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Stakeholder und Umfeldanalyse

Bei der Umsetzung eines Projektes ist es nicht nur wichtig sich um die Planung und Steuerung zu kümmern – ein wichtiger Erfolgsbaustein des Projektmanagements ist die Kommunikation. Wichtiger noch: Wie man die Kommunikation organisiert. Dabei geht es nicht um die nach Innen und damit in Richtung Team gerichtete Kommunikation, sondern auch und insbesondere die in das Projektumfeld gerichtete Kommunikation.

Hierzu gehören natürlich der Auftraggeber und die Mitglieder des Lenkungsausschusses. Allerdings können auch betroffene Personenkreise außerhalt dieser Gruppe das Projekt schädigen. Behält man diesen Faktor nicht im Kopf, kann das Projekt völlig unvorbereitet in ein schwieriges Fahrwasser geraten.

Aus diesem Grund sollte man sich mit allen Stakeholdern eines Projektes zumindest einmal beschäftigen und diese ggf. in die Kommunikationsstrategie miteinbinden. Ansonsten könnte es passieren, dass diese später dem Projekt in die Quere kommen.

Wie bestimmt man nun die Stakeholder und die ggf. notwendige Kommunikationsstrategie?

Als erstes sollte man sich ein Flipchart nehmen und sich mit seinen Team zusammensetzen. Folgende Fragen sollten besprochen werden: Wer ist von den Ergebnissen des Projekts direkt betroffen? Wer indirekt?

Im nächsten Schritt bestimmt man nun den Einflussgrad dieser Akteure auf das Projekt. Dazu zieht man einfach eine Verbindungslinie vom betreffenden Personenkreis in die Mitte zum Projekttitel. Je nachdem wir das Team den Einfluss einschätzt modelliert ihr eine schwache oder eine kräftige oder eben sehr kräftige Linie. Am Ende entsteht eine Visualisierung der Machtverhältnisse. Das ist sehr wichtig, um spätere Kommunikationsstrategien besser ausrichten zu können.

Im nächsten Schritt muss die Frage beantwortet werden, welche Grundeinstellung die einzelnen Stakeholder zu dem geplanten Projekt haben. Sind diese Pro, Contra oder Neutral? Am besten ist es, dieses durch ein Plus- oder Minuszeichen am jeweiligen Stakeholder auf dem Flipchart zu visualisieren.

Nun kann man gut erkennen, ob das Machtverhältnis ausbalanciert ist, oder eher die Pro- oder die Contra-Seite überwiegt.

Wurden alle Stakeholder mit einem Minus versehen, ist das auch eine wichtige Erkenntnis. Dieses Projekt will dann wohl im Grunde keiner. Diese „politischen“ Projekte zehren ziemlich an den Nerven. Umso besser für das eigene Seelenwohl, zu wissen, dass hier ein starkes emotionales Engagement nicht angebracht ist.

Nun solltet ihr im letzten Schritt überlegen, wie man die subjektiv geprägten Einschätzungen, insbesondere hinsichtlich der Contra-Seite, überprüfen kann. Hierfür sind in der Regel Gespräche notwendig.

Generell sollten natürlich alle Stakeholder in die Projektkommunikation eingebunden werden. Das stellt sicher, dass sich alle informiert und mitgenommen fühlen. Allerdings sollte man sich auf die Kommunikation in Richtung der pessimistischen Stakeholder konzentrieren. Letztlich können diese bei starkem Machteinfluss das Projekt zum Scheitern bringen.

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