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Der Projektabschluss

Obgleich das Ende eines Projektes nicht sonderlich spektakulär erscheint, gilt es in dieser Endphase umso mehr eine gleichbleibende Professionalität an den Tag zu legen. Letzten Endes wird nun das Projektergebnis an den Auftraggeber übergeben. Damit schlägt die Stunde der Wahrheit. Gewissermaßen wird das „Sein oder Nichtsein” des Projektmanagements determiniert.

Im Rahmen des Projektabschlusses wird das Projektergebnis an den Auftraggeber übergeben. Dieses wird in Form einer Abnahmeerklärung bestätigt. Ist diese letzte Hürde genommen, wird das Projekt beendet und die Projektressourcen freigegeben. Im Idealfall reflektieren die Projektmitarbeiter nochmal den Projektverlauf und dokumentieren ihre Erfahrungen.

 

Die Abnahmeerklärung

Wurden alle Projektanforderungen umgesetzt und deren Umsetzungsqualität geprüft, kann die Ergebnisübergabe eingeleitet werden. Wie bereits die zahllosen Statusberichte und Zwischenpräsentationen zuvor, ist auch die Abschlusspräsentation professionell vorzubereiten. Es wäre schade und gleichzeitig fahrlässig, wenn nach einer anstrengenden Umsetzungsphase von mehreren Wochen oder gar Monaten das Ergebnis einfach „nur“ irgendwie übergeben wird. Der Projektabschnitt sollte trotz Stress und bereits parallel laufenden Folgeprojekten ein wenig zelebriert werden. Der Auftraggeber hat dies verdient, denn er hat so lange auf das Ergebnis gewartet. Auch die Projektmitarbeiter haben es verdient, denn sie waren die Stützpfeiler des Projektes.

Im Grunde muss nun durch den Auftraggeber festgestellt werden, ob alle im Scope vereinbarten Anforderungen in der definierten Qualität umgesetzt wurden. Daher bietet es sich an, exakt entlang dieser Kriterien das Projektergebnis zu präsentieren. Je nach Komplexität wird der Auftraggeber seinerseits Zeit benötigen, um das Projektergebnis zu prüfen. Um dennoch diese Projektphase nicht in das Unendliche zu ziehen, sollte man hierfür einen festen Zeithorizont vereinbaren.
Lässt der Auftraggeber diesen Zeitraum ohne Feedback verstreichen, sollte man sich eine angemessene Nachfrist festlegen. Kommt das wiederkehrend vor, kann man mit stillschweigender Freigabe arbeiten. Hierbei gibt man einen Abnahmezeitrahmen vor und knüpft diesen an eine automatische Freigabe, sofern der Auftraggeber diese Frist verstreichen lässt.

Warum ist es wichtig, dass Projekte zeitnahe abgeschlossen werden? Ganz einfach: Niemand aus dem Projektteam wird für das Projekt ewig auf „Standby“ zur Verfügung stehen.  Wird zu einem späteren Zeitpunkt ein Mangel gefunden, könnte sich die Behebung des Problems als sehr schwierig erweisen. Zusätzlich zum potenziellen Ressourcenkonflikt steigt mit voranschreitender Zeit der erneute Einarbeitungsaufwand. Denn mit einem gewissen zeitlichen Abstand verblasst das Projekt-Knowhow. Die Folge: Die Nachbesserungen sind zeitlich aufwendiger und damit auch kostenintensiver, als wenn diese sofort nach Projektende umgesetzt worden wären.
Im Zweifelsfall kann mit dem Auftraggeber auch eine eingeschränkte Abnahme abgemacht werden. Darin wird das Projektergebnis grundsätzlich abgenommen, zusätzlich werden allerdings fehlerhafte oder fehlende Ergebnisse dokumentiert. Diese müssen sodann, je nach Absprache mit dem Auftraggeber, sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt korrigiert bzw. umgesetzt werden.
Ob dies im Rahmen des aktuellen Projektes geschieht oder innerhalb eines Folgeprojektes, ist mit dem Auftraggeber abzustimmen.

 

Aufräumen, Erkenntnisse sichern und feiern

Wurde die Abnahme durch den Auftraggeber erklärt, kann man mit dem Aufräumen des Projektes beginnen. Das ist wörtlich zu nehmen. Es ist nützlich, alle Unterlagen hinsichtlich ihrer Archivierungsnotwenigkeit zu sichten. Man sollte dabei daran denken, dass auch nach der Projektabnahme Nachbesserungen notwendig werden können. Aus diesem Grund ist es ratsam, die Projektunterlagen für eine gewisse Zeit im Archiv zu behalten. Hierbei hilft die Einteilung der Dokumente in reine Projektmanagement-Dokumente und Ergebnis-Dokumente. Ergebnis-Dokumente entstehen als Resultat der einzelnen Arbeitspakete oder Aktivitäten. Die Projektmanagement-Dokumente hingegen dienen der Planung und Steuerung dieser Arbeitspakete. Sie eigenen sich hervorragend für eine Rückbetrachtung des Projektverlaufes. Als Vorlage bzw. Erkenntnisspeicher für kommende, ähnlich gelagerte Projekte, sind Projektmanagement-Dokumente, wie z.B. die Risikochart, der Projektablaufplan oder Checklisten ideal. Den Auftraggeber interessieren hingegen im Wesentlichen nur die Ergebnis-Dokumente.
Wer den gesamten Projektverlauf noch einmal Revue passieren lässt und dies dokumentiert, sichert wertvolle Erfahrungen für sich selbst und zukünftige Projektleiter. Denn eines dürfte klar sein: „Nach dem Projekt, ist vor dem Projekt!“

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