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Der Projektablaufplan (PAP)

Grundlage Projektstrukturplan

Der Projektablaufplan gibt Antworten darauf, wann was und vor allem in welcher Reihenfolge gemacht werden muss. Die entsprechenden Inhalte werden hierfür aus den Elementen des Projektstrukturplanes –kurz PSP gespeist.

Jetzt geht es darum, die nächste Stufe der Planungspyramide zu erklimmen. Zur Erinnerung: Mit dem Projektstrukturplan wurde der erste Planungsschritt bereits unternommen. Nun geht es darum, die Projektplanung weiter zu detaillieren, indem die einzelnen Arbeitspakte in eine fachliche Reihenfolge gebracht werden. Hierbei steht die Frage, was die Voraussetzung für eine Aktivität ist im Vordergrund.

 

Arbeitspakte in fachliche Reihenfolge bringen

Angenommen ein Bild soll in die Wand genagelt werden. Dazu muss zwangsläufig zuvor ein Nagel in die Wand geschlagen werden. Damit ist die Aktivität »Nagel in die Wand schlagen« Voraussetzung und somit Vorgänger der Aktivität »Bild aufhängen«.

Das Ganze kann auch umgekehrt geplant werden. Bei der Umsetzung lässt sich jedoch erkennen, dass dies nicht praktikabel ist.

Bei der Projektablaufplanung geht es jedoch um Praktikabilität. Was ist der praktikabelste Weg zum Projektziel? Wie geht wird am besten vorgegangen?

Im Grunde ist die Methodik simpel: Jede Aktivität – also jedes Element aus dem Projektstrukturplan, welches keine Unterelemente besitzt, wird in einen fachlichen Projektablauf überführt. Dabei wird von links nach rechts modelliert.

Bildlich gesprochen wird also schrittweise jede Projektaktivität umgehängt. Für jede Aktivität, die an dieser Stelle ergänzt wird, muss überlegt werden, ob es bereits Aktivitäten im Projektablaufplan gibt, die Voraussetzung und damit Vorgänger sind.

 

Projektaktivitäten richtig anordnen

Wird diese Frage verneint, so sollte die Projektaktivität an den Anfang des Projektes gehängt werden. Anderenfalls wird die Aktivität hinter ihrem Vorgänger angeordnet und beide Elemente in einer Linie verbunden.

Das wird so lange gemacht, bis sich alle Projektaktivitäten im fachlichen Ablaufplan wiederfinden. Übrig bleiben lediglich die Überschriften des Projektstrukturplanes - also die Projektsammelaktivitäten.

 

Projektaktivitäten richtig anordnen – ein Beispiel

Um es noch etwas plastischer darzustellen, wird an dieser Stelle nochmal der Projektstrukturplan aus den vorangegangenen Beiträgen vom Projekt »Wohnzimmer verschönern« aufgegriffen. In den letzten Beiträgen wurden bereits die Auftragsklärung und die Entstehung des Projektstrukturplanes für dieses Projekt erklärt. Nun wird mit Hilfe des Projektstrukturplanes der zugehörige Projektablaufplan erstellt.

Die erste Aktivität soll »Aufmaß nehmen« sein. Da dies die erste Aktivität ist, die überhaupt betrachtet wird, kann es momentan keinen Vorgänger geben. Diese Aktivität kommt entsprechend an den Anfang des Projektes ganz nach links. Die nächste Aktivität des Projektstrukturplanes lautet »Material kaufen«. Jetzt ist zu überlegen, ob es dazu einen Vorgänger gibt, der bereits im Projektablaufplan existiert. Ja, es gibt ihn. Es ist wichtig, zunächst die Maße zu kennen, um die richtige Menge der benötigten Materialen bestimmen zu können. Daraus folgt, dass diese Aktivität HINTER der Aktivität »Aufmaß nehmen« kommt. Eine Linie verbindet beide Karten und signalisiert deren fachliche Zusammengehörigkeit.

 

Abhängigkeiten darstellen

Das wird anschließend mit allen anderen Projektaktivitäten fortgesetzt. Existieren mehrere Abhängigkeiten, werden diese ebenso mit Linien zwischen allen betroffenen Aktivitäten dargestellt.

Die Projektplanung wird also mit der Projektaktivität »Schränke leeren« fortgesetzt. Da es hierzu keine Abhängigkeit gibt, kann diese Aufgabe parallel zum »Aufmaß nehmen« umgesetzt werden. Einwände bzgl. fehlender Projektressourcen spielen in diesem Planungsstadium keine Rolle, da ausschließlich fachliche Abhängigkeiten interessant sind und nicht ressourcenbedingte.

Ergänzt wird dies um die Aktivität »Lagerort suchen«. Auch diese Projektaktivität besitzt keine fachliche Abhängigkeit. Der Transport hat jedoch zwei Vorbedingungen: Die Schränke müssen leer und der Lagerort bekannt sein. Damit kommt diese Aktivität hinter den beiden anderen und wird mit Linien entsprechend verbunden.

Der fertige Projektablaufplan kann im Video angeschaut werden. Diese Darstellungsform wird auch Netzplan genannt. Mehr Informationen zum Netzplan gibt es in den kommenden Beiträgen.

 

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