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Projekte steuern mithilfe von Arbeitszeiten

Wie bekommt man ein Gefühl dafür, ob sich ein Projekt innerhalb eines Zeitplans befindet, oder ob es langsamer bzw. schneller abläuft? Vor allem herauszufinden, was die Ursache für Verzögerungen ist, ist hier von großer Bedeutung.

Glücklicherweise gibt es in der Praxis hierfür nur wenige Möglichkeiten.

Möglichkeit Nummer eins: Die geplante Arbeit ist zu gering gewesen. Das heißt es wurde sich bei der Planung verschätzt und der tatsächliche Aufwand ist wesentlich höher als der geplante Aufwand. In diesem Fall müsste die Planung neu geschätzt werden und den neuen Schätzwert in dem Projektplan erstellen.

Für den Projektablaufplan bedeutet dies, dass sofern sich die Aktivität auf dem kritischen Pfad befindet, sich der Endtermin des Gesamtprojektes verschieben kann. Es ist also erkennbar wie wichtig es ist diese fortwährende Anpassung regelmäßig vorzunehmen, um schnell zu erkennen ob in naher Zukunft ein Zeitproblem entstehen könnte.

Wartet man mit diesen Anpassungen bis kurz vor Projektende, ist das Ruder nicht mehr herumzureißen und das Ergebnis in der Regel nicht mehr zu beeinflussen. Der Zeitverlust ist nicht mehr einzuholen.

Das Herbeiführen von Korrekturen wird also mit jedem Tag knapper. Damit lassen sich kurz vor Projektende keine großen Änderungen mehr durchführen und Komplikationen sind vorprogrammiert.

Möglichkeit Nummer 2 für den Zeitverzug:

Die Projekt-Mitarbeiter stellen weniger Kapazitäten zu Verfügung als ursprünglich geplant war. Die Kapazität stellt die Arbeitsintensität einer Ressource eines Projektes dar. Eine Ressource mit hundertprozentiger Kapazität arbeitet ausschließlich für ein Projekt. Bei einer Kapazität von 50% müssen die Ressourcen mit einem anderen Projekt oder Linienarbeit teilen.

Wurde nun beispielsweise mit 50 prozentiger Kapazität gerechnet, so verteilt sich die geplante Arbeit über einen doppelt so langen Zeitraum. Bedeutet, aus beispielsweise zehn Tagen Arbeit werden 20 Tage Dauer.

Die Dauer ist der Maßstab für die Zeitplanung. 

Bereits wurden mögliche Ursprünge für Zeitverzüge im Projekt angesprochen. Deshalb sollen nun konkret die Auswirkungen und die Prävention dessen erläutert werden.

Hierfür ist es wichtig zu wissen, dass die Kapazität die Arbeitsintensität einer Ressource innerhalb eines Projektes darstellt. Eine Ressource mit hundertprozentiger Kapazität arbeitet ausschließlich für ein Projekt. Wird nun die Kapazität von 50% auf 25% gesenkt, weil ein Mitarbeiter beispielsweise an anderen, wichtigeren Themen arbeiten muss und somit nicht die Hälfte seiner geplanten Arbeitszeiten für das Projekt aufbringen kann, bedeutet dies eine Vervierfachung der Dauer. Das heißt aus zehn Tagen Arbeit werden 40 Tage Dauer. Das bedeutet eine Verdoppelung der ursprünglich geplanten Dauer von 20 Tagen auf 40 Tage.

Man muss unbedingt herausfinden, woher der Zeitverlust genau kommt. Wurde ausschließlich der Fortschritt erfasst, muss dies im Gespräch mit den betroffenen Projekt-Mitarbeitern geklärt werden.

Bei komplexen Projekten, oder Projekten, in denen man sich nicht regelmäßig treffen kann, ist dies ein Problem. Natürlich kann man auch Online-Meetings abhalten, Chatten oder das Ganze per E-Mail diskutieren, für die Ermittlungen eines schnellen ersten Indikators ist dieses Vorgehen aber nicht geeignet.

Hierfür werden weitere Informationen benötigt, die schneller zu bewerten sind.

Eine dafür hilfreiche Information ist, neben dem Fertigstellungsgrad, die Arbeitszeit. Investierte Arbeitszeit signalisiert die Arbeitsintensivität der Projektmitarbeiter und damit die investierte Kapazität. Damit weiß man, ob die geplante Kapazität mit der tatsächlichen Kapazität übereinstimmt.

 

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