Keine Meetings ohne Protokoll
Nicht umsonst haben Meetings häufig den Ruf viel Zeit zu verbrauchen und wenige Ergebnisse zu erzeugen. Grundsätzlich liegt das aber nicht am Meeting, sondern primär an dessen Teilnehmern.
Tatsächlich besitzen Meetings eine wichtige Bedeutung, insbesondere für das Projektmanagement. Bringt man die Akteure zusammen, gibt man ihnen Raum und Zeit sich auszutauschen. Sie sind Grundlage einer regelmäßigen Kommunikation. Allerdings gilt hier: Weniger ist mehr. Damit ein Meeting effizient und vor allem zeitsparend ablaufen kann, müssen einige Voraussetzungen geschaffen werden.
Jedes Meeting sollte eine Agenda besitzen. Was soll und was muss besprochen werden? Die Agenda macht auch transparent, wie umfangreich der Gesprächsbedarf ist. Je mehr unterschiedliche Themen innerhalb eines Treffens angesprochen werden, desto oberflächlicher die Diskussion. Bei schwierigen Punkten macht es daher Sinn, sich nur auf ein einziges Thema zu konzentrieren und lieber aus einem Meeting zwei zu machen. Das ist in der Regel effizienter, als alles in einem Meeting durchzudrücken.
Umfasst eine Agenda beispielsweise zehn Themen, für die eine halbe Stunde eingeplant ist, wird nicht alles geschafft werden, oder die Qualität der Beschlüsse leidet. In diesem Fall sollte man sich mit höchster Priorität auf die Punkte fokussieren oder das Treffen gleich von Anfang an verlängern. Hier gilt: Qualität vor Quantität.
Ein Beispiel dafür sind regelmäßige Statusmeetings eines Projektteams. Dabei wird primär der aktuelle Projektstand besprochen, das heißt, jeder schätzt den Stand seiner Aktivität ein. Ergeben sich komplexe fachliche Fragestellungen, sollten diese an das Ende oder gar in ein separates Meeting ausgelagert werden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass der Gesamtfortschritt eines Projektes nicht erfahren wird, weil man in der Feedbackrunde nicht weiterkommt. Außerdem interessiert die fachliche Diskussion wahrscheinlich nicht alle Meeting-Teilnehmer. Diese könnten in dieser Zeit bereits am Projekt weiterarbeiten, statt Meeting-Statisten abzugeben. Wer das beherzigt, kann ein wöchentliches Steuerungsmeeting in 30 Minuten durchführen – das wäre dann effizient.
Außerdem sollte der Projektleiter sicherstellen, dass sich jeder während des Meetings für dessen Dokumentation verantwortlich fühlt.
Dabei stellt sich zunächst die Frage, wer protokollieren soll. Die Person, die das Meeting moderiert, kann das nicht leisten, denn der Protokollant sollte sich nur auf das Protokollieren konzentrieren müssen. Hierfür bietet es sich an, entweder jemanden permanent als Protokollant festzulegen oder dies jeweils am Anfang des Meetings zu bestimmen. Genauso gut kann man eine rotierende Protokollierung vereinbaren, sodass jeder aus dem Team diese Rolle abwechselnd übernehmen muss.
Diese Person erstellt entweder ein ausführliches Protokoll oder zumindest eine Offene Punkte Liste.
Damit halten alle ihre Beschlüsse und Aufgaben fest und sichern sich damit das Meeting-Ergebnis. Am Ende eines Meetings fasst der Protokollant die dokumentierten Ergebnisse noch einmal kurz zusammen. Er/Sie liest also das Protokoll vor. Das ermöglicht eine sofortige Überprüfung, ob die teilnehmenden Personen alles richtig verstanden haben.
Insbesondere die nächsten Schritte sollten hierbei besonders deutlich den jeweiligen Verantwortlichen vor Augen geführt werden: Diese To-Dos sind gleichermaßen der Anker zum nächsten Folgemeeting und sollten daher auch immer am Anfang des Meetings thematisiert werden. Dieser klarstrukturierte Ablauf gestattet eine effiziente Durchführung des Meetings.
Ein Meeting sollte mit einer klaren, am zeitlichen Rahmen orientierten Agenda eröffnet werden. Die Dokumentation der besprochenen Beschlüsse und Aufgaben sollte sichergestellt werden, sowie die mündliche Zusammenfassung am Ende des Meetings. Damit das funktioniert, sollte die Rolle des Moderatoren und Protokollanten immer besetzt sein.
Je nach Umfang der notwenigen Vorbereitungen bietet es sich an, die Agenda mit der Einladung zu verschicken. Damit gibt man den Teilnehmern die Möglichkeit sich auf die Agenda-Punkte vorzubereiten. Bei einem spontanen oder regelmäßig stattfindenden Meeting wird diese Formalie weggelassen.
Außerdem von zentraler Bedeutung ist die Terminfindung.
Eine Möglichkeit zur Planung eines Meetings ist es beispielsweise am Ende eines Meetings den Termin für das nächste Treffen gemeinsam festzulegen.
Ein weiterer Lösungsansatz ist ein klar definierter Meeting-Rhythmus, der am Anfang eines Projektes festgelegt wird. So trifft sich beispielsweise jeden Montag von 10 bis 11:00 Uhr das Projektteam. Dieses Zeitraster wird nun –und das ist wichtig- konsequent durchgezogen. Dabei spielt die tatsächliche Verfügbarkeit aller Teilnehmer eine untergeordnete Rolle. Wichtiger ist der fixe zeitliche Meeting-Anker für die interne Projektkommunikation. Dieses Vorgehen stärkt die Kontinuität und Planungssicherheit von Meeting Terminen.
Der letzte Punkt eines professionellen Meetings ist der Abschluss. Hier sollten unbedingt noch einmal alle wichtigen Absprachen kurz zusammengefasst werden. Dadurch gibt man allen Teilnehmern die Chance zu prüfen, ob alle das richtige Verständnis der besprochenen Themen haben. Bei sehr formal ablaufenden Meetings wird natürlich das Protokoll noch einmal an alle Teilnehmer verschickt, sodass jeder genügend Zeit für die Reflektion des Besprochenen hat. Am Ende sollte man sich die schriftliche Zustimmung oder etwaige Änderungswünsche einholen. Wer noch mehr Sicherheit für seine Dokumentation haben möchte, lässt sich das Protokoll von den Teilnehmern unterschreiben.
Letztendlich sollte man insbesondere für vereinbarte Aufgaben auf das Folge-Meeting verweisen und damit deutlich machen, dass nichts von dem, was vereinbart wurde, in Vergessenheit gerät. Im Gegenteil, alle wissen nun, dass zum nächsten Termin nach der Umsetzung gefragt werden wird. So kommt man effizient durch jedes Meeting und stärkt die Verbindlichkeit der vereinbarten Aufgaben. Damit erzeugt man mit jedem Meeting tatsächlich Mehrwerte und treibt sein Projekt voran.