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Projektsteuerung mit Fertigstellungsgrad

Bei der Projektsteuerung geht es darum herauszufinden, ob vom Plan abgewichen wurde, um dann gegebenenfalls Gegenmaßnahmen einzuleiten. Dabei ist festzuhalten, dass es von Vorteil ist Verwerfungen früh zu erkennen, um diese effektiver bearbeiten zu können. Sind die Unstimmigkeiten zu weit fortgeschritten, können zeitliche Verzögerungen und Kostenexplosionen nur schwer behoben werden. Gefahren frühzeitig zu erkennen ist daher von großer Bedeutung.

Am Ende einer Aktivität gibt es nur zwei mögliche Zustände. Entweder wurde das Ergebnis erreicht oder nicht. Wenn das Ergebnis nicht erreicht wurde, ist zeitlich daran nichts mehr zu ändern. Auch das für das Projekt verwendete Geld ist dann in der Regel verbraucht.

Daher ist es wichtig, dass die Projektsteuerung sicherstellt, dass das Geplante zeitlich und kostentechnisch mit der Wirklichkeit übereinstimmt. Dies sollte regelmäßig und vor allem vor Ende der jeweiligen Aktivitäten erfolgen.

Dies ist Bedingung dafür, um die Auswirkungen von Abweichungen frühzeitig zu erkennen. Zu diesem Zweck gibt es zahlreiche Kennziffern, Informationen und Hilfsmittel. Im Folgenden soll der Fertigstellungsgrad genauer beleuchtet werden.

Der Fertigstellungsgrad ist die Information wie weit eine Aufgabe, Aktivität oder ein Vorgang fortgeschritten ist. Dieser Wert ist zu analysieren, indem man beispielsweise in einem Wochen- oder 14-Tages-Rhythmus die Fortschrittsinformationen von den Projekt-Mitarbeitern einholt. Dies kann im Rahmen eines Meetings oder auf elektronischem Weg erfolgen.

Wichtig hierbei ist es den Fokus darauf zu legen wie weit jemand mit seiner Aufgabe gekommen ist und gezielt danach zu fragen. Um die Antworten auf die Frage nach dem Fortschritt eines Projektes zu konkretisieren, ist es deshalb sinnvoll Antwortmöglichkeiten in Form von Prozentangaben (beispielsweise 10% oder 50%) vorzugeben.

Da es aber für viele Menschen schwierig ist eine genaue Prozentangabe selbstständig abzugeben hilft es, ein Raster der möglichen Antworten vorzugeben. Beispielsweise 0, 10, 20, 30 usw.

Noch einfacher zu gestalten ist dieses Raster, wenn man die Antworten auf 0, 20, 40, 60 oder auf 25-Schritt-Raster reduziert.

In letzterem Fall würde 0% nicht begonnen bedeuten, 25% bedeutet angefangen, 50% gut die Hälfte geschafft, 75% bedeutet mehr als die Hälfte ist geschafft beziehungsweise das Ende des Projektes ist in Sicht und 100% bedeutet die Aufgabe wurde abgeschlossen.

Dabei sind es insbesondere die Zwischenwerte, die eine Prognose ermöglichen und dem Projektleiter Handlungsmöglichkeiten geben, bevor das Projekt eine falsche Richtung einschlagen könnte.

Hierbei ist es wichtig diese Abfrage möglichst simpel, dafür aber regelmäßig zu gestalten, um vergleichbare Werte und ein gutes Gefühl für die Fortschrittsentwicklung des Projektes zu erhalten.

Da die Aussage über den Fertigstellungsgrad aber immer schwierig zu beantworten und subjektiv geprägt ist, bietet es sich an die Antwort mit einer weiteren Frage abzusichern. Zumal die Frage „wie weit jemand mit einer Aufgabe gekommen ist“ auf die Vergangenheit abzielt. Daher lässt sich die Antwort mit einer Frage absichern, die die Zukunft betrifft.

„Wie lange wirst du noch brauchen?“, ist daher eine gute Möglichkeit für eine zukunftsorientierte Frage. Je nachdem wie der Projektmitarbeiter gestrickt ist wird er/sie mit der einen oder anderen Frage besser zurechtkommen.

Deshalb bietet es sich an die Antwort beider Fragen zu nehmen und diese zu kombinieren und auf ihre Plausibilität hin zu prüfen. Wenn man also vom heutigen Tag die Anzahl der Tage abträgt, die der PMA noch voraussichtlich benötigt, erhält man ebenfalls einen prognostizierten Endtermin.

Liegt dieser Endtermin hinter dem geplanten Termin, dann ist der Verzug bestätigt worden. Liegt der Termin vor auf oder gar von dem geplanten Endtermin, ist die Aussage hinsichtlich des Fertigstellungsgrades eher ein Ergebnis einer zu pessimistischen Abschätzung des bisher Erreichten. Wurde die Verzögerung bestätigt, kann man sich überlegen, ob der durch den Restaufwand oder durch den Fertigstellungsgrad und dessen Hochrechnung prognostizierte Endtermin für die weitere Beachtung genutzt wird.

Danach stellt sich die Frage, wie es zu der Zeitverzögerung gekommen ist. Dafür kann es im Grunde nur zwei wirkliche Gründe geben:

Zum einen kann es sein, dass die Ressource nicht genügend Kapazität investiert hat oder sie hatten nicht so intensiv an der Aufgabe gearbeitet wie ursprünglich geplant war. Dies führt zu Zeitverzögerungen und passiert häufig, wenn Prioritäten falsch gesetzt werden. Aus diesem Grund können dann Kapazitäten nicht auf die Art eingebracht werden, wie sich der Projektleiter das ursprünglich vorgestellt hat.

Der zweite Grund ist noch einfacher. Man hat sich verplant und die Komplexität unterschätzt. Der Plan-Aufwand müsste also erhöht werden, womit sich bei gleichbleibender Kapazität nun auch die Dauer der Aktivität erhöhen würde.

In beiden Fällen ist zu überlegen, ob die Planung tatsächlich korrigiert werden soll. Ist bereits zu viel Zeit vergangen und man befindet sich im letzten Drittel der Aufgabe, sollte das auf jeden Fall geschehen. Die Verzögerung kann in so kurzer Zeit nicht mehr aufgeholt werden, ohne andere Probleme heraufzubeschwören.

Da Verzögerungen über die Abhängigkeit an die nachfolgenden Aktivität weitergegeben werden, führt dies zu einem Zeiteffekt, der im schlimmsten Fall den Endtermin des Projektes gefährdet. Dies ist einfach zu ignorieren und sich mit dem „Papiertermin“ zu beruhigen, ist keine gute Idee.

Die Anpassung der Aktivität erfolgt dann auch je nach Grund entweder über die Kapazität, das heißt es wird sich auf die Plan-Kapazitäten der Ressourcen reduziert und streckt so die Arbeit über einen längeren Zeitraum. Oder es muss sich der Plan-Arbeitswert erhöhen. Dadurch verlängert sich bei gleich bleibender Kapazität wiederum die Dauer der Aktivität.

In beiden Fällen verlängert sich also die Aktivität im Balkendiagramm, sodass nun die Aussage zum Fertigstellungsgrad zum aktuellen Tag passt. Damit ist der Plan wieder realistisch.

Ob dies den ursprünglichen Endtermin des Projektes gefährdet, wird dann deutlich. Wenn ja, können Gegenmaßnahmen überlegt werden und diese dann gezielt umgesetzt werden. Den Plan einfach in seinem Ursprungsablauf zu belassen, sollte nicht dazugehören.

 

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