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Der Projektstatusbericht

Was passiert, wenn man Jemanden beauftragt, etwas zu erledigen und man dann lange Zeit nichts mehr von ihm hört? Man fängt an sich Gedanken zu machen. Je weniger man den Menschen kennt, desto größer wird die Sorge, dass es nicht klappt. Manch Einer oder Eine kann sich in solchen Situationen die schlimmsten Szenarien ausmalen und sich richtig reinsteigern.

Leider wird in der Praxis an dieser Stelle zu wenig Augenmerk auf die Kommunikation gelegt. Getreu dem Motto: Es läuft doch alles, wenn Etwas nicht funktioniert komme ich schon zu dir. Das bedeutet im Klartext immer: Wenn sich der Projektleiter meldet, ist etwas passiert. Da lässt sich irgendwann die schlechte Nachricht nicht mehr vom Überbringer trennen. Der Projektleiter wird zur schlechten Nachricht. Keine gute Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit, schließlich nutzt einem ein entspannter Auftraggeber mehr, als ein Besorgter. Die Lösung ist ganz einfach: tue Gutes und rede darüber! So lautet eine alte Weisheit. Dem Auftraggeber sollte der Projektfortschritt erlebbar gemacht werden. Er soll spüren, dass es vorangeht und das gute Gefühl haben, dass gerade jetzt mit Hochdruck an seinem Projekt gearbeitet wird. Wie stellt man das sicher?

Hier ein paar Tricks aus einer anderen Branche: Dem Hotelgewerbe. Woher weiß der Gast, dass das Zimmer vor der Ankunft noch einmal gereinigt wurde?

Wenn das Zimmer sauber ist, wird das überhaupt nicht mehr wahrgenommen- weil es selbstverständlich ist! Dass das Zimmer allerdings dreckig ist, wird sofort erkannt. Das ist ein Dilemma für die Reinigungskräfte: Ihre Arbeit wird also im Normalfall nicht wahrgenommen. Nur, wenn mal etwas nicht passt, dann gibt es Ärger. Klingt doch irgendwie vertraut, oder? Die Projektleiter wissen, was gemeint ist. Was machen also die Reinigungskräfte, um ihre Leistung wahrnehmbarer werden zu lassen? Sie hinterlassen Dinge, die uns auffallen! Da wird ein Stück Schokolade auf dem Kopfkissen hinterlegt, frische Blumen auf den Tisch gestellt oder das Toilettenpapier am Ende gefaltet.

Das machen die Reinigungskräfte, damit sie auffallen. Die Botschaft dahinter soll sein: Es war jemand da und hat alles in Ordnung gebracht. Nun gibt es im Projektmanagement keine Toilettenpapierrolle, aber doch gibt es auch Etwas, dass für eine regelmäßige Kommunikation in Richtung Auftraggeber genutzt werden kann: der Statusbericht! 

Wird dieser regelmäßig abgegeben, auch wenn nichts Schlimmes passiert ist und es nicht viel Neues zu berichten gibt, setzt man ein Zeichen! Das wird dazu führen, dass einem im Falle einer problematischen Situation ein größeres Verständnis entgegengebracht wird, als wenn man sich wochenlang zuvor nicht gemeldet hat. Es läuft alles gemäß Plan, das Ziel ist nicht gefährdet. Das zu sagen, sofern es natürlich stimmt, kostet keine 5 Minuten. Auch wenn es in einem formalen Statusbericht gekleidet wird, sollten nicht mehr als 30 Minuten dafür notwendig sein. Wenn das Projekt ordentlich geplant wurde und es regelmäßig gesteuert wird, dann können die wichtigsten Informationen für den Auftraggeber schnell aufbereitet werden.

 

Niemand plant zu versagen aber die meisten versagen beim Planen.

Der Auftraggeber sollte regelmäßig über den Projektfortschritt informiert und somit in das Geschehen eingebunden werden.

