Abteilung. Detaillierte Planungen waren damit stark eingeschränkt. Gründe für auftretende Zeitverzögerungen einzelner Vorhaben konnten nicht detailliert belegt werden, da es keine einheitliche Kommunikationsplattform gab. In der Folge war die Informationsaufbereitung im Rahmen des Reportings in Richtung nächsthöherer Führungsebene mit einem hohen Aufwand verbunden. Dies führte zu erschwerten Bedingungen für den Planungsprozess sowie enormen Zeitverlusten bei spontanen Steuerungstätigkeiten. Eine Projektzuordnung war für die Beteiligten teilweise nicht möglich bzw. nicht transparent. Aktuelle Anforderungen sowie die Bearbeitung dieser waren durch erneutes Verplanen nicht vollständig nachvollziehbar. Das Arbeiten an mehreren Standorten in Berlin erschwerte zudem die Kommunikation. Eine wirtschaftlich effiziente Steuerung von Aufgaben und Projekten war unter diesen Gegebenheiten nur schwer möglich. »Dieser Blindflug machte es zwingend notwendig, eine Lösung zu finden«, so Stefan Kärgel.

Eine Lösung für viele Probleme

Folgende Anforderungen wurden an ein unterstützendes System formuliert, um die beschriebenen Probleme im Bereich Fahrzeugtechnik der BVG zu lösen.

  • Webbasiertheit, da die unterschiedlichen Standorte in Berlin über eine Software verbunden werden sollten
  • Geringe Anforderung an die Einführungslernkurve und dadurch eine schnelle Akzeptanz
  • Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement sowie Erfassung der Arbeitszeiten sollten integriert sein
  • Einfache Fakturierbarkeit der Aufwände möglich
  • Verwaltung von Aufgaben möglich
  • Alle Anforderungen in einem System verbunden, möglichst keine Zusatzanwendungen nötig

Nach einiger Recherche schien es, als ob diese zahlreichen Anforderungen nicht in einer Anwendung vereint werden konnten. So gab es zunächst die Überlegung, eine Lösung die alle Anforderungen beinhaltet entwickeln zu lassen.
Da die »Änderungsmitteilungen«, die zur Abarbeitung der notwendigen Änderungen initiiert werden, jedoch projektähnliche Strukturen wie

  • Anfang/Ende
  • Ressourcen
  • Budget
  • Qualität
  • Einzigartigkeit


aufweisen und Blue Ant die Möglichkeit bietet, Aufgaben zu verwalten, war schnell klar, dass die Probleme mit der Projektmanagementsoftware Blue Ant zu lösen waren.
Die »Änderungsmitteilungen« , mit denen der gesamte Prozess der Veränderung von organisatorischen Abläufen und technischen Begebenheiten für U-Bahn Fahrzeuge unter Berücksichtigung der Arbeitsumstände verwaltet wird, haben zudem teilweise wiederkehrende Strukturen. Damit konnte das Blue-Ant-Vorlagenmanagement für Projekte und Aktivitäten genutzt werden. Der Blue-Ant-Forecast ermöglicht die notwendige Auslastungsvorschau in den einzelnen Ressourcen. Durchlaufzeiten von Aufgaben können mit Blue Ant erfasst werden und liefern damit wichtige Kennzahlen für das interne QM-System. Damit lassen sich Verantwortlichkeiten festlegen und vor allem nach außen belegen, warum bestimmte Aufgaben nicht erledigt werden können bzw. länger dauern werden.
Blue Ant überzeugte den Bereich Fahrzeugtechnik von einer Neustrukturierung seiner internen Prozesse. Neben den »Änderungsmitteilungen« können nun auch andere, größere Projekte mit Blue Ant abgebildet werden.

