Warum Projektablaufplan (PAP)?
Warum ein Projektablaufplan Ihren Projekterfolg beschleunigt
Stellen Sie sich vor, Sie setzen sich im Rahmen eines Projektes „Umzug“ das Zwischenziel, Ihr neues Wohnzimmer einzurichten. Zur Erreichung des ersten dazugehörigen Meilensteins „Wanddekoration“ wollen Sie Bilder aufhängen.
Das erste Arbeitspaket umfasst, einen Nagel in die Wand zu bringen – an der richtigen Stelle und in der passenden Höhe. Nur wenn diese Voraussetzung erfüllt ist, kann das Arbeitspaket „Bild aufhängen“ durchgeführt werden. Um in komplexen Projekten nicht den Überblick aller sich bedingenden Aufgaben zu verlieren, wird ein Projektablaufplan erstellt.
Warum Projektablaufplanung?
Der schönste Picasso in der Hand nützt Ihnen also herzlich wenig, wenn das vorherige Arbeitspaket „Nagel in die Wand bringen“ nicht erfolgreich umgesetzt wurde.
Der Meilenstein „Nagel in die Wand bringen“ ist entsprechend Voraussetzung und Vorgänger der Aktivität „Bild aufhängen“. Mit diesem Wissen sind nicht nur die Arbeitsschritte klar vorgegeben. sondern Sie wissen auch, dass zu diesem Zeitpunkt die Grundvoraussetzung „Nagel und Hammer liegen vor“ erfüllt sein muss.
Das beste Mittel gegen ein böses Erwachen während des Produktlebenszyklus ist also ein Projektablaufplan. Warum Projektablaufplan? Weil er übersichtlich alle Projektphasen mit Meilensteinen, deren Unterpunkten und Voraussetzungen in zeitlicher Abfolge darstellt sind.
Und eines ist sicher: Die Zeit, die Sie in eine gut strukturierte Projektablaufplanung investieren, bevor Sie sich auf das erste Arbeitspaket stürzen, holen Sie im Laufe des Projektes wieder rein. Weil Sie nur mit einer durchdachten Planung zu jedem Zeitpunkt beurteilen können, ob alle Voraussetzungen für einen durchgängig erfolgreichen Projektverlauf gegeben sind.
Die Planung: Welche Projektphasen gibt es?
Bei der Darstellung des Projektablaufs gehen Sie wie folgt vor: Überführen Sie jede Aktivität, also jedes Element ohne Unterelemente, aus dem Projektstrukturplan in einen logischen und praktischen Projektablauf. Dieser beginnt intuitiv am linken äußeren Punkt mit dem Starttermin und endet im Verlauf außen Rechts mit dem letzten Meilenstein.
Müssen anschließend oder im Verlauf des Projektplans Aktivitäten ergänzt werden, stellt sich die Frage: Wurden schon Aktivitäten definiert, die Voraussetzung für die neue Aktivität sind?
Ist dies der Fall, platzieren Sie die neue Projektaktivität hinter ihrem Vorgänger. Falls nicht, platzieren Sie sie am Anfang des Projektplans.
Grundlage der Projektablaufplanung
Wenn sich alle Projektaktivitäten im Zeitplan wiederfinden, haben Sie die Grundlage Ihrer Projektablaufplanung geschaffen. Übrig bleiben dann lediglich die Überschriften des Projektstrukturplanes – also die Projektsammelaktivitäten.
Was simpel klingt, kann in komplexen Projektstrukturen den entscheidenden Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg eines Projektplans bedeuten.
Beispiel: Zurück zu unserem Projekt »Umzug«. Basierend auf dem Projektstrukturplan, wird hierfür nun der Projektablaufplan abgeleitet.
Das erste Arbeitspaket und damit der Starttermin lautet »Aufmaß nehmen«. Da es sich um die erste Aktivität handelt, kann es momentan keinen Vorgänger geben, von dem sie abhängig ist. Somit platzieren wir sie am Anfang des Projektes ganz links.
Die nächste Aktivität des Projektstrukturplanes lautet »Material kaufen«. Jetzt ist zu überlegen, ob es im Projektplan dazu einen Vorgänger gibt. Die Antwort ist ja, denn erst nachdem wir den Meilenstein „Raum ausmessen“ erreicht haben, können wir die richtige Menge der benötigten Materialien bestimmen. Daraus folgt, dass diese Aktivität HINTER der Aktivität »Aufmaß nehmen« platziert wird. Eine Linie verbindet beide Karten und signalisiert deren fachliche Zusammengehörigkeit.
Wenn wir im nächsten Schritt unseren Plan um die Aktivität »Lagerort suchen« ergänzen wollen, zeigt sich: Sie besitzt zwar keine fachliche Abhängigkeit. Der Transport jedoch hat zwei Vorbedingungen: Die Schränke müssen leer und der Lagerort bekannt sein. Damit kommt diese Projektphase hinter den beiden genannten ein.
Der fertige Projektablaufplan mit seinen einzelnen Projektphasen kann im Video verfolgt werden. Diese Darstellungsform wird auch Netzplan genannt. Der Unterschied zum Gantt-Diagramm, das auch häufig im Projektmanagement genutzt wird, ist die Komplexität: Die Verknüpfungen und Abhängigkeiten von Arbeitspaketen lassen sich im Gantt-Diagramm nicht darstellen. Dafür eignet sich der Netzplan. Weitere Informationen zum Netzplan finden Sie hier.