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Warum Multi- Projektmanagement?

Mit der Anzahl an parallel-laufenden Projekten steigt der administrative Aufwand. Im Grunde ist dies vergleichbar mit dem Straßenverkehr:

Ein Auto in der Stadt bedeutet kein Problem. Selbst wenn der Fahrer kein Profi ist und sich beispielsweise häufig verfährt, es gibt genügend Platz auf den Straßen und man kann auch mal abrupt wenden.

Diese Idylle findet ihr jähes Ende, wenn sich die Stadt immer weiter mit Autos füllt. Hier führen Unachtsamkeit einzelner Fahrer schnell zu langen Staus und Folgeunfällen. Aus diesem Grund gibt es eine Straßenverkehrsordnung, die Regelung, die das gemeinsame Miteinander der Fahrzeuge dokumentiert. Allerdings reichen Regelungen alleine nicht aus. Zu groß wäre die Gefahr, dass diese in der Praxis nicht zur Anwendung kommen. Der Straßenverkehr kann aber nur funktionieren, wenn sich alle an einheitliche Regeln halten.

Aus diesem Grunde gibt es die Verkehrspolizei, die Regelverstöße ahnden. Nur so lässt sich ein reibungsarmer Verkehr in der Rush-Hour gewährleisten.

Exakt genauso verhält es sich mit Projekten. Führt man nur ein einziges Projekt aus, lassen sich die Dinge etwas lockerer angehen. Mit zunehmender Projektdichte führen schlechte Planung und/oder Steuerung allerdings nicht nur zu Problemen in einem Projekt. Tatsächlich kollidieren auf diese Art und Weise gleich mehrere Projekte. Ursache liegt in der Nutzung gemeinsamer Ressourcen und den inhaltlichen Abhängigkeiten von Projekten untereinander.

Umso wichtiger, dass alle Projekte nach den gleichen Prinzipien und Regeln geplant und gesteuert werden. Diese Prinzipien finden sich im sogenannten Projektmanagement-Leitfaden wieder. Dieser stellt quasi die Straßenverkehrsordnung des Projektmanagement dar. Die dazugehörige Verkehrspolizei findet sich im Projektmanagement-Office (kurz: PMO) in der Regel wieder. Nur diese Kombination stellt sicher, dass Projektmanagement-Methoden einheitlich gelebt werden.

Multi-Projektmanagement ist die Bereitstellung der einheitlichen Infrastruktur für alle Projekte. Dazu gehören Regeln, Prozesse und nicht zu vergessen Kontroll-Instanz – das PMO!

Damit Multi-Projektmanagement seine volle Energie entfalten kann, sollten alle Akteure die Methoden und Prozesse beherrschen und auch anwenden.

Das beginnt bereits in der Initiierungsphase eines Projektes, in der es eben nicht ausreicht, eine gute Idee stichpunktartig zu skizzieren und damit sofort in Umsetzung zu schreiten. Vielmehr sollte der Aufklärungsprozess ernsthaft umgesetzt werden und als Grundlage einer sinnvollen Planung dienen. Diese wiederum sollte im Rahmen der Projekt-Priorisierung genutzt werden, um entscheiden zu können, ob dieses Projekt überhaupt eine Chance auf Erfolg hat.

Hierfür ist ein stabiler Projekt-Initiierungsprozess notwendig, sowie eine robuste Kontroll-Instanz, die keine U-Boot-Projekte durchlassen.

Im nächsten Beitrag wird es daher um die Multi-Projektmanagement-Instanz gehen!

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