Was ist ein Projektmanagementprozess?

In 6 Schritten zum erfolgreichen Projektmanagementprozess

Beim Projektmanagement handelt es sich um einen Verwaltungsprozess, der das gesamte Projekt einrahmt. Planung, Steuerung, Verteilung von Aufgaben und Überwachung aller Kennzahlen eines Projekts liegen in der Verantwortung des Projektmanagers. Dieser liefert keine Arbeitsergebnisse, die im Leistungsumfang eines Projektes enthalten sind – aber er sorgt dafür, dass die Leistungen effizient erbracht werden können.

Der Projektmanagementprozess umfasst – wie der Name schon vermuten lässt – alle Phasen des Projektes, die der Projektmanager koordiniert, überwacht und steuert.

Es gibt verschiedene Herangehensweisen, den Projektmanagementprozess zu strukturieren. Ein Beispiel ist der Management-Circle. Dieser Unterteilt Projekte in 6 Prozesse:

Initiierungsprozess
Planungsprozess
Ausführungsprozess
Überwachungs- und Steuerungsprozess
Abschlussprozess.

Diese sechs Prozesse werden in vier Phasen umgesetzt:

SCOPE Phase

Am Anfang von jedem Projektmanagementprozess steht ein Projektziel. In der SCOPE-Phase wird dieses Ziel gemäß der bislang stattgefundenen Absprachen dokumentiert und vom Auftraggeber autorisiert.

Inhalt dieser Phase ist also der Initiierungsprozess, in dem Gespräche mit dem Auftraggeber zu einer konkreten Definition des Projektziels führen und festgehalten werden.

Das Ergebnis der SCOPE-Phase ist ein Vertragsdokument, in dem die Projektanforderungen und deren Abnahmekriterien definiert wurden. In der Regel müssen hier auch schon ein Endtermin und ein Kostenrahmen der Ausführung angegeben werden. Aus diesem Grund kann die SCOPE-Phase von der folgenden Plan-Phase nicht sauber getrennt werden. In der Regel besteht hier ein Wechselspiel in der Prozesskette.

PLAN-Phase

Die PLAN-Phase umfasst – wie der Name schon sagt – die Planung vom Projektmanagementprozess. In dieser Phase nimmt der Projektmanager alle notwendigen Schritte für die Realisierung der Anforderungen des Kunden. Darauf basierend werden Zeitumfang und Kostenschätzung gelpant.

Eine erste Grobplanung fließt in der Regel in das Vertragswerk aus der SCOPE-Phase ein. Diese Initialplanung ist ein wichtiger Schritt im Projektmanagementprozess und Ausgangpunkt für die anschließende Steuerung.

Umsetzungsphase – DO, check, act!

Wurden SCOPE und PLAN bestätigt, kann mit der Umsetzung – dem DO – begonnen werden. Ab diesem Punkt in der Prozessausführung entstehen Projektkosten durch die tatsächliche Ressourcenbindung.

Begleitet wird dieser Schritt im Projektmanagementprozess durch einen parallel laufenden Kontroll- und Überwachungsprozess – „check“. Ziel des Überwachungsprozesses ist es zu prüfen, ob Prozessbeschreibung und tatsächliche Ausführung übereinstimmen.

Werden hier Unstimmigkeiten identifiziert, tritt der Steuerungsprozess ein. Nun gilt es, die Ausführung des Projekts mittels verschiedener Maßnahmen zu stabilisieren. Diese Maßnahmen fallen unterschiedlich aus. Entweder muss der Projektplan angepasst oder die neuen Erkenntnisse hinsichtlich Projektressourcen, Aufwand oder Kennzahlen dokumentiert werden.

Grundlage für die weitere Steuerung ist im Anschluss der aktualisierte Projektablaufplan.

Weicht der aktualisierte vom ursprünglichen Projektplan eklatant ab, tritt erneut die SCOPE-Phase ein. Es gilt nun zu vereinbaren, welche Anpassungen am Projektauftrag nötig sind, da die ursprünglichen Termine und Kosten nicht wie ursprünglich angenommen realisiert werden können.

Nach der erfolgreich abgeschlossenen SCOPE-Phase, beginnt die aktualisierte DO-Phase mit dem Ausführungsprozess.

Phase der Projektübergabe

Der Management-Circle wird nun über die gesamte Projektzeit regelmäßig abgearbeitet, um sicherzustellen, dass Abweichungen frühzeitig erkannt und notwendige Gegenmaßnahmen eingeleitet werden.

„Die Steuerung wiederkehrender Aufgaben kennzeichnen das Prozessmanagement und die Eckpfeiler eines professionellen Projektmanagements!“

Wurden alle Ergebnisse erreicht, folgt der Abschluss (Result) und die feierliche Übergabe an den Auftraggeber. Nun kann das nächste Projekt gestartet werden und der Projektprozess bzw. Management-Circle beginnt von vorne.