Ein Statusbericht, der sich immer an dem gleichen Aufbau orientiert ist für diesen Zweck geeignet. Der Statusbericht beginnt zunächst mit den wichtigen formalen Angaben zum Projekt wie: Projektname, Nummer, Name des Projektleiters und Berichtsdatum. Zudem bietet es sich an, den Scope, also das Projektziel, kurz zu beschreiben. Sie dient dem Auftraggeber als Gedächtnisstütze. Dann sollte der Zustand des Projektes dokumentiert werden. Hierfür kann er sich am magischen Dreieck orientieren. Laut magischem Dreieck hat ein Ziel immer drei grundsätzliche Ausprägungen, die zu beachten sind: die Zeit, die Kosten und die Qualität. Nun wird der geplante Stand der jeweiligen Ausprägung wiedergegeben und mit dem Ist-Stand verglichen: Plan-Kosten bis heute vs. Ist-Kosten bis heute. Das zeigt die Kostenentwicklung. Hierfür kann man die geplanten Kosten aller Aktivitäten bis zum Berichtszeitraum nutzen und den bisher angefallenen, tatsächlichen Kosten gegenüberstellen. Plan-Fortschritt bis heute vs. Ist-Fortschritt bis heute: Das zeigt die zeitliche Entwicklung. Hierfür wird der geplante Fertigstellungsgrad aller Aktivitäten bis zum Berichtszeitraum genutzt und mit dem tatsächlich gemeldeten Fortschritt durch die Projektmitglieder verglichen. Plan-Ergebnisse bis heute vs. Ist-Ergebnisse bis heute: Diese Information gibt Einblick in den inhaltlichen, also qualitativen Zustand des Projektes. Hierfür werden die geplanten Zwischenergebnisse zum Berichtstag aufgelistet und ihr tatsächlicher Zustand dokumentiert: Was war bis heute geplant und was wurde tatsächlich umgesetzt oder erreicht?

Da die Zahlen nicht immer eine eindeutige Interpretation erlauben, sollte man alle drei Vergleiche kurz kommentieren und gegebenenfalls die Einschätzung mithilfe einer Ampel abbilden.

  • Grün: alles im Plan
  • Gelb: es gibt größere Abweichungen, die jedoch händelbar sind
  • Rot: die Abweichungen lassen sich ohne wesentliche Eingriffe in das Projekt und damit in den Scope (Kosten, Zeit und Qualität) nicht mehr händeln

Diese Basiskennzahlen können nun beliebig um weitere Steuerungskennziffern erweitert werden.

So könnte man beispielsweise den Earned Value ausweisen oder aus der Meilensteintrendanalyse die aktuellen Meilensteinentwicklungen dokumentieren. Beide Methoden werden in den Folgen „Earned Value“ bzw. „Meilensteintrendanalyse“ erklärt.

Weiterhin sollte man einen Ausblick auf die nächsten Schritte im Projektverlauf geben: Was wird als nächstes umgesetzt? Auch nicht unwichtig hierbei: Welche Risiken gilt es zu bewältigen und wie werden ihre Auswirkungen auf den Projekterfolg eingeschätzt? Welche Maßnahmen und Notfallpläne gibt es in der Hinterhand?

Die Risikoeinschätzung lässt sich übrigens sehr schön mit der Risikomatrix darstellen. Dazu gibt es die Folge „Risiken im Projektmanagement“. Am Ende wird ein kurzes Fazit gezogen und mit einem Ampelsymbol versehen. Nun sollte sich der Auftraggeber ausreichend informiert fühlen. Das Beste daran ist: Alle Informationen sind aus der Planung abzulesen. Der Aufwand, einen solchen Statusbericht zu erstellen, ist also sehr gering. Das „offene Ohr“ des Arbeitgebers bleibt zudem gesichert, da er die Projektentwicklung regelmäßig mitverfolgen konnte.

 

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