Gute Transparenz, schlechte Transparenz

»Von problemlos kann ich nicht sprechen«, beantwortet Herr Kärgel die Frage nach dem Verlauf der Einführung. »Das ist aber bei den vorhandenen Strukturen sowie der Art und Weise, wie und von wem die Einführung der Software initiiert wurde, kein Wunder«, so Kärgel weiter. »Der interne Umlernprozess hat fast zwei Jahre gedauert. Mittlerweile ist Blue Ant jedoch ein verbindender Arbeitsbestandteil, den die Beteiligten wie selbstverständlich nutzen. Die Leistung und Energie, die wir anfangs investiert haben, bekommen wir jetzt spürbar zurück«, freut sich Stefan Kärgel.
Während der Einführung gab es auf fast allen Ebenen Widerstand, obwohl der Einarbeitungsaufwand in Blue Ant nicht sehr hoch ist. »Nicht die Leistungskurve, sondern die Akzeptanzkurve war das Problem. Da kann die Software noch so gut sein. Denn einerseits wollten wir mehr Transparenz erreichen, andererseits war sie gefürchtet, da sie von vielen als ein Mehr an Kontrolle interpretiert wurde. Da wir aber mit immer weniger Mitarbeitern immer mehr Aufgaben zu bewältigen hatten, war der Einsatz eines solchen Tools sinnvoll. Nur durch ein Mehr an Transparenz konnte eine optimale Auslastung erreicht werden und das hat am Ende fast alle überzeugt«, fasst Stefan Kärgel den Einführungsprozess rückblickend zusammen. Die anfängliche Angst vor der Transparenz – vor allem auf der Mitarbeiterseite – wich, nachdem die Mitarbeiter die positiven Aspekte des Einsatzes von Blue Ant für ihr eigenes Arbeitsumfeld erkannten.
Es wurden beispielhaft Projekte und Konzepte entwickelt, die auf andere Projekte übertragen werden konnten. Mittlerweile werden 85% aller Aufgaben der Abteilung über Projekte oder projekthafte Aufgaben in Blue Ant verwaltet. Es ist geplant, die 40 Mitarbeiter, die aktuell mit Blue Ant arbeiten, in den nächsten Jahren auf 70 bis 80 Personen aufzustocken.

Einfacher berichten, entscheiden und lernen mit Blue Ant

Insbesondere auf den regelmäßigen Treffen der Gruppenleiter aus den verschiedenen Bereichen des Sachgebietes wird der Nutzen von Blue Ant offensichtlich. Hier verwenden Herr Kärgel und seine Projektleiter die konfigurierbaren Berichte von Blue Ant, um über den aktuellen Stand der einzelnen Änderungen zu berichten, die Ressourcenbindung und die Auslastung in den einzelnen Projekten aufzuzeigen und ggf. neue Ressourcen einzustellen.
Die gesammelten Daten in Blue Ant erleichtern damit insbesondere die Entscheidungsfindung. Themen, wie beispielsweise Terminfristen von wichtigen Aktivitäten oder der Stand der einzelnen Aufgaben, können ohne Umwege besprochen werden. »Blue Ant hat sich bei diesen Treffen eingebürgert, so dass das eine oder andere Problem nun meist frühzeitig erkannt und behoben werden kann. Das war vorher nicht selbstverständlich. Auch die Überlastungen der Mitarbeiter können ohne Rechercheaufwand aufgedeckt und besprochen werden. Für die Mitarbeiter ein klarer Pluspunkt und für Blue Ant ein Akzeptanzvorteil«, freut sich Stefan Kärgel.
Blue Ant dient – wie erhofft – dem Sachgebiet als Planungs- und Steuerungselement. Missstände, wie zum Beispiel Fristenüberschreitungen, werden dank Blue Ant früher erkannt. Dadurch lassen sich zeitnah effektive Gegenmaßnahmen initiieren. »Es wurde einfach schnell sichtbar, dass die Organisation mit dem Einsatz von Blue Ant besser funktioniert«, resümiert Stefan Kärgel. Die entstandene Transparenz ermöglicht es zudem, Kapazitäten voll auszunutzen. So können heute Aufgaben von einem Bereich in einen anderen gegeben werden, wenn dort freie Ressourcen zur Verfügung stehen. Dem kulturellen Lerneffekt, der durch den Einsatz von Blue Ant erzielt worden ist, misst Herr Kärgel jedoch einen ebenso hohen Stellenwert zu.

