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Der Projektstrukturplan (PSP)

Der Projektstrukturplan (PSP)

Der erste Schritt im Rahmen einer Projektplanung besteht darin, die notwendigen Arbeitspakete aus den Projektanforderungen abzuleiten. Um die Ableitung von Arbeitspaketen so einfach wie möglich zu gestalten, wird gerne auf ein strukturiertes Brainstorming zurückgegriffen. Projektleiter und jeder an der Projektplanung Projektbeteiligte kann seinen Beitrag zusteuern. Moderiert wird das Ganze jedoch entlang einer vorgegebenen Struktur.

Projektstrukturplan im Projektmanagement - Was ist das?

Zunächst ist zu klären, was mit Strukturvorgabe gemeint ist: Die Idee besteht darin, das Projektziel in Teilaspekte wie z. B. Teilziele oder Anforderungen herunterzubrechen. Je nachdem wie ausführlich der Auftragsklärungsprozess war, existieren ggf. bereits fachliche Spezifikationen, die in die richtige Richtung zeigen. Wenn nicht, sollten die Anforderungen detailliert formuliert werden. Hierbei muss nicht alles gleich und sofort klar sein. Möchte man einen Strukturplan erstellen, so unterliegt auch dieser Projektprozess einem Zyklus der schrittweisen Verfeinerung,

Wie wird ein Projektstrukturplan aufgebaut?

Wesentlich ist jedoch der Einstieg in die Struktur. Gibt es keine klaren Vorgaben aus dem Projektziel, so wird in der Praxis gerne zu sogenannten »Meta-Überschriften« gegriffen, also Überschriften, die so allgemein gehalten sind, dass sie fast immer passen.

Projektstrukturplan Beispiel: An dieser Stelle wird nochmal an das Beispielprojekt »Wohnzimmer verschönern« im Beitrag Auftragsklärung erinnert. Die in diesem Beispiel erwähnten Projektgegenstände wie Wand, Fußboden, usw. könnten die Überschriften für eine erste Gliederung des Projektes sein. Diese Überschriften werden nun im nächsten Schritt verfeinert. Dabei stellt sich immer die Frage, was notwendig ist, um diesen Teilaspekt des Projektes umzusetzen.

Für die Wand wären das beispielsweise die Aktivitäten »Alte Tapete entfernen«, »Wand grundieren« und »Neue Tapete ankleben«.

Damit wird eine neue Unterebene geschaffen und die Projekte werden detailliert. Dieser Schritt wird dann auf einer neu geschaffenen Ebene fortsetzt, indem beispielsweise der Punkt »Tapete entfernen« weiter untergliedert wird.

Um eine alternative Projektstruktur zu erhalten, wird das »Wohnzimmerprojekt« mit Hilfe von Meta-Überschriften gegliedert:

Vorbereitung / Durchführung / Abschluss

Der Vorteil an dieser Gliederung ist, dass diese Begriffe so ziemlich für alle Projekte und evtl. auch in einen Projektplan passen. Einen solchen »Projektplan« dem Arbeitgeber vorzustellen wäre wahrscheinlich unzureichend, aber es ist ein Anfang. Besser ist es, wenn auch diese Überschriften weiter heruntergebrochen werden. Als Ergebnis erhält man dann den schon besprochenen Projektstrukturplan (PSP).

Hier gibt es Parallelen zu einer anderen Methode zur Visualisierung von Strukturen – nämlich zum Mindmap. Im Grunde ist eine Mindmap ein Projektstrukturplan. Eine Mindmap hat Elemente, die immer weiter verästelt und verfeinert werden.  

Wie wird Projektstrukturplan erstellt?

  1. Um einen Projektstrukturplan zu erstellen, ist es wichtig zu überlegen, bis zu welcher Detailebene heruntergebrochen werden soll. Zu kleine Elemente blähen den späteren Projektplan unnötig auf und lassen sich häufig gar nicht steuern, da sie zu kurz sind.

    Wenn der Projektleiter dem Projektmitarbeiter eine Aufgabe mit einer Zeitvorgabe von vier Stunden gibt, sich die beiden jedoch erst 5 Tage später wieder treffen und das Ergebnis erst dann abgenommen werden kann, hätte man sich die Terminvorgabe auf Stundenbasis sparen können.

    GEPLANT WERDEN SOLLTE NUR, WAS AUCH GESTEUERT WERDEN KANN!
  2. Vage und unkonkrete Angaben in der Struktur erschweren die spätere Aufwandschätzung und fördern inhaltliche Missverständnisse. Je feiner detailliert wird, desto besser!
    Das scheint im Widerspruch zur ersten Regel zu stehen. Allerdings lässt sich dieses Dilemma leicht auflösen. Das Projekt wird sehr fein heruntergebrochen und auf dieser Grundlage die Aufwandschätzung erstellt. Kumuliert werden dann die Summen auf einer Ebene, die für die Projektsteuerung praktisch ist. Die Detailaufgaben haben somit nur »Nebenrechnungscharakter«, werden aber bei der späteren Terminfindung und – steuerung nur indirekt genutzt.
  3. Der Projektstrukturplan sollte nicht mit ToDo’s überfrachtet werden, die in der Terminfindung und Projektsteuerung nicht mehr relevant sind, auch wenn sie wichtig erscheinen. Solche Elemente und Kennzahlen werden auf Checklisten ausgelagert.
  4. Ergeben sich bei einigen Aufgaben hohe Komplexitäten, die in ihrem Umfang dem eigentlichen Projekt nahe kommt, so werden diese Themen als Teilprojekte ausgegliedert.

Auf dem Projektstrukturplan werden nun alle weiteren Planungsschritte und Arbeitspakete aufgebaut. Dabei fließen kontinuierlich weitere Details und Informationen in den Projektstrukturplan ein. Einmal erstellt, kann der Projektstrukturplan später auch als Vorlage für weitere Projekte werden.

Wie aus dem Projektstrukturplan ein Projektablaufplan (PAP) wird, erfahren Sie im nächsten Beitrag.

 

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