Der Auftraggeber

Einfluss auf den Projekterfolg

Auf den ersten Blick: keinen! Schließlich beauftragt der Auftraggeber ein kompetentes Projektteam, um seine Projektanforderungen umzusetzen. Allerdings fangen genau hier die Probleme in der Praxis an.

 „Ok Google, zeige mir den Weg?“

„Bitte nenne das Ziel!“

„Ok, Google, wie schnell bin ich da?“

„Wohin möchtest du fahren“

„In Richtung Norden“

Google und Co können nicht weiterhelfen, wenn der Auftraggeber nicht genau weiß, wohin er eigentlich möchte. So kann er vom Projektteam eigentlich auch keine Termin- und Kostenplanung erwarten. Im Projektmanagement passiert jedoch genau das! Der Auftraggeber also hat sehr wohl einen Einfluss auf den Projekterfolg.

Ziele formulieren

 Je diffuser das Ziel bei Projektstart ist, desto unwahrscheinlicher werden die ursprünglichen Termin- und Kostenaussagen eingehalten werden können. Der Projektauftrag muss also geklärt werden, bevor über Termine und Kosten geredet werden kann. Gibt der Auftraggeber keine Vorgaben, so bewegt er sich agil Schritt für Schritt auf das Ziel zu. Allerdings kommt der Auftraggeber sowohl im agilen Projektmanagement, als auch im klassischen Projektmanagement aus seiner Mitwirkungsverpflichtung bezüglich der Klärung der Projektanforderungen nicht heraus. Bei der agilen Variante verlagert er lediglich den Aufwand auf die gesamte Projektlaufzeit, während er bei der klassischen Planung vor Projektstart alle Anforderungen klären sollte. Der Auftraggeber muss das Ziel immer klar formulieren und bei der Konkretisierung mitarbeiten.

Kann der Auftraggeber diese Zeit nicht investieren, so muss er diese Aufgabe delegieren. Ohne seine Mitwirkung wird das Projekt scheitern. Zumindest im Sinne seiner Erwartungshaltung. Auch im weiteren Projektverlauf ist der Auftraggeber gefragt. 

Entscheidungen treffen

„Die Route enthält mehrere Verkehrsunfälle. Möchtest du eine alternative Route wählen?“Hier erwartet das Navigationssystem eine Entscheidung. Trifft der Auftraggeber keine Entscheidung, so wird der aktuelle Kurs mit allen Konsequenzen beibehalten

Der Auftraggeber sollte alle inhaltlichen und administrative Entscheidungen treffen. Hat er hierfür keine Zeit, treffen andere die Entscheidung. Diese dann später zu kritisieren ist zwar bequemer, als selber zu entscheiden, aber nicht effektiv. Als Auftraggeber sollte man sich für den Projektverlauf interessieren, regelmäßig Statusinformationen einfordern und diese auch würdigen. Wer sich mit Floskeln abspeisen lässt wie: „Es läuft“ hat es zunächst leichter, das bittere Erwachen erfolgt jedoch häufig am Ende. Kann das Projektteam keine Transparenz in Bezug auf sein Vorgehen, also die Planung, vermitteln? Bleibt es bei der Frage nach dem konkreten Stand eher diffus? Lautet die Antwort jeweils „ja“, dann sind Zweifel an der Steuerungsfähigkeit angesagt. Wer nicht plant, ist quasi immer genau da, wo er sein wollte, aber nur, weil es keine Vergleichsmöglichkeit gibt. Ob das zum Erfolg führt, ist fraglich. Der Auftraggeber sollte eine valide Planung einfordern und verlangen, dass anhand dieser Planung der aktuelle Stand des Projektes erläutert wird. Wichtig hierbei: Planänderungen sind keine Schande. Im Gegenteil: Sie sind eine Möglichkeit zu zeigen, dass das Projektteam die Steuerung ernst nimmt und neue Erkenntnisse in die Planung einbaut. So entsteht eine hinreichende Transparenz für das Projektteam, aber auch für den Auftraggeber.