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Warum Projektablaufplan (PAP)?

Stellen Sie sich vor, Sie ziehen um. Wie gehen Sie vor? Sie machen sich vermutlich eine Liste mit den Dingen, die zu erledigen sind. Dann legen Sie Prioritäten fest, bilden Arbeitspakete und definieren eine zeitliche Abfolge für Tätigkeiten – und eventuell sogar Dienstleister wie Maler. Kaum anders geht es in Projekten im geschäftlichen Umfeld zu. Deswegen ist ein Projektablaufplan, der einzelne Projektphasen nach Zeitplan definiert, so sinnvoll!

Grundlage Projektstrukturplan

Die Projektablaufplanung gibt also Antworten darauf, wann was und vor allem in welcher Reihenfolge gemacht werden muss. Die entsprechenden Inhalte werden hierfür aus den Elementen des Projektstrukturplanes – kurz PSP – gespeist.

Jetzt geht es darum, die nächste Stufe der Planungspyramide zu erklimmen. Zur Erinnerung: Mit dem Projektstrukturplan wurde der erste Planungsschritt bereits unternommen. Nun geht es darum, die Projektplanung weiter zu detaillieren, indem die einzelnen Arbeitspakete in eine fachliche Reihenfolge des Projektmanagements gebracht werden. Hierbei steht die Frage, was die Voraussetzung für eine Aktivität ist, im Vordergrund.

 

Projektstrukturplan erstellen: Arbeitspakete in fachliche Reihenfolge bringen

Angenommen, ein Bild soll an die Wand genagelt werden und Sie werden als Projektplaner aktiv. Dazu stellen Sie fest: In Arbeitspaket 1 muss zwangsläufig ein Nagel in die Wand geschlagen werden, denn davon ist abhängig, ob Sie ein Bild aufhängen können. »Nagel in die Wand schlagen« ist demnach Voraussetzung und Vorgänger der Aktivität »Bild aufhängen«. Sie probieren es vorsichtshalber auch nochmal mit umgekehrter Projektablaufplanung, doch Sie stellen fest: Dies ist bei der Umsetzung nicht praktikabel.

Bei der Projektablaufplanung geht es jedoch um Praktikabilität. Was ist der praktikabelste Weg zum Projektziel? Wie ist der sinnvolle Project Lifecycle?

Im Grunde ist die Methodik simpel: Jede Aktivität – also jedes Element aus dem Projektstrukturplan, das keine Unterelemente besitzt, wird in einen fachlichen Projektablauf überführt. Dabei wird von links nach rechts modelliert.

Bildlich gesprochen wird also schrittweise jede Projektaktivität umgehängt. Für jede Aktivität, die an dieser Stelle ergänzt wird, muss überlegt werden, ob es bereits Aktivitäten im Projektablaufplan gibt, die Voraussetzung und damit Vorgänger sind, ob einzelne Arbeitspakete also voneinander abhängig sind.

 

Arbeitspakete richtig anordnen

Wird diese Frage verneint, so sollte die Projektaktivität an den Anfang des Projektes gehängt werden. Anderenfalls wird das Arbeitspaket hinter ihrem Vorgänger angeordnet und beide Elemente in einer Linie verbunden.

Das wird so lange gemacht, bis sich alle Projektaktivitäten im fachlichen Ablaufplan und damit im Zeitplan wiederfinden. Übrig bleiben lediglich die Überschriften des Projektstrukturplanes - also die Projektsammelaktivitäten.

 

Ein Beispiel für die Projektablaufplanung

Um es noch etwas plastischer darzustellen, wird an dieser Stelle nochmal der Projektstrukturplan am Beispiel »Wohnzimmer verschönern« aufgegriffen. In den letzten Beiträgen wurden bereits die Auftragsklärung und die Entstehung des Projektstrukturplanes für dieses Projekt erklärt. Nun wird mit Hilfe des Projektstrukturplanes der zugehörige Projektablaufplan erstellt.

Das erste Arbeitspaket und damit Starttermin soll »Aufmaß nehmen« sein. Da dies die erste Aktivität ist, die überhaupt betrachtet wird, kann es momentan keinen Vorgänger geben, von dem sie abhängig ist. Diese Aktivität kommt entsprechend an den Anfang des Projektes ganz nach links. Die nächste Aktivität des Projektstrukturplanes lautet »Material kaufen«. Jetzt ist zu überlegen, ob es dazu einen Vorgänger gibt, der bereits im Projektablaufplan existiert. Ja, es gibt ihn: Es ist wichtig, zunächst die Maße zu kennen, um die richtige Menge der benötigten Materialen bestimmen zu können. Daraus folgt, dass diese Aktivität HINTER der Aktivität »Aufmaß nehmen« kommt. Eine Linie verbindet beide Karten und signalisiert deren fachliche Zusammengehörigkeit.

 

Darstellung von Abhängigkeiten

Diese Methoden werden anschließend bei allen anderen Arbeitspaketen weiterverwendet. Existieren mehrere Abhängigkeiten, werden diese ebenso mit Linien zwischen allen betroffenen Aktivitäten dargestellt.

Die Projektablaufplanung wird also mit der Projektaktivität »Schränke leeren« fortgesetzt. Da hiervon nichts abhängig ist, kann diese Aufgabe parallel zum »Aufmaß nehmen« umgesetzt werden. Einwände bzgl. fehlender Projektressourcen spielen in diesem Planungsstadium keine Rolle, da ausschließlich fachliche Abhängigkeiten interessant sind und nicht ressourcenbedingte.

Ergänzt wird dies um die Aktivität »Lagerort suchen«. Auch sie besitzt keine fachliche Abhängigkeit. Der Transport hat jedoch zwei Vorbedingungen: Die Schränke müssen leer und der Lagerort bekannt sein. Damit kommt diese Projektphase hinter den beiden anderen und wird mit Linien entsprechend verbunden.

Der fertige Projektablaufplan mit seinen einzelnen Projektphasen kann im Video angeschaut werden. Diese Darstellungsform wird auch Netzplan genannt. Mehr Informationen zum Netzplan gibt es in den kommenden Beiträgen.

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