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Offene Punkte Liste

In jedem professionellen Meeting sollten Beschlüsse und Aufgaben dokumentiert werden. Hierbei stellt sich jedoch die Frage nach der Form. Zunächst gibt es natürlich das klassische Protokoll:

Die klassische Protokollierung dokumentiert sämtliche Inhalte möglichst detailliert. Der Vorteil des Sitzungsprotokolls besteht darin, dass die Aufzeichnung sehr ausführlich ist. Leider führt dies auch gleichzeitig zum Nachteil dieser Methode: Sie ist sehr zeitaufwändig. Aus diesem Grund sollte man überlegen, ob ein umfassendes Protokoll in jedem Meeting notwendig ist. Insbesondere bei internen Meetings spielen vereinbarte Aufgaben eine entscheidende Rolle für den Projektfortschritt. Für diese Information bietet sich die sogenannte Offene Punkteiste an. Diese laufende Liste nimmt sämtliche Beschlüsse und Aufgaben kurz auf und beschreibt für jede Aufgabe wer diese in welcher Form und bis wann umsetzen soll.

Ein Status je Aufgabe sorgt für einen schnellen Überblick: Offen oder Erledigt? Zu Beginn eines jeden Meetings sollte das Ritual der OP-Liste durchgesetzt werden. Das bedeutet man geht alle offenen Punkte durch und prüft die Erledigungen. Erst danach werden sich um alle anderen Agenda-Punkte gekümmert.

Diese Vorgehensweise erhöht die Verbindlichkeit im Projektteam enorm und signalisiert den Projektteilnehmern, dass nichts verloren geht. Jedes To-Do ist wichtig und es wird sich daran gehalten.

Bezüglich der Terminierung von Aufgaben in Protokollen oder OP-Listen, sollte man folgende Hinweise beachten: Aufgaben sollten so schnell wie möglich in die Hand genommen werden. Hat man keinen konkreten Abgabetermin erhöht sich die Wahrscheinlichkeit Aufgaben nach hinten zu verschieben oder gar nicht zu erledigen. Deshalb ist ein Datum oder eine Uhrzeit von großer Bedeutung. Man sollte bei der Frage des „Wann“ mit einem konkreten Termin antworten können.

Dabei ist zu beachten, dass es wenig Sinn macht eine Kalenderwoche als Termin festzulegen. Denn legt man beispielsweise KW 39 fest, ist damit zu rechnen, dass die Fertigstellung der betreffenden Aufgaben frühestens am Freitag dieser Woche zu erwarten ist. Es sollte also immer ein konkretes und vor allem nachprüfbares Datum festgelegt werden. Perfekt ist, wenn sich das Datum mit dem Kontrolltermin deckt.

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