Vergessen ausgeschlossen – So behaltet ihr alle Projektaufgaben im Blick

Kurzgefasst: Projektleiter stehen vor der Herausforderung, alle fälligen Projektaufgaben überblicken zu müssen, ohne tiefer in die Thematik eintauchen zu können. Mit welcher Methode es möglich ist, alle Projektaufgaben im Blick und die Prozesse am Laufen zu halten, erfahrt ihr in diesem Beitrag.

Was gibt es für Aufgaben in Projekten? Von der administrativen Abwicklung über die Kommunikation mit den Kunden bis hin zu den einzelnen inhaltlichen Arbeitspaketen der Mitarbeiter: Die Aufgaben, die ein Projektleiter im Blick behalten muss, sind vielfältig und zahlreich. Natürlich kann und muss ein Projektleiter nicht im Detail verstehen und überprüfen, ob die Projektaufgaben in der vereinbarten Qualität abgearbeitet werden. Dennoch sollte klar sein, wer für welche Projektaufgaben zuständig ist – und sei es, um dem Projektteam als unterstützender Reminder zur Seite zu stehen und die Mitarbeiter an einzelne To-dos zu erinnern.

Wer hat welche Aufgabe im Projekt?

Wer die Projektaufgaben überblickt, hat auch gleichzeitig die Möglichkeit, den Mitarbeitern, die ihre Priorität auf die Details legen müssen, den Rücken frei zu halten: Mit Erinnerungen oder der Zusendung nötiger Unterlagen.

Den Überblick über alle Projektaufgaben zu behalten ist einfach, wenn ihr einen gut strukturierten Projektablaufplan (PAP) führt. Dieser liefert euch Aufschluss darüber, welche Projektaufgaben einander bedingen. Damit gibt der PAP euch auch entsprechend die Reihenfolge der Ausführungen vor.

Nutzt den Kickoff, um Mitarbeiter zu committen

Mit dem PAP haltet ihr also die Projektaufgaben in euren Händen. Nun benötigt ihr „nur noch“ einen Überblick der Zuständigkeiten. Dafür eignet sich das Kickoff-Meeting: Hier habt ihr Gelegenheit, die Projektmitarbeiter verbindlich darauf festzulegen, konkrete Aufgaben zu übernehmen. Sind alle Projektaufgaben vergeben und wissen alle Mitarbeiter, was zu tun ist, dann habt ihr eine Übersicht mit Abhängig- und Zuständigkeiten aller Projektaufgaben.

So behaltet ihr im Projektverlauf den Überblick

Nach dem Kickoff gilt es unter anderem im Blick zu behalten, ob und wie die Projektaufgaben bearbeitet werden. Dafür werdet ihr euch in der Regel Notizen machen müssen, die den Projektablaufplan unübersichtlich machen können. Deshalb lohnt es sich, mit einer Tabelle oder einer Projektmanagement-Software eine strukturierte Darstellung aller Aufgaben mit den zugehörigen Randnotizen und Zuständigkeiten zu wählen.

Ein zusätzlicher Vorteil von Softwareanwendungen sind die flexiblen Bearbeitungsmöglichkeiten der Projektaufgaben. Ihr könnt einzelnen Aufgaben zugehörige Dokumente zuordnen, den Bearbeitungsstatus ändern und euch bzw. den Projektmitarbeitern automatische Erinnerungen einstellen. So vereinfacht ihr nicht nur eure Arbeit als Projektleiter, sondern auch automatisch die eurer Mitarbeiter.

Schon gewusst?

Mit Blue Ant könnt ihr ganz einfach Projektaufgaben anlegen, Mitarbeitern zuordnen und bearbeiten.

Damit haben alle Projektmitarbeiter einen Einblick, wer in welchem Zeitraum für welche Aufgaben zuständig ist.