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Was ist ein Projektmanagement-Prozess?

Warum macht man Prozessmanagement?

Wir alle wissen: Ein Projekt braucht Prozesse, nicht nur in Hinblick auf Dokumentation oder Steuerung, sondern auch bezüglich der Organisationskultur oder der Führung Beteiligter durch Prozessverantwortliche. Daher ist es wichtig, die Projektprozesse mit einem Prozessmanagement zu begleiten. Es dient der Verbesserung und der Steuerung des Projekts und hilft, die Steuerung des gesamten Unternehmens dank optimierter Geschäftsprozesse zu verbessern.

Was ist ein Projektmanagementprozess und was umfasst das Projekt-Prozessmanagement?

Projektprozesse und die Phasen des Management Circle

Die Antwort auf die Frage nach dem Projektmanagementprozess geben Modelle, die die Geschäftsprozesse zunächst abstrahieren und dann aus Gründen der besseren Übersicht meist grafisch darstellen. Ein einfaches und zugängliches Modell ist der so genannte Management Circle, der in verschiedene Prozesselemente bzw. Phasen unterteilt werden kann.

Scope-Phase

Ein richtiges Projekt sollte immer mit einem Projektziel starten. Dieses Ziel muss dokumentiert und offiziell von der Rolle des Auftraggebers autorisiert werden. Diese Phase des Projekts nennt sich Scope-Phase (Findungsphase). In diesem Stadium führt man Gespräche mit dem Auftraggeber und versucht zu verstehen, was er genau möchte und wie die Aufgaben aussehen werden.

Nach der Ausführung der Scope-Phase ist das Ergebnis das Vertragsdokument, in dem die Projektanforderungen und deren Abnahmekriterien definiert wurden. In der Regel müssen hier auch schon ein Endtermin, die Prozessleistung und ein Kostenrahmen angegeben werden. Aus diesem Grund kann die Scope-Phase von der folgenden Plan-Phase nicht sauber getrennt werden. In der Regel besteht hier ein Wechselspiel. 

Plan-Phase

In der Plan-Phase werden die notwendigen Schritte für die Prozessausführung aufgenommen und deren Zeit- und Kostenumfang geplant. Eine erste Grobplanung fließt in der Regel in das Vertragswerk aus der Scope-Phase ein. Diese Initialplanung ist der Ausgangpunkt für die anschließende Steuerung im Process Management. 

Umsetzungsphase – do, check, act!

Wurden SCOPE und PLAN bestätigt, kann mit der Prozessausführung  – dem DO – begonnen werden. Jetzt entstehen Projektkosten und Projektressourcen werden tatsächlich gebunden. Der Umsetzungsprozess wird durch einen stringenten Überprüfungsprozess CHECK begleitet – es entsteht quasi eine Art der Prozesskette. Die Aufgabe hierbei ist die Sicherstellung, dass die ursprüngliche Projektplanung und die Wirklichkeit zusammenpassen.
Ist dies nicht der Fall, muss gehandelt – ACT – und vom Prozessmanager Maßnahmen ergriffen werden, um das Projekt und dessen Ausführung wieder zu stabilisieren. Gegebenenfalls muss hierzu auch der Projektplan angepasst und die neuen Erkenntnisse bzgl. Projektressourcen, Aufwänden oder Kennzahlen dokumentiert werden. Der aktualisierte Projektplan ist dann wieder die Grundlage der weiteren Steuerung und Prozessausführung.

Weicht der aktualisierte Projektplan von den ursprünglichen definierten Projektprozessen und damit vom Scope eklatant ab, so muss innerhalb der Scope-Phase der Projektauftrag erneut geklärt werden, da die alten Termine und Kosten ggf. nicht mehr realisierbar sind. Erst nach dieser Klärung sollte der Umsetzungsprozess (DO) fortgesetzt werden. 

Projektübergabe

Dieser Management Circle wird nun über die gesamte Projektzeit regelmäßig abgearbeitet, um fortwährend sicherzustellen, dass Abweichungen erkannt und die notwendigen Gegenmaßnahmen

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