Wie ihr euch mit erfolgreicher Projektkommunikation unentbehrlich macht

Kurzgefasst: Wer in Projekten gekonnt kommuniziert, hat in jedem Fall gewonnen: Bewegen sich alle Abläufe im Rahmen, sorgt die richtige Projektkommunikation für zusätzlichen Auftrieb und Motivation. Läuft hingegen einiges anders als geplant, könnt ihr mit der richtigen Kommunikation im Projektteam Missstimmungen auf Kunden- und Mitarbeiterseite entschärfen. In diesem Beitrag erfahrt ihr, was eine gute Projektkommunikation ausmacht.

Ziele und Schwerpunkt der Projektkommunikation hängen oft von dem Mitarbeiter ab, der kommuniziert: Der SCRUM Master beispielsweise agiert häufig als „Dolmetscher“ zwischen Entwicklern und Kunden. Somit steht die Umwandlung von Inhalten in verständliche Happen im Fokus. Das Projektmanagement hingegen trägt meist die Verantwortung dafür, dass der Auftraggeber optimalen Häufigkeit mit den passenden Informationshäppchen versorgt wird. Darüber hinaus agiert der Projektmanager auch als persönlicher Ansprechpartner für die einzelnen Projektbeteiligten.

Projektkommunikation ist individuell

Es wird also deutlich: Projektkommunikation ist, was ihr daraus macht. So unterschiedlich aber Botschaften und Adressaten sind: Es gibt einen Rahmen, den jeder von euch nutzen und auf die eigenen speziellen Beziehungsgeflechte und Aufgabenfelder anwenden kann.

Rahmen der Projektkommunikation

Grundsätzlich ist es Ziel der Projektkommunikation, zwei oder mehrere Parteien, die auf gegenseitigen Austausch angewiesen sind, mit zugeschnittenen Informationen zu versorgen.

Diese Parteien können die Projektmitarbeiter und der Auftraggeber sein. Es kann sich dabei aber auch um Projektbeteiligte untereinander handeln. Davon hängt zwar ab, wie und in welchem Umfang kommuniziert wird – die Inhalte bleiben aber die gleichen: Ziele, Fortschritte und Zuständigkeiten innerhalb des Projektes.

Der richtige Methodenmix

Um alle Stakeholder mit gezielten und wichtigen Informationen zu versorgen, bieten sich sowohl Meetings und unternehmenseigene Kanäle als auch informelle Gespräche an. Welcher Mix den für euren Zweck perfekten Kommunikationsplan ergibt, entscheidet ihr. Die folgenden Punkte helfen euch dabei, ihn zu bestimmen:

Legt für euch fest, wann und warum Projektkommunikation erfolgreich ist. Dazu müsst ihr wissen, was ihr mit der Vermittlung von Informationen bezwecken wollt.

Konkrete Ziele könnten sein:

Den Informationsfluss aufrecht zu erhalten
Dafür zu sorgen, dass sich alle beachtet fühlen
Feedback zu ermöglichen
Motivation und Aufmerksamkeit aufrecht zu erhalten
Versorgung und Unterstützung bei fachlichen Fragen und Lernprozessen zu bieten

Wen bezieht ihr in eure Projektkommunikation ein – und welche Bedarfe haben diese Personengruppen?
Theorie ist nicht alles. Ihr kennt eure Projektbeteiligten und wisst am besten, wie sie ticken. Versetzt euch in die Lage der einzelnen Interessengruppen, um zu verstehen, welche Informationen für sie relevant sind – und wie sie sie am liebsten empfangen wollen. Mit einer Stakeholderanalyse verschafft ihr euch beispielsweise einen guten Überblick. Während Auftraggeber vielleicht gerne kurz und knapp regelmäßig über die relevanten Rahmendaten informiert werden wollen, sieht das bei Projektmitarbeitern ganz anders aus. Hier gewinnt die Wichtigkeit informeller Nachfragen und Austauschmöglichkeiten an Bedeutung. Das gilt vor allen in stressigen Phasen, in denen zwischendurch auch mal Dampf abgelassen werden muss.

Es geht um Menschen

Zuletzt geht es in der Projektkommunikation vor allem darum, zwischenmenschliche Balance herzustellen. Selbst die besten theoretischen Methoden verraten euch nicht, ob eurer Auftraggeber es lieber ganz formell hält oder völlig aufblüht, wenn er das Gefühl hat, dass sich jemand aufrichtig dafür interessiert, wie es ihm geht. Gleiches gilt für Mitarbeiter. Deshalb ist es die effektivste Strategie, die formalen Vorgaben im Kopf zu behalten und sich gleichzeitig menschlich auf die Gesprächspartner einzulassen. Nur so versteht ihr, mit welchen Informationen und welcher Aufmerksamkeit sich euer Gegenüber am wohlsten fühlen – und folglich auch die besten Projektergebnisse erzielt.