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Was ist ein Projektmanagementprozess?

Zunächst gilt es, den Unterschied zwischen Projektmanagement und Prozessmanagement herauszuarbeiten. Während das Projektmanagement sich meist einmaligen Aufgaben widmet, ist das Prozessmanagement das Instrument zur Steuerung, Umsetzung und Kontrolle immer wiederkehrender Aufgaben. Doch trotz dieses Unterschieds schließen sich die beiden Bereiche keineswegs aus. 

So benötigt das Projektmanagement selbst einen stabilen Prozess, der die einzelnen Schritte für die Projektdurchführung vorgibt. Diese Vorgaben werden vom Prozessmanagement gemacht, die in größeren Unternehmen im Projektmanagement-Office angesiedelt sind. Oft wird hierbei auf vorgefertigte Prozessmodelle, wie z.B. das V-Modell zurückgegriffen. Einen weiteren Berührungspunkt haben beide Welten (Projekt und Prozess), wenn der Prozess verändert werden muss und z.B. neue Werkzeuge oder Methoden etabliert werden sollen. Diese Veränderung wird dann durch ein Projekt umgesetzt.

Ein weit verbreiteter Projektmanagementprozesse ist der sogenannte Management-Circle. Dieser Unterteilt Projekte in 6 Prozessschritte: Initiierungs-, Planungs-, Ausführungs-, Überwachungs- und Steuerungs- sowie Abschlussprozess.

Projektprozesse und die Phasen des Management-Circle

Schauen wir uns den Projektmanagementprozess nun nochmal näher an, kommen wir auf Prozessmodelle zurück. Ein einfaches und zugängliches Modell ist der sogenannte Management-Circle, der in verschiedene Phasen unterteilt und unter anderem vom Prozessverantwortlichen, also dem Projektmanager, gesteuert werden kann:

SCOPE-Phase

Ein richtiges Projekt sollte immer mit einem Projektziel starten. Dieses Ziel wird gemäß des Projekt-Prozesses in der Scope-Phase dokumentiert und offiziell von der Rolle des Auftraggebers autorisiert. In diesem Stadium führt man Gespräche mit dem Auftraggeber und versucht zu verstehen, was er genau möchte und dokumentiert es.

Das Ergebnis der Scope-Phase ist das Vertragsdokument, in dem die Projektanforderungen und deren Abnahmekriterien definiert wurden. In der Regel müssen hier auch schon ein Endtermin und ein Kostenrahmen der Ausführung angegeben werden. Aus diesem Grund kann die Scope-Phase von der folgenden Plan-Phase nicht sauber getrennt werden. In der Regel besteht hier ein Wechselspiel in der Prozesskette.

PLAN-Phase

In der Plan-Phase werden die notwendigen Schritte für die Realisierung der Anforderungen aufgenommen und deren Zeit- und Kostenumfang geplant. Eine erste Grobplanung fließt in der Regel in das Vertragswerk aus der Scope-Phase ein. Diese Initialplanung ist ein wichtiger Schritt im Projektmanagementprozess und Ausgangpunkt für die anschließende Steuerung.

Umsetzungsphase – DO, check, act!

Wurden SCOPE und PLAN bestätigt, kann mit der Umsetzung – dem DO – begonnen werden. Jetzt entstehen Projektkosten und Projektressourcen werden tatsächlich gebunden. Dieser Prozess-Schritt wird durch einen den parallel laufenden Prozess der Kontrolle – dem CHECK - begleitet. Die Aufgabe dabei ist es, zu prüfen, ob die ursprüngliche Projektplanung und die Wirklichkeit zusammenpassen.

In diesem Fall – also bei einer Abweichung - muss gehandelt werden – ACT. Es gilt, das Projekt mittels verschiedener Maßnahmen wieder zu stabilisieren, eventuell sogar den Projektplan anzupassen und die neuen Erkenntnisse hinsichtlich Projektressourcen, Aufwänden oder Kennzahlen zu dokumentieren. Der aktualisierte Projektplan ist dann Grundlage der weiteren Steuerung.

Weicht der aktualisierte Projektplan vom ursprünglichen Projektplan und damit vom vereinbarten Scope eklatant ab, muss in die Scope-Phase der Projektauftrag erneut geklärt werden, da die alten Termine und Kosten ggf. nicht mehr realisierbar sind. Erst nach dieser Klärung sollte der Umsetzungs-Prozess (DO) fortgesetzt werden.

 

Projektübergabe

Der Management-Circle wird nun über die gesamte Projektzeit regelmäßig abgearbeitet, um sicherzustellen, dass Abweichungen frühzeitig erkannt und die notwendigen Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. Erinnerung: Die Steuerung wiederkehrender Aufgaben kennzeichnen das Prozessmanagement und die Eckpfeiler eines professionellen Projektmanagements!

Wurden alle Ergebnisse erreicht, folgt der Abschluss (Result) und die feierliche Übergabe an den Auftraggeber. Nun kann das nächste Projekt gestartet werden und der Projekt-Prozess beginnt von vorne.

 

 

 

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