Zweifler überzeugt

Der Sachgebietsleiter Stefan Kärgel hat es mit viel persönlichem Einsatz geschafft, Zweifler in den eigenen Reihen zu überzeugen, indem er die Vorteile vorhandener Transparenz aufgezeigt hat und schnelle Ergebnisse lieferte. Mit Blue Ant besitzt er heute ein Werkzeug, das ihm Fakten für seine Entscheidungen liefert und gleichzeitig die Mitarbeiter bei der eigenen Planung unterstützt. »Die Effizienz steigern kann Blue Ant auch nicht. Das Potential liegt vielmehr in der Optimierung von Prozessen, die Blue Ant aufzeigen kann. Mit dem erlangten Wissen sind Änderungen möglich und Prozesse können optimiert werden. Wenn wir heute ein Projekt oder eine Aufgabe beginnen, ist Blue Ant Bestandteil dieser Arbeit«, so Stefan Kärgel.

Warum Blue Ant?

»Ich habe nicht viele Lösungen gefunden, die den notwendigen Kriterien entsprochen haben. Die funktionale Mischung in Blue Ant war letztendlich ausschlaggebend, da sie mir die Steuerung aus einer Hand ermöglicht«, begründet Stefan Kärgel die Wahl für Blue Ant. Blue Ant erfüllte die zentralen Anforderungen an eine Lösung. Entscheidend war jedoch, dass mit Blue Ant nicht nur Projekte, sondern auch Aufgaben verwaltet werden können. Blue Ant hat es geschafft, standortübergreifend Aufgaben und Projekte zu verbinden, den Austausch von Daten zu erleichtern und damit die Transparenz und die Planungssicherheit zu erhöhen.
»Gemeinsam mit der proventis ist es uns gelungen, die notwendigen Änderungen in die Prozesse und Aufgaben des Bereiches Fahrzeugtechnik zu etablieren. Die proventis hat sich dabei als Lösungsanbieter erwiesen, der Blue Ant nicht nur entwickelt und vertreibt, sondern sich auch für die erfolgreiche Integration in die Prozesse unseres Bereiches engagiert hat. proventis hat gemeinsam mit uns kontinuierlich nach Lösungen gesucht, was sich nicht zuletzt in der hervorragenden Betreuung durch die Support-Abteilung zeigt. So werden auch in den regelmäßig erscheinenden Updates Kundenwünsche integriert, die die Anforderung aus den jeweiligen Bereichen weiter erleichtern«, fasst Stefan Kärgel die bisherige Zusammenarbeit mit der proventis zusammen.
Den ersten Tipp für einen möglichen Lösungsanbieter bekam Stefan Kärgel von einem bestehenden Blue-Ant-Anwender. Nach der Evaluierung sowie einer dreimonatigen Monate Pilotphase, in der im Echtbetrieb das Projekt- und Ressourcenmanagement getestet werden konnten, wurde 2005 eine ASP-Lösung mit 40 Lizenzen aufgesetzt. Seit Anfang 2006, so Kärgel, gehört Blue Ant nun zum normalen Arbeitsalltag.

Über Dipl. Ing. Stefan Kärgel

Stefan Kärgel, Jahrgang 1964, hat von 1986 bis 1990 Informationselektroniker bei der BVG gelernt. Nach mehrjähriger Tätigkeit in der Instandsetzung elektronischer Baugruppen, in der Projektierung und im Entwurf von elektronischen Komponenten sowie in der Steuerung für schienengebundene Fahzeuge, folgte ein Studium der Wirtschaftsinformatik begleitend zu der Teilnahme an einem Traineeprogramm der Abteilung U-Bahn-Fahrzeuge. Nach Beendigung des Studiums erfolgte 2001 ein Wechsel zum Beiersdorf Konzern, in dem sein Hauptaufgabengebiet die Projektierung und Projektleitung in der Entwicklung eines Produktions - und Informationssystems zur Erfassung und Auswertung produktionsnaher Prozesse unter Einbindung aller angrenzenden Fremdsysteme bestand, bevor Kärgel Mitte 2004 zurück zur BVG wechselt. Anschließend übernahm er dort aufgrund einer umfangreichen Organisationsveränderung das neu gegründete Sachgebiet „Fertigungstechnik und Logistik“. Neben den strukturellen und organisatorischen Anpassungen veranlasste er in seinen Verantwortungsbereichen die Einführung eines PM-und eines DMS-Systems.

 

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